Ochrana osobných údajov

Dňa 23. decembra bol v Zbierke zákonov zverejnený zákon o príspevku na pomoc pri odkázanosti na pomoc inej fyzickej osoby. Na prvý pohľad sa môže zdať, že ide o legislatívnu úpravu, ktorá sa zamestnávateľov priamo netýka. Opak je však pravdou – tento zákon prináša významné zmeny aj do Zákonníka práce.

Od 1. januára 2026 by mal začať platiť nový zákon o ochrane osobných údajov, ktorý nahradí súčasný zákon č. 18/2018 Z. z. Dôvodom je potreba odstrániť aplikačné nedostatky a lepšie zosúladiť vnútroštátnu úpravu s GDPR. 

Cieľom tohto odborného článku je poukázať na doby uchovávania osobných údajov v personálnej agende, ktoré musia zamestnávatelia dodržiavať. Pri spracúvaní osobných údajov je dôležité dodržiavať zásady spracúvania osobných údajov vyplývajúce z čl. 5 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „nariadenie GDPR“), najmä zásadu minimalizácie uchovávania a minimalizáciu údajov v rámci personálnej agendy.

Cieľom tohto odborného článku je upriamiť pozornosť na primárne povinnosti zamestnávateľa pri spracúvaní osobných údajov, ktoré vyplývajú zo Zákonníka práce, a v neposlednom rade rozobrať uchovávanie údajov po ukončení pracovného pomeru. Poukážeme na zaujímavé rozhodnutia pri porušení GDPR v pracovnoprávnych vzťahoch od dozorných orgánov – úradu na ochranu osobných údajov.

Podľa nariadenia GDPR (čl. 1 ods. 1) sa ochrana osobných údajov vzťahuje na žijúce fyzické osoby. GDPR členským štátom však naďalej umožňuje rozšíriť túto ochranu aj na zosnulých v zmysle recitálu 27. Zostávalo teda na členských štátoch či ochranu osobných údajov rozšíri aj na zosnulé osoby. Do 30.06.2024 uplatňovala túto výnimku ochrany osobných údajov zosnulých aj Slovenská republika. 

Správa údajov o zamestnancoch nie je len administratívnou činnosťou, ale je aj kľúčovým aspektom každodenného fungovania firmy a dodržiavania jej právnych predpisov. Presný a bezpečný manažment údajov je základom pre mzdy, dodržiavanie právnych predpisov a strategické rozhodovanie vedenia spoločnosti. V tomto článku sa pozrieme na to, čo vlastne správa údajov o zamestnancoch znamená, o aké údaje ide – a čo je ešte dôležitejšie, aké údaje môžu byť zaznamenávané a ako ich pomocou moderných digitálnych nástrojov zaznamenávať efektívnejšie.  

V dnešnej dobe je práca vykonávaná v nemanuálnych profesiách spojená najmä s prácou na počítači, a s tým súvisiacou e-mailovou komunikáciou cez pracovné e-mailové schránky, či už interne medzi zamestnancami a manažmentom, ako aj navonok s obchodnými partnermi a/alebo zákazníkmi.

Už pred uzatvorením pracovnej zmluvy majú budúci zmluvní partneri – zamestnávateľ a zamestnanec rôzne práva a povinnosti. Ide najmä o vzájomné informačné povinnosti, po splnení ktorých majú obe strany možnosť pracovnú zmluvu uzatvoriť, alebo naopak, ju neuzatvoriť a nevstúpiť do zmluvného vzťahu.

Počas trvania pracovného pomeru zamestnávateľ disponuje množstvom osobných údajov zamestnanca. Po skončení pracovného pomeru právny vzťah zamestnanca a zamestnávateľa zaniká, v databázach a informačných systémoch zamestnávateľa však množstvo osobných údajov zamestnanca ostáva. Predkladaný príspevok sa zameriava na právo zamestnanca byť u svojho bývalého zamestnávateľa zabudnutý vo vzťahu k používaniu informačných technológií, konkrétne e­mailovej adresy a obsahu e­mailového konta. Prís­pevok dáva odpovede na najčastejšie kladené otázky, t.j. či je zamestnávateľ povinný zrušiť pracovný e­mail zamestnanca po skončení pracovného pomeru a či dochádza k porušeniu ochrany osobných údajov, ak zamestnávateľ nezruší pracovný e­mail bývalého zamestnanca. Príspevok tiež vysvetľuje, ako sa môže bývalý zamestnanec domáhať porušenia ochrany osobných údajov v prípade, že zamestnávateľ nezruší jeho pracovnú e­mailovú adresu po skončení pracovného pomeru.

Právo zamestnávateľa na informácie o zamestnancovi verzus právo zamestnanca na ochranu súkromia. Ide o večnú dilemu o tom, kde začína právo jedného a končí právo toho druhého. Príspevok objasní, ako je to pri tzv. background check-u a čo uvedený pojem predstavuje v medziach pracovnoprávnych vzťahov.

Jedným z obľúbených prostriedkov ochrany majetku zamestnávateľa je monitorovanie priestorov kamerovým systémom. Záznamy z kamier zachytávajú zamestnancov, ale aj ďalšie osoby pohybujúce sa v monitorovaných priestorov, čím dochádza k spracúvaniu osobných údajov týchto monitorovaných osôb. Z prevádzkovateľa kamerového systému sa tak stáva aj prevádzkovateľ na účely nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov, ďalej len „GDPR“). O tom, že prevádzkovatelia kamerových systémov pri svojej činnosti nie vždy pamätajú na pravidlá GDPR, svedčí niekoľko rozhodnutí Úradu na ochranu osobných údajov SR, ktorý od účinnosti GDPR udelil za porušenie pravidiel spracúvania osobných údajov týmto spôsobom už niekoľko pokút. Príspevok sumarizuje päť mýtov v oblasti ochrany osobných údajov pri monitorovaní priestoru kamerovým systémom a snaží sa ozrejmiť, prečo nie sú tieto tvrdenia stopercentne pravdivé.

S monitorovaním zamestnancov na pracovisku sa v praxi stretávame stále častejšie. Istú zásluhu na tom má skutočnosť, že v súčasnej dobe charakteristickej rýchlym technologickým rozvojom už úplne neplatí pravidlo, že pracovný čas využívame výhradne na prácu. Nepochybne žiaden zamestnávateľ nestojí o to, aby jeho zamestnanci namiesto výkonu práce lustrovali sociálne siete, venovali sa online nakupovaniu, prípadne používali pracovný mail či auto na súkromné účely. S cieľom uistiť sa, či sa zamestnanci  počas pracovnej doby skutočne venujú práci, zavádzajú mnohí zamestnávatelia rôzne kontrolné mechanizmy, ako napríklad lokalizáciu polohy zamestnanca pomocou GPS počas služobnej cesty, kamerový systém na pracovisku, sledovanie webstránok prezeraných zamestnancami a podobne. Je však zamestnávateľ oprávnený takýmto spôsobom zasahovať do súkromia zamestnanca? Sú takéto zásahy v súlade s právnymi predpismi?

Dňa 25. 5. 2018 nadobudlo účinnosť Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. 4. 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „nariadenie GDPR“).

Po potvrdení ochorenia COVID-19 aj na území Slovenskej republiky bolo prijatých množstvo opatrení, ktoré zasahujú nielen do pracovnoprávnych vzťahov. Jedným z týchto opatrení je aj ochrana zamestnancov pred šírením nákazy na pracovisku a s tým spojená ochrana verejného zdravia.

Podmienky, za ktorých môže zamestnávateľ zavádzať monitorovacie systémy na pracovisku alebo prostredníctvom nich monitorovať osobu zamestnanca pri výkone práce, uvádza § 13 ods. 4 ZP s odkazom na čl. 11 základných zásad Zákonníka práce. Predmetné ustanovenia vychádzajú z medzinárodných dokumentov aj Ústavy SR, pričom konkretizujú ochranu práva na súkromie a práva na ľudskú dôstojnosť zamestnanca.

Pri spracúvaní osobných údajov dochádza k zásahom do základných práv a slobôd jednotlivcov. V súčasnosti sa otvára množstvo verejných diskusií na túto tému, ktoré smerujú predovšetkým k posúdeniu, či niektorý zásah nie je neprimeraný vzhľadom na chránený záujem alebo dokonca protiprávny. V podobnom duchu dochádza k stretom aj na politickej scéne. Takéto spory budú vznikať pravdepodobne častejšie, ako sme zvyknutí a neraz skončia na súdoch, vrátane Ústavného súdu SR, ako je avizované aj v prípade ustanovení čl. IV zákona č. 62/2020 Z.z. o niektorých mimoriadnych opatreniach v súvislosti so šírením nebezpečnej nákazlivej ľudskej choroby COVID-19 (tzv. špehovacia novela v rámci lex korona).

Opatrenia, ktoré sú zavádzané od potvrdenia ochorenia COVID 19, zasahujú nielen do pracovnoprávnych vzťahov. Mnohí zamestnanci začali pracovať z domu, formou tzv. home office. Home office ako inštitút nebol v zákone č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p. (ďalej len „Zákonník práce“) bližšie rozpracovaný, a to do času prijatia zákona č. 66/2020 Z. z., ktorým sa dopĺňa zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p. a ktorým sa dopĺňajú niektoré zákony (ďalej len „zákon č. 66/2020 Z. z.“).