Správa údajov o zamestnancoch nie je len administratívnou činnosťou, ale je aj kľúčovým aspektom každodenného fungovania firmy a dodržiavania jej právnych predpisov. Presný a bezpečný manažment údajov je základom pre mzdy, dodržiavanie právnych predpisov a strategické rozhodovanie vedenia spoločnosti. V tomto článku sa pozrieme na to, čo vlastne správa údajov o zamestnancoch znamená, o aké údaje ide – a čo je ešte dôležitejšie, aké údaje môžu byť zaznamenávané a ako ich pomocou moderných digitálnych nástrojov zaznamenávať efektívnejšie.
- Vzor
Čo je správa údajov o zamestnancoch a prečo je dôležitá?
Správa údajov o zamestnancoch zahŕňa zber, uchovávanie a systematické zaznamenávanie všetkých údajov, ktoré sa týkajú zamestnancov. Mnoho z týchto informácií sa zbiera počas onboardingového procesu, nakoľko sú nevyhnutné pre firemné HR procesy, mzdy či správu dochádzky.
Presná a zodpovedná správa týchto údajov nielen podporuje internú efektivitu, ale aj chráni spoločnosť pred právnymi a finančnými rizikami v podobe pokút. Dobre spravované dáta umožňujú manažérom prijímať informované rozhodnutia týkajúce sa ich tímov, napr. v oblasti riadenia zamestnancov alebo hodnotenia ich výkonu.
Aké typy údajov bývajú najčastejšie zaznamenávané?
- Osobné údaje: Medzi osobné údaje patrí meno, dátum narodenia, adresa, rodné číslo. Tieto údaje môžeme označiť aj ako bežné osobné údaje, ktoré sú podstatné pre vznik pracovného pomeru, avšak aj tieto môžu byť zhromažďované len v rozsahu a spôsobom, ktorý je v súlade s pravidlami GDPR.
- Pracovné údaje: Medzi pracovné údaje radíme pracovnú pozíciu, začiatok a koniec pracovného pomeru, ďalšie údaje obsiahnuté v zmluve a jej dodatkoch. Tieto informácie sú nevyh