Každý zamestnávateľ uchováva osobné údaje svojich zamestnancov dovtedy, kým je to potrebné, na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú, avšak najneskôr po dobu stanovenú osobitnými predpismi.
- Vzor
Údaje zamestnancov pracujúcich, či už v pracovnom pomere alebo na základe niektorej z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, vedie zamestnávateľ spravidla v tzv. osobnom spise alebo v rámci mzdovej agendy.
Súčasťou personálnej agendy je najmä osobný spis zamestnanca. Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len "ZP") neobsahuje legálnu definíciu pojmu osobný spis, ani výslovne neupravuje (nevymenúva), čo má alebo nemá byť obsahom osobného spisu zamestnanca.
Obsah osobného spisu spravidla tvorí pracovná zmluva (ak ide o zamestnanca pracujúceho v pracovnom pomere) alebo niektorá z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (ak ide o zamestnanca - dohodára), ale aj mnohé ďalšie dokumenty, napr. lekárske potvrdenie o gravidite, ktoré predložila zamestnávateľovi tehotná zamestnankyňa (§ 40 ods. 6 ZP), písomné oznámenie o dojčení, ktoré zamestnávateľovi predložila dojčiaca zamestnankyňa (§ 40 ods. 7 ZP), rozhodnutie o invalidnom dôchodku predložené zamestnancom so zdravotným postihnutím (§ 40 ods. 8 ZP) a pod.
Tento článok pojednáva o povinnosti zamestnávateľa archivovať personálnu a mzdovú agendu, ako aj o jeho povinnosti chrániť údaje obsiahnuté v tejto agende.
Personálna agenda - osobný spis
Osobný spis (budúceho) zamestnanca sa začína vytvárať ešte pred samotným založením pracovnoprávneho vzťahu, a to v čase výberového konania na danú pracovnú pozíciu, t. j. v etape tzv. predzmluvných vzťahov.
Cieľom predzmluvných vzťahov podľa § 41 ZP je zabezpečenie vzájomnej informovanosti medzi zamestnávateľom a uchádzačom o zamestnanie v rámci ustanovených pravidiel predtým, než dôjde k podpisu pracovnej zmluvy.
V súlade s ustanovením § 41 ods. 5 ZP môže zamestnávateľ od uchádzača o zamestnanie, ktorý sa uchádza o prvé zamestnanie, vyžadovať len informácie, ktoré súvisia s prácou, ktorú má vykonávať (napr. informácie o príslušnom vzdelaní, o znalosti cudzích jazykov a pod.). Od uchádzača o zamestnanie, ktorý už bol zamestnávaný, môže zamestnávateľ požadovať aj predloženie pracovného posudku a potvrdenia o zamestnaní. Predloženie týchto dokladov nemôže zamestnávateľ žiadať od bývalého zamestnávateľa uchádzača o zamestnanie.
V rámci pracovného pohovoru sa zamestnávatelia často dopúšťajú chýb. Tieto chyby spočívajú v získavaní takých informácií od uchádzačov o zamestnanie, ktoré zamestnávateľ podľa § 41 ods. 6 ZP nesmie vyžadovať.
V súlade s § 41 ods. 6 ZP nesmie zamestnávateľ vyžadovať od uchádzača o zamestnanie informácie:
a)
o tehotenstve,
b)
o rodinných pomeroch,
c)
o bezúhonnosti s výnimkou, ak ide o prácu, pri ktorej sa podľa osobitného predpisu vyžaduje bezúhonnosť, alebo ak požiadavku bezúhonnosti vyžaduje povaha práce, ktorú má fyzická osoba vykonávať,
d)
o politickej príslušnosti, odborovej príslušnosti a náboženskej príslušnosti.
V súvislosti s informáciou o tehotenstve zamestnávateľov často trápi otázka, či zákaz vyžadovať od uchádzačky o zamestnanie informácie o tehotenstve platí aj vtedy, ak ide o prácu, ktorá je tehotným ženám zakázaná.
Odpoveď znie, že zákaz vyžadovať tieto informácie platí v predzmluvných vzťahoch. Ak zamestnávateľ zamestná tehotnú uchádzačku o zamestnanie na prácu, ktorá je tehotným ženám zakázaná, tak je následne (počas trvania pracovného pomeru) povinný preradiť ju na inú prácu, ak sa dozvie, že je tehotná. Za tehotnú zamestnankyňu sa na účely ZP totiž považuje iba taká zamestnankyňa, ktorá svojho zamestnávateľa písomne informovala o svojom stave a predložila o tom lekárske potvrdenie.
Podľa ustanovenia § 41 ods. 6 písm. b) ZP sú neprípustné aj otázky zamestnávateľa v súvislosti s rodinnými pomermi uchádzača o zamestnanie. Keďže ZP nedefinuje pojem rodinné pomery, zamestnávateľom nie je úplne zrejmé, ktorých otázok sa zákaz týka.
Pojem rodinné pomery zahŕňa široký okruh príbuzenských vzťahov i vzťahov, ktoré ich napodobňujú. Preto je neprípustné, aby zamestnávateľ kládol uchádzačovi otázky typu, či si plánuje v najbližšom čase založiť rodinu, alebo či už rodinu má, koľko má detí, či sa má o ne kto postarať, ak ochorejú alebo ak bude zatvorená škôlka, či uchádzač žije v manželskom alebo inom partnerskom zväzku a pod.
Podľa ustanovenia § 41 ods. 6 písm. c) ZP nesmie zamestnávateľ od uchádzača o zamestnanie vyžadovať ani informácie o bezúhonnosti. Výnimkou sú prípady, keď ide o prácu, pri ktorej sa podľa osobitného predpisu vyžaduje bezúhonnosť, alebo ak požiadavku bezúhonnosti vyžaduje povaha práce, ktorú má fyzická osoba vykonávať.
Z uvedeného vyplýva, že zamestnávateľ môže vyžadovať od uchádzača o zamestnanie informáciu týkajúcu sa jej bezúhonnosti v prípade:
-
že to vyžaduje osobitný právny predpis (takým predpisom je napr. zákon č. 552/2003 Z.z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov a pod.),
-
že bezúhonnosť ako požiadavku vyžaduje povaha práce, tzn. charakter práce má objektívne zdôvodňovať preukázanie bezúhonnosti, napríklad keď zamestnanec bude pracovať s veľkým finančným obnosom, či s inými ceninami, alebo so skutočnosťami, ktoré predstavujú rôzne druhy tajomstiev - utajované skutočnosti a pod.
Do okruhu otázok, ktoré zamestnávateľ nemôže klásť uchádzačom o zamestnanie na pracovných pohovoroch, patria aj otázky na členstvo v odboroch, vierovyznanie a politickú príslušnosť.
Zákonník práce v ustanovení § 41 ods. 3 a 4 obmedzuje zmluvnú voľnosť zamestnávateľa pri uzavretí pracovnej zmluvy s mladistvým zamestnancom. V súlade s ustanovením § 40 ods. 3 ZP je mladistvým zamestnancom (čiže aj uchádzačom o zamestnanie) zamestnanec mladší ako 18 rokov.
Vo vzťahu k mladistvým zamestnancom ZP výslovne v § 41 ods. 3 ustanovuje povinnosť podrobiť sa lekárskemu vyšetreniu ešte pred uzatvorením pracovnej zmluvy. Súčasťou osobného spisu v tomto prípade bude aj lekárske potvrdenie o vyšetrení.
Zamestnávateľ má ďalej podľa § 41 ods. 4 ZP povinnosť vyžiadať si na uzatvorenie pracovnej zmluvy vyjadrenie zákonných zástupcov mladistvého (ide buď o rodičov mladistvého, alebo opatrovníka určeného mu rozhodnutím súdu). Cieľom takejto právnej úpravy je zabezpečenie ochrany zdravia mladistvého. V spise mladistvého zamestnanca sa bude nachádzať aj vyjadrenie zákonných zástupcov tohto zamestnanca.
Pracovný pomer sa zakladá uzatvorením pracovnej zmluvy a vzniká dňom, ktorý bol dojednaný ako deň nástupu do zamestnania. V osobnom spise zamestnanca pracujúceho v pracovnom pomere sa bude nachádzať originál pracovnej zmluvy vrátane všetkých neskôr uzatvorených dodatkov k nej, prípadne vrátane dohôd o zmene pracovných podmienok.
Predmetné platí aj v prípade osobného spisu zamestnanca - dohodára. To znamená, že v osobnom spise dohodára sa bude nachádzať buď dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o vykonaní práce, alebo dohoda o brigádnickej práci študenta. V súlade s § 228 ods. 2 ZP je súčasťou dohody o brigádnickej práci študenta aj potvrdenie štatútu žiaka strednej školy alebo štatútu študenta dennej formy vysokoškolského štúdia.
Okrem pracovnej zmluvy, či niektorej z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru sa spravidla v osobnom spise zamestnanca nachádzajú aj ďalšie doklady, napr.:
-
lekárske potvrdenie o tehotenstve zamestnankyne (vychádzajúc z § 40 ods. 6 ZP),
-
písomné oznámenie o skutočnosti, že zamestnankyňa dojčí (§ 40 ods. 7 ZP),
-
rozhodnutie o invalidnom dôchodku, keďže zamestnancom so zdravotným postihnutím je na účely ZP zamestnanec uznaný za invalidného zamestnanca podľa osobitného predpisu, ktorý svojmu zamestnávateľovi predložil rozhodnutie o invalidnom dôchodku (§ 40 ods. 7 ZP),
-
dohoda o zaradení zamestnanca na delené pracovné miesto, ak má zamestnanec pracovať na takomto mieste (§ 49a ods. 3 ZP), prípadne výpoveď takejto dohody (§ 49a ods. 6 ZP),
-
výzva na odstránenie nedostatkov, ak zamestnávateľ vyzval zamestnanca, ktorý si neuspokojivo plní pracovné úlohy [§ 63 ods. 1 písm. d) bod 4 ZP],
-
súhlas zamestnávateľa, ktorý udelil zamestnancovi v súvislosti s výkonom inej zárobkovej činnosti, ktorá má k predmetu činnosti zamestnávateľa konkurenčný charakter (§ 83 ods. 1 ZP), prípadne odvolanie tohto súhlasu (§ 83 ods. 2 ZP),
-
dokument, na základe ktorého skončil pracovný pomer so zamestnancom - napríklad dohoda o skončení pracovného pomeru, výpoveď, okamžité skončenie pracovného pomeru či oznámenie o skončení pracovného pomeru v skúšobnej dobe (§ 59 ZP),
-
doklad o posúdení zdravotnej spôsobilosti na prácu v noci, ak ide o zamestnanca pracujúceho v noci (§ 98 ods. 3 ZP),
-
oznámenie zamestnanca o predpokladanom dni nástupu na materskú dovolenku a rodičovskú dovolenku, predpokladanom dni ich prerušenia, skončenia a zmeny týkajúce sa nástupu, prerušenia a skončenia materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky (§ 166 ods. 3 ZP),
a rôzne ďalšie dokumenty, ktorými zamestnávateľ alebo zamestnanec druhej strane oznamujú skutočnosti, ktoré majú alebo môžu mať vplyv na pracovnoprávny vzťah.
Okrem uvedených dokumentov sa spravidla v osobnom spise zamestnanca nachádzajú aj rôzne fotokópie úradných dokladov, napríklad fotokópia občianskeho preukazu zamestnanca, kartička poistenca, či fotokópia kartičky od bankového účtu a pod. Táto prax sa však ukazuje ako nesprávna.
V kontexte Nariadenia Európskeho parlamentu a rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len "Nariadenie") platí zásada minimalizácie údajov, ktorá vyžaduje, aby sa spracúvali len také osobné údaje, ktoré sú primerané, relevantné a obmedzené na rozsah nevyhnutný vzhľadom na účely, na ktoré sa spracúvajú.
Z daného vyplýva, že zamestnávateľ nemôže bez uváženia kopírovať akékoľvek úradné dokumenty, ale výlučne tie, ktoré sú nevyhnutné v rámci uzatvoreného pracovnoprávneho vzťahu. Napríklad v prípade kópie občianskeho preukazu dochádza aj k spracúvaniu fotografie zamestnanca, čo je nadbytočné.
V praxi je pritom postačujúce, aby sa údaje z kopírovaných dokladov (napr. číslo bankového účtu) uviedli napríklad v dotazníku zamestnanca alebo čestnom vyhlásení zamestnanca, kde zamestnanec svojím podpisom potvrdí, že údaje v tomto dokumente sú aktuálne a pravdivé.
Uvedenú prax potvrdzuje aj Rozhodnutie Úradu na ochranu osobných údajov SR vydané dňa 13.09.2021 vo veci vedenej pod sp. zn. 00347/2021. Úrad na základe spomínaného rozhodnutia uložil pokutu vo výške 3 000 eur prevádzkovateľovi za to, že bez právneho základu spracúval osobitnú kategóriu osobných údajov uvedenú v lekárskej správe, ktorú sprístupnil aj trom zamestnancom a zástupcom advokátskej kancelárie.
V danom prípade zamestnankyňa ako dotknutá osoba predložila zamestnávateľovi lekársku správu, z ktorej vyplynulo, že je dlhodobo nespôsobilá na výkon funkcie operátora výroby. Na to zamestnávateľ požiadal odborovú organizáciu o prerokovanie výpovede a predložil jej členom aj lekársky posudok. Skončenie pracovného pomeru zamestnávateľ konzultoval aj s advokátskou kanceláriou, ktorej rovnako predložil lekársky posudok dotknutej osoby.
Úrad konštatoval, že zamestnávateľ mohol z lekárskeho posudku spracúvať len záver, či je dotknutá osoba:
-
spôsobilá na výkon posudzovanej práce,
-
spôsobilá na výkon posudzovanej práce s dočasným obmedzením, alebo
-
dlhodobo nespôsobilá na výkon posudzovanej práce.
Podrobnejší opis zdravotného stavu zamestnávateľ spracúvať nemohol, a teda nebol oprávnený ho sprístupniť ani odborovej organizácii a právnemu zástupcovi.
Mzdová agenda
Mzdovú agendu tvoria najmä písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy. Ide najmä o mzdové listy, výplatné listiny, kópie evidenčných listov dôchodkového zabezpečenia, povinné mesačné výkazy o výške preddavkov na poistné pre jednotlivé zdravotné poisťovne, ročné zúčtovanie zdravotného poistenia pre jednotlivé zdravotné poisťovne, mesačné výkazy pre Sociálnu poisťovňu, rôzne kópie potvrdení (potvrdenie o hrubej/čistej mzde, doklady o ročnom zúčtovaní, vysporiadané nedoplatky/preplatky) a pod.
Doklady zo mzdovej agendy majú charakter účtovných dokladov, preto platí § 35 a § 36 o uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len "zákon o účtovníctve").
Uchovávanie personálnej a mzdovej agendy
Pri nakladaní s dokumentáciou z personálnej a mzdovej agendy sa uplatňujú rôzne predpisy, a to napríklad zákon o účtovníctve, ale aj všeobecné predpisy o archívnictve a pod.
Podľa § 35 ods. 1 zákona o účtovníctve platí, že "
Účtovná jednotka je povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením
."Všetky dokumenty, ktoré sa týkajú personálnej a mzdovej agendy vrátane osobných spisov zamestnancov sa archivujú aj v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Na uchovávanie týchto dokumentov treba mať vypracovaný registratúrny plán. Na uchovávanie dokumentácie nadväzuje aj vyradenie a likvidácia archivovaných dokladov. Doba uchovávania dokumentov je rôzna, a to podľa závažnosti od 2 do 70 rokov.
Uchovávanie sa netýka len záznamov v listinnej podobe, ale aj v tej digitálnej. Účtovné záznamy v listinnej podobe, ktoré prešli procesom transformácie na elektronickú podobu, sa následne uchovávajú v elektronickej podobe.
Podľa § 45 ods. 2 zákona č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov je daňový subjekt povinný umožniť prístup k softvéru a informačno-komunikačným prostriedkom, ktoré daňový subjekt používa na prevádzkovanie podnikateľskej činnosti a k výstupným dátam z týchto softvérov, ktorými sú účtovné záznamy.
Od 1.1.2018 sa novelou č. 275/2017 Z. z. k zákonu o účtovníctve v § 35 ods. 3 písm. a) až d) zjednotili lehoty na uchovávanie účtovných záznamov, a to na dobu 10 rokov podľa druhu účtovných záznamov.
Dĺžku uchovávania ovplyvňuje nielen zákon o účtovníctve, či zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, ale aj zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov (v znení zákona č. 718/2004 Z. z.) v znení neskorších predpisov.
Znamená to, že ak iný právny predpis ustanovuje dlhšie lehoty archivácie, je potrebné uplatniť túto dlhšiu lehotu na ich uchovávanie.
V praxi sú dlhodobo zaužívané lehoty na uchovávanie záznamov podľa druhu a ich významnosti (príklady):
-
mzdové listy 50 rokov,
-
výplatné listiny 10 rokov,
-
podklady k mzdám 5 rokov,
-
osobný spis zamestnanca v štátnej službe 50 rokov.
Ochrana personálnej a mzdovej agendy z hľadiska ochrany osobných údajov
Prevádzkovateľ je povinný so zreteľom na najnovšie poznatky, na náklady na vykonanie opatrení, na povahu, rozsah, kontext a účel spracúvania osobných údajov a na riziká s rôznou pravdepodobnosťou a závažnosťou pre práva fyzických osôb prijať primerané technické a organizačné opatrenia na zaistenie úrovne bezpečnosti primeranej tomuto riziku.
Podľa článku 32 ods. 1 nariadenia:
"
Prevádzkovateľ a sprostredkovateľ prijmú so zreteľom na najnovšie poznatky, náklady na vykonanie opatrení a na povahu, rozsah, kontext a účely spracúvania, ako aj na riziká s rôznou pravdepodobnosťou a závažnosťou pre práva a slobody fyzických osôb, primerané technické a organizačné opatrenia s cieľom zaistiť úroveň bezpečnosti primeranú tomuto riziku, pričom uvedené opatrenia prípadne zahŕňajú aj:
a)
pseudonymizáciu a šifrovanie osobných údajov;
b)
schopnosť zabezpečiť trvalú dôvernosť, integritu, dostupnosť a odolnosť systémov spracúvania a služieb;
c)
schopnosť včas obnoviť dostupnosť osobných údajov a prístup k nim v prípade fyzického alebo technického incidentu;
d)
proces pravidelného testovania, posudzovania a hodnotenia účinnosti technických a organizačných opatrení na zaistenie bezpečnosti spracúvania."
Z citovaných ustanovení nariadenia vyplýva povinnosť prevádzkovateľa posúdiť bezpečnostné riziká a primerane tomu zvoliť technické, ale aj organizačné opatrenia.
Opatrenia na elimináciu rizík pre práva dotknutých osôb sú vymenované v prílohe č. 1 vyhlášky Úradu na ochranu osobných údajov č. 158/2018 Z. z. o postupe pri posudzovaní vplyvu na ochranu osobných údajov (ďalej len "vyhláška"). Medzi týmito opatreniami sú aj technické opatrenia, ktorými môžu byť napríklad:
-
technické opatrenia realizované prostriedkami fyzickej povahy, kam patria napríklad vhodné umiestnenie zobrazovacích jednotiek - čiže zamestnanec by mal pracovať tak, aby iní zamestnanci nevideli do monitora (najmä v open office-och), prípadne by si mal dokumenty uchovávať v uzamykateľnej zásuvke/skrinke...,
-
prijatie ochrany pred neoprávneným prístupom [napr. šifrovanie, pravidlá prístupu tretích strán k informačnému systému (najmä softvérom), ak k takému prístupu dochádza],
-
sieťová bezpečnosť,
-
zálohovanie - odporúča sa také zálohovanie, aby v prípade bezpečnostného incidentu bolo možné vrátiť sa k predchádzajúcim verziám súborov (napr. inkrementálne zálohy).
Organizačné opatrenia môžu (podľa prílohy č. 1 k vyhláške) spočívať napríklad v:
-
poučení oprávnených osôb s bezpečnostnými pravidlami,
-
stanovení postupov pri porušení ochrany osobných údajov,
-
kontrole prijatých opatrení.
Záver
Zamestnávatelia sú povinní viesť personálnu a mzdovú dokumentáciu a uchovávať ju v súlade s viacerými právnymi predpismi, ako aj zabezpečiť jej ochranu podľa uvedených predpisov.
Zdroj: www.ropoaobce.sk