Monitorovanie zamestnancov

Zamestnávateľ, ktorý chce získavať údaje o zamestnancoch elektronickými prostriedkami podľa § 13 ods. 4 ZP, musí mať na takúto činnosť tzv. vážny dôvod.

Pojem vážny dôvod nie je v Zákonníku práce legálne definovaný a jeho vymedzenie sa odvíja od záujmu zamestnávateľa, napríklad pri snahe o ochranu vlastného majetku pri výskyte krádeží, iného protiprávneho konania a podobne.

Vážny dôvod však musí spočívať v osobitnej povahe činnosti zamestnávateľa, a preto má prísne individuálny charakter. Jeho vymedzenie bude závisieť od konkrétnych okolností u každého zamestnávateľa a nemožno ho zovšeobecňovať.

Zamestnávateľ nemusí disponovať súhlasom zamestnanca so zásahom do jeho súkromia, Zákonník práce však vyžaduje jeho predchádzajúce upozornenie zamestnávateľom.

Predmetom takéhoto upozornenia má byť poskytnutie informácie o charaktere kontroly (zásahov do súkromia), dobe jej trvania a použitých prostriedkov. Odporúča sa vymedziť si takéto vážne dôvody vo vnútropodnikových organizačných aktoch, v kolektívnej zmluve alebo pracovnej zmluve zamestnanca.

Predchádzajúce upozornenie zamestnávateľa vo väzbe na vážne dôvody je nevyhnutné vykladať tak, že existencia vážnych dôvodov sa vzťahuje vôbec na začatie monitorovania zamestnancov (zásahov do súkromia) a nie k povinnosti zamestnávateľa vopred upozorniť zamestnancov. Zamestnávateľ je povinný upozorniť zamestnancov vždy, keď má záujem o zavedenie monitorovacieho systému, a nielen vtedy, keď by mal na jeho zavedenie vážny dôvod. V takomto prípade neexistencie vážnych dôvodov by vôbec nemohol získavať údaje o svojich zamestnancoch, pretože by nesplnil zákonnú podmienku jeho zavedenia.

 

Podmienky monitorovania zamestnancov^[1]

Pri plnení pracovných povinností využívajú zamestnanci rôzne komunikačné prostriedky, ktoré im zamestnávateľ poskytuje spravidla len na plnenie pracovných povinností (niekedy môže zamestnanec využívať tieto prostriedky aj na súkromné účely v rozsahu a spôsobom dohodnutým so zamestnávateľom).

Súčasný technický a technologický pokrok umožňuje veľmi jednoduché a efektívne sledovanie činnosti zamestnanca, počnúc kontrolou webovej aktivity zamestnanca, monitoringom e-mailovej komunikácie, procesov a aplikácií na koncovej stanici, kontrolou zamestnanca prostredníctvom inteligentného snímania obrazovky a klávesnice, zaznamenávaním telefonických hovorov až po využívanie geolokalizačných služieb.

Pri všetkých zmienených spôsoboch, využívaných zamestnávateľmi často s cieľom zefektívniť a skvalitniť činnosť spoločnosti, je veľmi náročné vylúčiť spracúvanie osobných údajov. Zamestnávateľ by musel nastaviť také podmienky monitorovania, ktoré by vylúčili možnosť spojiť sledovaný výsledok s konkrétnym zamestnancom. Zamestnávatelia sa často domnievajú, že zavedenie takého monitorovania na iný účel (napríklad monitorovanie produktivity práce podľa definovaných kritérií), než je definovaný v § 13 ods. 4 ZP, nespadá do pôsobnosti Zákonníka práce, prípadne sa domnievajú, že spracúvajú osobné údaje o zamestnancoch na pôvodný účel realizácie pracovnoprávnych vzťahov.

Zamestnávateľ pri zavedení rôznych foriem monitorovania spravidla spracúva osobné údaje o zamestnancoch (okrem napríklad monitorovania dátových tokov bez možnosti identifikácie jednotlivých pracovných staníc). Je teda povinný definovať účel ich spracúvania, pričom je povinný rešpektovať ustanovenia Zákonníka práce, GDPR, zákona o ochrane osobných údajov a ďalších všeobecne záväzných právnych predpisov.

Pri definovaní jasného, zrozumiteľného a zákonného účelu musí zamestnávateľ zohľadniť primeranosť zásahu do práv a právom chránených záujmov zamestnanca (do jeho súkromia) vo vzťahu k sledovanému cieľu (účelu spracúvania osobných údajov), t. j. vždy treba skúmať, či ustanovený cieľ (záujem zamestnávateľa) prevažuje nad právom na súkromie, ochranou práv a právom chránených záujmov zamestnanca.

Monitorovanie komunikačných prostriedkov u zamestnancov môže zahŕňať monitoring:

1. telefonických hovorov,
2. webovej aktivity a počítača,
3. elektronickej pošty,
4. polohy zamestnanca,
5. priestorov a zamestnancov kamerovými systémami,
6. biometrických údajov.

 

1) Monitorovanie telefonických hovorov

S monitorovaním telefonických hovorov sa možno stretnúť spravidla pri tzv. call centrách alebo iných službách spojených s komunikáciou zamestnanca s klientom. Zamestnávateľ môže určiť, že cieľom monitorovania bude primárne klient (spravidla na základe jeho súhlasu alebo osobitného zákona).

Ak telefonická komunikácia vyplýva zamestnancovi priamo z pracovnej zmluvy, je súčasťou plnenia jeho povinností a netreba určovať iný účel oddelene pre zamestnanca. Je však nevyhnutné dbať, aby zaznamenané hovory boli využité výlučne na ustanovený účel (napríklad preukazovanie uzatvorenia zmluvného vzťahu prostredníctvom telefónu), t. j. zamestnávateľ by ich nemal využívať na kontrolu zamestnanca.

Ak chce zamestnávateľ využiť zaznamenávané hovory aj na kontrolu plnenia povinností, ktoré zamestnancovi vyplývajú z existujúceho pracovnoprávneho vzťahu, t. j. z pracovnej zmluvy, vnútropodnikových predpisov, či pracovného poriadku, musí na tento účel zaviesť kontrolný mechanizmus podľa § 13 ods. 4 ZP.

V praxi preto môže nastať situácia, keď zamestnávateľ bude môcť jeden zaznamenaný hovor využiť súčasne na dva rôzne účely: voči klientovi, napríklad na základe jeho súhlasu na účel preukazovania zmluvného vzťahu, a voči zamestnancovi, napríklad na posudzovanie prípadného porušenia pracovnej disciplíny. Zamestnávateľ tak následne spracúva osobné údaje v dvoch informačných systémoch.

Zamestnávateľ má povinnosť viesť záznamy o spracovateľských činnostiach.

Povinnosť viesť záznamy o spracovateľských činnostiach sa nevzťahuje na zamestnávateľa, ak súčasne splní všetky tieto podmienky:

1. má menej ako 250 zamestnancov;
2. nie je pravdepodobné, že spracúvanie osobných údajov, ktoré vykonáva, povedie k riziku ochrany práv a slobôd dotknutej osoby;
3. spracúvanie osobných údajov je príležitostné alebo nezahŕňa osobitné kategórie osobných údajov alebo osobné údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupky.

V okamihu splnenia uvedených podmienok (zavedenie kontrolného mechanizmu podľa § 13 ods. 4 ZP a vymedzenie účelu jeho zavedenia na hodnotenie plnenia povinností zo strany zamestnanca a dodržania zásad spracúvania osobných údajov) môže zamestnávateľ použiť ako zákonný dôkaz aj zaznamenaný telefonický rozhovor pri prípadnom pracovnoprávnom spore, ktorého predmetom je napríklad porušenie pracovnej disciplíny alebo neplatné skončenie pracovného pomeru, keďže bol získaný v súlade s príslušnými právnymi predpismi.

Iné monitorovanie hovorov zamestnancov (okrem výlučne internej komunikácie zamestnanec – zamestnanec) je v zásade nemožné a v rozpore so zákonom o ochrane osobných údajov.

Ak totiž chce zamestnávateľ monitorovať telefonický rozhovor svojho zamestnanca so zamestnancom inej spoločnosti, chýba mu na monitorovanie zamestnanca inej spoločnosti na druhej strane linky účel spracúvania osobných údajov o tejto fyzickej osobe (t. j. vážny dôvod podľa § 13 ods. 4 ZP). To, že si od tejto fyzickej osoby vypýta súhlas na monitorovanie telefonického rozhovoru mu bez ustanovenia legitímneho účelu spracúvania osobných údajov nepomôže.

 

2) Monitorovanie webovej aktivity a počítača zamestnanca

Zamestnávateľ je primárne zaviazaný určiť podmienky, za ktorých môže zamestnanec využívať zverené pracovné pomôcky. Tieto podmienky by mali byť definované vo vnútropodnikových predpisoch, ktoré sú záväzné pre všetkých zamestnancov, a zamestnanci by s nimi mali byť riadne oboznámení podľa § 47 ods. 2 ZP (sú prípustné aj iné formy; zásadné je vedieť preukázať zrozumiteľné definovanie podmienok a riadne oboznámenie zamestnanca).

V súvislosti s monitorovaním webovej aktivity a počítača treba rovnako ako v prípade monitorovania telefonických rozhovorov rozlišovať dva samostatné účely spracúvania osobných údajov zamestnanca.

Monitorovanie webovej aktivity a počítača zamestnanca na účely bezpečnosti a ochrany dát, informácií a osobných údajov, t. j. informácie (osobné údaje) získané zamestnávateľom s cieľom zabezpečiť primeranú ochranu osobných údajov (napríklad heslová politika, uchovávanie logov v rámci jednotlivých činností zamestnanca v rôznych aplikáciách, vstupy do zabezpečených priestorov a podobne) nesmie byť využívané napríklad na kontrolu zamestnanca a plnenie jeho pracovných povinností.

Ak zamestnávateľ ním získavané informácie (osobné údaje) na účel bezpečnosti informačného systému, napríklad o webovej aktivite zamestnanca, chce využiť na kontrolu efektivity využívania pracovného času a plnenia povinností zamestnanca, musí zaviesť kontrolný mechanizmus podľa § 13 ods. 4 ZP.

 

3) Monitorovanie elektronickej pošty

Častým kontrolným mechanizmom je kontrola elektronickej pošty zamestnanca. Adresu elektronickej pošty zamestnanca možno všeobecne považovať za osobný údaj. Adresa je spravidla zložená z mena a priezviska zamestnanca a označenia spoločnosti.

Aj v prípade, ak je adresa označená napríklad len názvom spoločnosti (huby@firmahuby.sk) a táto adresa je v rámci komunikácie spájaná so zamestnancom, je adresa elektronickej pošty osobným údajom. Za osobný údaj by sme adresu elektronickej pošty nepovažovali len v prípade, že by ju nebolo možné spojiť so žiadnou fyzickou osobou (v praxi sa táto situácia javí ako nereálna).

Zamestnávateľ môže v rámci riadne zavedenej kontroly podľa § 13 ods. 4 ZP vykonávať kontrolu elektronickej pošty, ale výlučne pošty doručenej (odoslanej) na (z) pracovný e-mail (e-mailová adresa pridelená zamestnancovi na plnenie jeho pracovných povinností).

Hranicu medzi súkromnými a pracovnými vzťahmi je zložité definovať jednoznačne. Odporúčame zamestnávateľom pri kontrole e-mailovej komunikácie prijať opatrenia s cieľom zamedziť oboznámeniu sa so súkromnou korešpondenciou zamestnanca, ak bola súčasťou pracovného e-mailu. Zamestnanec nie je vždy schopný ovplyvniť doručenie pošty súkromného charakteru na pracovný e-mail.

Zamestnávateľ by mal postupovať citlivo a zabezpečiť, aby nedošlo k neprimeranému zásahu do práva na súkromie zamestnanca. Opatrenia prijaté v podmienkach zamestnávateľa by mali primárne spočívať v dostatočnom poučení oprávnených osôb o spôsobe zaobchádzania so súkromnou korešpondenciou.

Ak je už z predmetu správy zrejmé, že ide o súkromnú korešpondenciu, má sa zamedziť jej otvoreniu. Následne, po dohode so zamestnancom, sa má takáto korešpondencia likvidovať. Ak zamestnávateľ z dôvodu bezpečnosti a ochrany informácií (vrátane osobných údajov) automaticky archivuje všetku doručenú (odoslanú) e-mailovú korešpondenciu, nie je povinný skúmať, či uchováva aj súkromnú korešpondenciu zamestnancov. V prípade zistenia takej skutočnosti je povinný túto korešpondenciu likvidovať vo všetkých úložiskách s ohľadom na jeho technické a personálne možnosti.

 

4) Monitorovanie polohy zamestnanca

Kontrola zamestnanca monitorovaním jeho polohy prostredníctvom SIM karty je stále viac využívaná. Poskytovatelia telekomunikačných služieb ponúkajú v rámci svojich služieb jednoduchý spôsob kontroly zamestnanca pomocou rôznych aplikácií.

Pri zavádzaní kontroly musí zamestnávateľ zohľadniť podmienky, za ktorých zamestnancovi zveril pracovný prostriedok – telefón. Ak zamestnanec môže využívať mobilný telefón aj na súkromné účely alebo má byť dostupný aj v čase, kedy neplní svoje pracovné povinnosti, musí zamestnávateľ nastaviť kontrolu polohy zamestnanca tak, aby nezasahoval do súkromia zamestnanca.

Zamestnávateľ nie je oprávnený monitorovať polohu zamestnanca v čase, keď zamestnanec neplní svoje pracovné povinnosti (napríklad po skončení pracovného času, v čase čerpania dovolenky, v čase pracovného voľna, dočasnej pracovnej neschopnosti, rehabilitácie a podobne).

Zamestnávateľ je povinný zabezpečiť, aby v čase, keď si zamestnanec nebude plniť svoje pracovné povinnosti, nespracúval informáciu o jeho polohe (vrátane získania takejto informácie). V praxi to znamená nastavenie aplikácie umožňujúcej prístup ku geolokalizačným službám jednotlivých SIM kariet u zamestnávateľa s väzbou na pracovný čas zamestnanca a inú pracovnú neprítomnosť zamestnanca.

Situácia, keď zamestnávateľ získal informáciu o polohe zamestnanca v čase, keď si zamestnanec neplní pracovné povinnosti (prostredníctvom aplikácie, ktorá spravidla poskytuje informáciu o polohe SIM karty celých 24 hodín), ale ďalej ju nevyužije, je v rozpore so zákonom o ochrane osobných údajov. Zamestnávateľ nemá legitímne oprávnenie na základe zavedeného kontrolného mechanizmu monitorovať polohu zamestnanca v čase, keď si neplní svoje pracovné povinnosti (zásada obmedzenia účelu spracúvaných osobných údajov).

Obdobné pravidlá platia aj pri monitorovaní polohy zamestnanca v motorovom vozidle prostredníctvom geolokalizačných služieb. Kontrolou polohy zamestnanca nie je monitorovanie polohy motorového vozidla na základe osobitných predpisov, monitorovanie vozidla v prípade napríklad krádeže alebo vedenie knihy jázd prostredníctvom geolokalizačných služieb.

Vedenie knihy jázd prostredníctvom geolokalizačných služieb je moderným a dostupným spôsobom plnenia tejto povinnosti na daňové účely. Zamestnávateľ inštaluje do motorových vozidiel modul, ktorý sníma polohu prostredníctvom GPS a SIM karty [prostredníctvom SIM karty (internetu) sa posielajú údaje na server zamestnávateľa]. Na server sú odosielané informácie napríklad o aktuálnej rýchlosti, polohe vozidla, jeho aktuálnej spotrebe a informácia, či je jazda vykonaná na súkromné alebo služobné účely. Uvedené informácie následne zamestnávateľ spracuje a na ich základe vedie knihu jázd.

Z právneho hľadiska ide o osobné údaje, ktoré možno považovať za súčasť informačného systému „Účtovníctvo“. Ak by zamestnávateľ chcel informácie využiť na kontrolu zamestnanca pri plnení jeho pracovných povinností, musel by zabezpečiť, aby do informačného systému osobných údajov „kontrola zamestnancov“ neboli odosielané údaje súvisiace s užívaním motorového vozidla v čase označenom ako „súkromná jazda“.

Bez ohľadu na spôsob monitorovania polohy zamestnanca (napríklad prostredníctvom mobilného telefónu v motorovom vozidle a podobne) je zamestnávateľ povinný zabezpečiť, aby osobné údaje o polohe získaval výlučne v čase, kedy si zamestnanec plní svoje pracovné povinnosti. Za rozporné s pravidlami ochrany osobných údajov možno považovať získavanie údajov o polohe zamestnanca v čase, keď svoje pracovné povinnosti neplní, aj za podmienky, že využíva zverený pracovný prostriedok aj na súkromné účely.

 

5) Monitorovanie priestorov a zamestnancov kamerovými systémami

Monitorovanie priestorov v podmienkach zamestnávateľa patrí medzi štandardné spôsoby ochrany majetku, bezpečnosti a kontroly zamestnancov. Monitorovanie je vždy spojené so zásahom do súkromia, do práv a právom chránených záujmov osôb, ktoré sa v monitorovanom priestore pohybujú.

Zamestnávateľ musí posúdiť každý monitorovaný priestor vo vzťahu k právnemu základu a účelu, na ktorý monitorovanie zavádza, a vo vzťahu k rozsahu monitorovaného priestoru so zreteľom na práva osôb pohybujúcich sa v monitorovanom priestore.

Je nutné rozlišovať monitorovanie:

1. priestorov prevádzky zamestnávateľa na účely ochrany majetku a bezpečnosti,
2. na účely kontroly zamestnancov.

Monitorovanie priestorov prevádzky zamestnávateľa na účely ochrany majetku a bezpečnosti

Ak chce zamestnávateľ monitorovať vo svojej prevádzke priestory prístupné verejnosti, t. j. priestory, kde majú za dodržania ustanovených podmienok prístup aj iné osoby ako zamestnanci, alebo aj priestory, ktoré nie sú stálym pracoviskom zamestnancov, potrebuje na takúto spracovateľskú operáciu disponovať iným právnym základom. Rovnocenným ekvivalentom, t. j. spracúvanie sa uskutočňuje bez potreby vyžiadať si súhlas dotknutej osoby, môže byť právny základ uvedený v

• čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR a čl. 13 ods. 1 písm. c) zákona o ochrane osobných údajov, t. j. zákonná povinnosť prevádzkovateľa; alebo
• čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR a čl. 13 ods. 1 písm. f) zákona o ochrane osobných údajov, t. j. oprávnený záujem prevádzkovateľa.^[2]

Spracúvanie osobných údajov na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa nie je zákonné, keď nad týmito záujmami prevažujú záujmy alebo práva dotknutej osoby vyžadujúce si ochranu osobných údajov. Takéto posúdenie môže byť pre zamestnávateľa náročné.

Prvou indíciou prípustnosti monitorovania priestorov prevádzky zamestnávateľa kamerovými systémami je, že ide o priestory, v ktorých sa nachádzajú hodnoty, ktoré treba chrániť pred ich poškodením, odcudzením alebo zničením (napríklad nákladový priestor, sklady, dátové centrum, prístupové cesty k chráneným priestorom, chodby a spoločné priestory, ak je oprávnený dôvod na ich monitorovanie alebo ochranu a podobne).

Zamestnávateľ môže monitorovať priestory len v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie účelu, pričom platí, že ak existuje menej invazívny prostriedok, ktorým by dokázal chrániť svoje oprávnené záujmy (právo zamestnávateľa prevažuje nad základnými právami a slobodami dotknutých osôb), tak musí využiť tento menej invazívny prostriedok. Pri monitorovaní je zamestnávateľ povinný vždy zohľadniť priestory, v ktorých má zamestnanec právo na súkromie (napríklad šatne, miestnosti určené na odpočinok, toalety, sprchy a podobne).

Miera nebezpečenstva porušenia práv a slobôd dotknutých osôb, t. j. proporcionalita monitorovania priestoru vo vzťahu k právam dotknutých osôb, môže byť po novom podrobená tzv. posúdeniu vplyvu na ochranu osobných údajov (najmä, ak ide o monitorovanie priestorov prístupných verejnosti vo veľkom rozsahu – čl. 35 GDPR a § 42 zákona o ochrane osobných údajov).

GDPR vyžaduje transparentné spracúvanie osobných údajov, a tak aj naďalej platí povinnosť prevádzkovateľa monitorované priestory riadne a zreteľne označiť tak, aby osoba vstupujúca do týchto priestorov sa o monitorovaní dozvedela ešte pred okamihom vstupu do nich. Označenie by malo byť viditeľné z dostatočnej vzdialenosti pred vstupom do monitorovaného priestoru a zrozumiteľné, pričom môže byť zložené z textu, piktogramu alebo ich kombinácie.

Dotknutá osoba má právo vedieť, kto ju monitoruje a u koho si môže uplatniť svoje práva. Ak nie je z umiestnenia označenia zrejmé a zrozumiteľné, kto je prevádzkovateľom kamerového systému, treba informáciu uviesť na označení.

Pri monitorovaní musí zamestnávateľ dbať na to, aby monitoroval priestor len v rozsahu, ktorý zodpovedá účelu spracúvania osobných údajov (napríklad pri monitorovaní parkoviska pred vstupom do areálu nemôže monitorovať príjazdovú verejnú komunikáciu). Vyhotovené záznamy môže zamestnávateľ uchovávať po primeranú dobu a použiť ich len na ustanovený účel. Ak je ustanoveným účelom ochrana majetku zamestnávateľa a bezpečnosť osôb vstupujúcich do monitorovaných priestorov, nemôže zamestnávateľ záznamy použiť na iný účel, napríklad na kontrolu zamestnanca.

Monitorovanie na účely kontroly zamestnancov

Podľa § 13 ods. ZP zamestnávateľ nesmie bez vážnych dôvodov spočívajúcich v osobitnej povahe činností zamestnávateľa narúšať súkromie zamestnanca na pracovisku a v spoločných priestoroch zamestnávateľa tým, že ho monitoruje, vykonáva záznam telefonických hovorov uskutočňovaných technickými pracovnými zariadeniami zamestnávateľa a kontroluje elektronickú poštu odoslanú z pracovnej elektronickej adresy a doručenú na túto adresu bez toho, aby ho na to vopred upozornil.

Citované ustanovenie predstavuje právny základ v podobe osobitného predpisu, ktorý dovoľuje monitorovanie zamestnancov na účel kontrolného mechanizmu. Monitorovanie prebieha bez súhlasu zamestnancov za dodržania jeho zavedenia podľa Zákonníka práce, t. j. monitorovanie na účel kontrolného mechanizmu musí byť vopred prerokované so zástupcami zamestnancov a zamestnancom musí byť poskytnutá informácia o zavádzaní kontrolného mechanizmu v súlade so Zákonníkom práce.

Monitorované môžu byť len priestory, v ktorých zamestnanci vykonávajú svoju prácu, napríklad výrobná linka, hala, priestory predajne, recepcia alebo vstupná hala a podobne. Monitorovať nemožno priestory, ktoré sú na základe Zákonníka práce alebo iných zákonov určené na odpočinok, hygienu a podobne (napríklad sociálne zariadenie, oddychová miestnosť, šatne).

Za predpokladu, že chce zamestnávateľ využiť kontrolný mechanizmus v podobe inštalácie kamier na pracovisku na hodnotenie napríklad pracovnej disciplíny zamestnancov, musí splniť uvedené podmienky jeho zavedenia a takéto monitorovanie zamestnanca s cieľom kontroly pracovnej disciplíny zamestnancov sa musí uskutočňovať výlučne v právnom režime Zákonníka práce.

Zamestnávateľ nemôže nahradiť tento mechanizmus podľa Zákonníka práce zavedením monitorovania na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa, hoci sa nevylučuje, aby tieto dva systémy monitorovania boli zavedené súčasne, každý však na iný účel a neskoršie možnosti využitia kamerových záznamov.^[3]

Na účely kontroly zamestnancov môže zamestnávateľ využiť tie isté prostriedky spracúvania osobných údajov (kamera, monitor, úložisko), ktoré už využíva na monitorovanie priestoru prevádzky na účely ochrany majetku. Rozdiely však budú v účeloch a právnych režimoch takéhoto spracúvania.

Za predpokladu, že zamestnávateľ nesplnil právnym poriadkom uvádzané podmienky a hmotnoprávne kritériá, za ktorých môže pristúpiť k monitorovaniu zamestnanca zvolenými prostriedkami alebo neexistuje vážny dôvod, pre ktorý môže o zamestnancovi zhromažďovať údaje podľa § 13 ods. 4 ZP, môže sa zamestnanec domáhať ochrany svojho práva na súkromie a ľudskej dôstojnosti pri výkone práce prostredníctvom sťažnosti.^[4]

Popri povinnosti zamestnávateľa vopred informovať zamestnanca o zásahoch do jeho súkromia prostredníctvom monitorovacieho systému, je zamestnávateľ povinný tento zavádzaný kontrolný mechanizmus prerokovať so zástupcami zamestnancov pôsobiacich u zamestnávateľa, a to s účinnosťou od 1. januára 2013. Proces prerokovania sa spravuje § 237 ZP, pričom Zákonník práce vymedzuje v § 13 ods. 4 jeho obsahovú náplň na oboznámenie zástupcov zamestnancov zo strany zamestnávateľa o rozsahu uskutočňovanej kontroly, spôsoboch jej uskutočnenia a dobe jej trvania.

Nesúhlas zástupcov zamestnancov so zavedením kontrolného mechanizmu zamestnávateľa nezaväzuje, musí však zachovať účelnosť, transparentnosť a primeranosť jeho zavedenia vo vzťahu k dôvodom, kvôli ktorým kontrolný systém zavádza.

Kontrola by mala byť vykonávaná iba v nevyhnutnom rozsahu, aby neprišlo k zásahu do práva na ochranu osobnosti zamestnanca, mala by byť realizovaná v rámci pracovného času a priamo na pracovisku zamestnávateľa, kontrolu by mal vykonávať osobne zamestnávateľ alebo ním poverený vedúci zamestnanec (prípadne súkromná bezpečnostná služba). Odporúča sa obsiahnuť všetky potrebné informácie o kontrolnom mechanizme predovšetkým s ohľadom na charakter a spôsob výkonu kontroly vo vnútorných predpisoch zamestnávateľa (pracovný poriadok), v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve zamestnanca.

 

6) Monitorovanie prostredníctvom biometrických údajov

V určitom zmysle sa za súčasť prostriedkov zhromažďujúcich údaje o zamestnancovi považujú aj tzv. biometrické údaje, pričom ich využitie je vhodné na zaznamenávanie časových úsekov prítomnosti zamestnanca v práci alebo prestávok v práci, keď zamestnanec opúšťa svoje pracovisko z dôvodu uskutočnenia biologických potrieb alebo čerpania prestávok v práci.

S cieľom zabezpečiť efektivitu, presnosť a pravdivosť sledovaných údajov zavádzajú zamestnávatelia rôzne elektronické zariadenia, ktoré sú spôsobilé snímať fotografiu, biometrické údaje (odtlačky prstov, odtlačok dlane, biometriu tváre a podobne) alebo fungujú na princípe čipových alebo bezkontaktných kariet alebo zadávania prideleného kódu.

Ich spoločným menovateľom je spracúvanie osobných údajov zamestnancov, ktoré sú spravidla snímané alebo získavané a často aj uchovávané priamo v zariadení alebo prenášané na úložisko určené klientom (zamestnávateľom). Zariadenie pracuje spolu so softvérom, ktorý umožňuje následné spracovateľské operácie so získanými údajmi.

Pre zamestnávateľa je podstatný rozsah a zoznam osobných údajov, ktoré na účely dochádzky spracúva. Zákonník práce nedefinuje zoznam osobných údajov, ktoré je zamestnávateľ oprávnený na tieto účely spracúvať. Z hľadiska ochrany osobných údajov môže zamestnávateľ podľa Zákonníka práce využiť tie osobné údaje zamestnanca, ktorými disponuje na základe osobitných zákonov a existujúceho pracovnoprávneho vzťahu a zároveň v rozsahu, ktorý je na vedenie dochádzky nevyhnutný.

Ide o osobné údaje v rozsahu najmä meno a priezvisko zamestnanca, pracovné zaradenie, príchod a odchod zamestnanca, dôvod prerušenia práce (napríklad prestávka na odpočinok, pracovná cesta, prekážka v práci a podobne). Požiadavka zamestnávateľa na zvýšenie miery istoty pri evidencii dochádzky je spravidla spojená s pridaním ďalších osobných údajov zamestnanca, ktoré zamestnávateľ nemôže spracúvať bez jeho súhlasu (napríklad fotografia zamestnanca).

Podľa čl. 4 bod 14 GDPR a § 5 písm. c) zákona o ochrane osobných údajov sú biometrickými údajmi osobné údaje, ktoré sú výsledkom osobitného technického spracúvania osobných údajov týkajúcich sa fyzických charakteristických znakov fyzickej osoby, fyziologických charakteristických znakov fyzickej osoby alebo behaviorálnych charakteristických znakov fyzickej osoby a ktoré umožňujú jedinečnú identifikáciu alebo potvrdzujú jedinečnú identifikáciu tejto fyzickej osoby ako najmä vyobrazenie tváre alebo daktyloskopické údaje. Biometrické údaje sú druhom citlivých osobných údajov, čo znamená, že spracúvanie biometrických údajov sa vo všeobecnosti zakazuje, ak neexistuje spracovateľská výnimka. Prevádzkovateľ môže spracúvať biometrický údaj, ak má na spracovateľskú operáciu tohto údaja výslovný súhlas dotknutej osoby alebo bez jej súhlasu, ak spracúva biometrický údaj na základe niektorého právneho základu uvedeného v čl. 9 ods. 2 GDPR^[5] a § 16 ods. 2 zákona o ochrane osobných údajov alebo právneho základu uvedeného v § 79 ods. 5 zákona o ochrane osobných údajov.

Napriek tomu, že právne tituly spracúvania biometrických údajov boli vstupom GDPR do účinnosti rozšírené, nemožno uvedené vykladať tak, že spracúvanie biometrických údajov zamestnancov sa stalo všeobecne prístupnou možnosťou. Stále treba mať na pamäti zásadu, že spracúvanie citlivých údajov sa všeobecne zakazuje (ich spracúvanie je výnimkou) a vyžaduje sa súčasné aplikovanie ďalších základných zásad spracúvania osobných údajov, predovšetkým zásady obmedzenia účelu a zásady minimalizácie údajov.

Ešte skôr, ako prevádzkovateľ formálne pristúpi k skúmaniu toho, či potrebuje súhlas dotknutej osoby na spracúvanie niektorého jej biometrického údaja alebo sa odvolá na niektorý z iných právnych základov, má kvalifikovane posúdiť, či na účel, ktorý zamýšľa, skutočne a nevyhnutne potrebuje spracúvať takýto druh citlivého údaja. V súlade so zásadou minimalizácie osobných údajov totiž spracúvané osobné údaje musia byť primerané a aj relevantné vzhľadom na účel, na ktorý sa spracúvajú.

Ak sa teda zamestnávateľ rozhodne zaviesť evidenciu dochádzky alebo obmedzenie vstupov do vyhradených priestorov na základe snímania a uchovávania niektorého biometrického údaja zamestnanca, mal by zohľadniť nevyhnutnosť zavedenia takéhoto biometrického systému a položiť si základné otázky: je potenciálne ohrozenie alebo strata súkromia zamestnanca primeraná očakávanému výsledku? Nemožno zamýšľaný účel dosiahnuť iným, menej rušivým prostriedkom?

Zo stanovísk Úradu na ochranu osobných údajov a správ o stave ochrany osobných údajov vyplýva, že Úrad na ochranu osobných údajov^[6] akceptoval, ak bol biometrický systém využívaný iba na účely kontrolovaného vstupu do objektov, ktorých povaha si vyžaduje špecifické zabezpečenie (napríklad jadrové elektrárne, muničné sklady, špeciálne laboratóriá, technické zariadenia s vysokou mierou rizika a podobne).

Úrad neuznával zavedenie biometrického systému dochádzky, pretože takýto účel (evidencia dochádzky a predchádzanie porušovania pracovnej disciplíny) sa dá z hľadiska primeranosti a nevyhnutnosti rovnako efektívne dosiahnuť aj inými prostriedkami, ktoré sú z hľadiska ochrany osobných údajov dotknutých osôb menej rizikové (napríklad strážna služba alebo elektronický dochádzkový systém a podobne). Sme toho názoru, že uvedené platí naďalej.

Zavedenie biometrického systému dochádzky je v rozpore so zásadami spracúvania osobných údajov (zásada obmedzenia účelu a zásada minimalizácie údajov podľa zákona o ochrane osobných údajov), pretože zamýšľaný účel možno dosiahnuť menej invazívnym prostriedkom.

Zavedenie biometrického systému na účely evidencie alebo identifikácie vstupu do citlivých, osobitne chránených objektov, vyhradených priestorov alebo prístupu do technických zariadení alebo prístrojov s vysokou mierou rizika je prípustné. Bezproblémové je potom spracúvanie biometrických údajov na základe zákona. Len málo zamestnávateľov sa však môže odvolať na tento druh právneho základu spracúvania biometrických údajov. Po posúdení všetkých právnych základov spracúvania citlivých osobných údajov sa domnievame, že na spracúvanie biometrického osobného údaja zamestnanca na účely jeho vstupov do vyhradených priestorov bude zamestnávateľ potrebovať súhlas (navyše výslovný súhlas, keďže ide o citlivý údaj) zamestnanca.

Všeobecná uplatniteľnosť súhlasu zamestnanca na spracovateľské operácie s osobnými (nielen biometrickými) údajmi je pritom v pracovnoprávnych vzťahoch veľmi vágna, pretože z titulu nerovného postavenia zamestnávateľa a zamestnanca sa prezumuje, že tento súhlas je málokedy skutočne slobodný a neovplyvnený strachom z následkov odmietnutia súhlasu na samotnú existenciu pracovnoprávneho vzťahu.

Aj keď nová právna úprava rozširuje právne tituly spracúvania citlivých osobných údajov a upúšťa od povinnosti osobitnej registrácie, je pre tých zamestnávateľov, ktorí nenájdu právny základ spracúvania biometrických údajov v osobitnom zákone, prísnejšia v tom smere, že jediným prakticky využiteľným právnym základom z jedenástich právnych základov spracúvania citlivých osobných údajov je len súhlas zamestnanca, pričom zamestnávateľ je povinný uniesť dôkazné bremeno, že tento súhlas je výslovný, bol daný slobodne a zamestnávateľ sa musí prakticky vysporiadať so situáciou, keď zamestnanec súhlas odmietne udeliť, či súhlas kedykoľvek odvolá.