Archivácia personálnej a mzdovej agendy

Obsah osobného spisu spravidla tvorí pracovná zmluva (ak ide o zamestnanca pracujúceho v pracovnom pomere) alebo niektorá z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (ak ide o zamestnanca – dohodára), ale aj ďalšie dokumenty – napr. doklady preukazujúce úroveň vzdelania, potvrdenie o zdravotnej spôsobilosti, výpis z registra trestov a pod.

Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p. (ďalej len „Zákonník práce“) nedefinuje pojem osobný spis, ani výslovne nevymenúva, čo má alebo nemá byť obsahom osobného spisu zamestnanca. Z praxe však možno okruh týchto dokumentov identifikovať.

Tento článok hovorí o tom, aké dokumenty a doklady by mali tvoriť osobný spis zamestnanca a poukazuje na právnu úpravu s tým súvisiacu.

Dokumenty v čase predzmluvných vzťahov

Osobný spis (budúceho) zamestnanca sa začína vytvárať ešte pred samotným založením pracovnoprávneho vzťahu, a to v čase výberového konania na danú pracovnú pozíciu, t. j. v etape tzv. predzmluvných vzťahov.

Cieľom predzmluvných ­vzťahov podľa § 41 Zákonníka práce je zabezpečenie vzájomnej informovanosti medzi zamestnávateľom a uchádzačom o zamestnanie v rámci ustanovených pravidiel predtým, než dôjde k podpisu pracovnej zmluvy.

V súlade s § 41 ods. 5 Zákonníka práce môže zamestnávateľ od uchádzača o zamestnanie, ktorý sa uchádza o prvé zamestnanie, vyžadovať len informácie, ktoré súvisia s prácou, ktorú má vykonávať (napr. informácie o príslušnom vzdelaní, o praxi, o znalosti cudzích jazykov). Od uchádzača o zamestnanie, ktorý už bol zamestnávaný, môže zamestnávateľ požadovať aj predloženie pracovného posudku a potvrdenia o zamestnaní. Predloženie týchto dokladov nemôže zamestnávateľ žiadať od bývalého zamestnávateľa uchádzača o zamestnanie.

V rámci pracovného pohovoru sa zamestnávatelia často dopúšťajú chýb. Tieto chyby spočívajú v získavaní takých informácií od uchádzačov o zamestnanie, ktoré zamestnávateľ podľa § 41 ods. 6 Zákonníka práce nesmie vyžadovať.

V súlade s § 41 ods. 6 Zákonníka práce nesmie zamestnávateľ vyžadovať od uchádzača o zamestnanie informácie o:

1. tehotenstve,
2. rodinných pomeroch (­napr. o počte detí, ich chorobách a pod.),
3. bezúhonnosti s výnimkou, ak ide o prácu, pri ktorej sa podľa osobitného predpisu vyžaduje bezúhonnosť, alebo ak požiadavku bezúhonnosti vyžaduje povaha práce, ktorú má fyzická osoba vykonávať,
4. politickej príslušnosti, odborovej príslušnosti a náboženskej príslušnosti.

V súvislosti s informáciou o tehotenstve zamestnávateľov často trápi otázka, či zákaz vyžadovať od uchádzačky o zamestnanie informácie o tehotenstve platí aj vtedy, ak ide o prácu, ktorá je tehotným ženám zakázaná.

Zákaz vyžadovať tieto informácie platí v predzmluvných vzťahoch. Ak zamestnávateľ zamestná tehotnú uchádzačku o zamestnanie na prácu, ktorá je tehotným ženám zakázaná, tak je následne (počas trvania pracovného pomeru) povinný preradiť ju na inú prácu, ak sa dozvie, že je tehotná. Za tehotnú zamestnankyňu sa na účely Zákonníka práce totiž považuje iba taká zamestnankyňa, ktorá svojho zamestnávateľa písomne informovala o svojom stave a predložila o tom lekárske potvrdenie. Zamestnávateľ však môže pri pohovore počas výberového konania upozorniť uchádzačku na skutočnosť, že pracovná pozícia nie je vhodná pre tehotné ženy.

Podľa § 41 ods. 6 písm. b) Zákonníka práce sú neprípustné aj otázky zamestnávateľa v súvislosti s rodinnými pomermi uchádzača o zamestnanie. Keďže Zákonník práce nedefinuje pojem rodinné pomery, zamestnávateľom nie je úplne zrejmé, ktorých otázok sa zákaz týka.

Podľa § 41 ods. 6 písm. c) Zákonníka práce nesmie zamestnávateľ od uchádzača o zamestnanie vyžadovať ani informácie o bezúhonnosti. Výnimkou sú prípady, keď ide o prácu, pri ktorej sa podľa osobitného predpisu vyžaduje bezúhonnosť, alebo keď požiadavku bez­úhonnosti vyžaduje povaha práce, ktorú má fyzická osoba vykonávať.

Zamestnávateľ môže vyžadovať od uchádzača o zamestnanie informáciu týkajúcu sa jej bezúhonnosti v prípade:

• keď to vyžaduje osobitný právny predpis (takým predpisom je napr. zákon č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v z. n. p.),
• ak bezúhonnosť ako požiadavku vyžaduje povaha práce, tzn. charakter práce má objektívne zdôvodňovať preukázanie bezúhonnosti, napr., keď zamestnanec bude pracovať s veľkou finančnou sumou, či s inými ceninami, alebo so skutočnosťami, ktoré predstavujú rôzne druhy tajomstiev – obchodné tajomstvo, utajované skutočnosti a pod.

Do okruhu otázok, ktoré zamestnávateľ nemôže klásť uchádzačom o zamestnanie na pracovných pohovoroch, patria aj otázky na členstvo v odboroch, vierovyznanie a politickú príslušnosť.

Zákonník práce v § 41 ods. 3 a 4 obmedzuje zmluvnú voľnosť zamestnávateľa pri uzavretí pracovnej zmluvy s mladistvým zamestnancom. V súlade s § 40 ods. 3 Zákonníka práce je mladistvým zamestnancom (čiže aj uchádzačom o zamestnanie) zamestnanec mladší ako 18 rokov. Vo vzťahu k mladistvým zamestnancom Zákonník práce v § 41 ods. 3 výslovne ustanovuje povinnosť podrobiť sa lekárskemu vyšetreniu ešte pred uzatvorením pracovnej zmluvy. Súčasťou osobného spisu v tomto prípade bude aj lekárske potvrdenie o vyšetrení. Zamestnávateľ má ďalej podľa § 41 ods. 4 Zákonníka práce povinnosť vyžiadať si na uzatvorenie pracovnej zmluvy vyjadrenie zákonných zástupcov mladistvého (ide buď o rodičov mladistvého alebo opatrovníka určeného rozhodnutím súdu). Cieľom takejto právnej úpravy je zabezpečenie ochrany zdravia mladistvého. V spise mladistvého zamestnanca sa bude nachádzať aj vyjadrenie zákonných zástupcov tohto zamestnanca.

Pri predzmluvných vzťahoch počas pracovných pohovorov dochádza aj k spracúvaniu osobných údajov uchádzačov o zamestnanie, a teda aj k aplikácii legislatívy o ochrane osobných údajov. Viacerých zamestnávateľov trápi otázka, či majú v tzv. predzmluvnom štádiu od uchádzačov o zamestnanie žiadať súhlas na spracúvanie osobných údajov. Súhlas nie je potrebný, keďže spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa Zákonníka práce – konkrétne v predzmluvných vzťahoch. Bez súhlasu však môže zamestnávateľ spracúvať osobné údaje uchádzačov o zamestnanie iba v prípade, ak títo uchádzači reflektujú na konkrétnu pracovnú ponuku (konkrétny inzerát). Uvedené sa netýka tých uchádzačov o zamestnanie, ktorí z vlastnej vôle zasielajú zamestnávateľom svoje životopisy s cieľom zaradenia do databázy uchádzačov pre prípad, že by sa v budúcnosti nejaká pozícia uvoľnila. V tomto prípade zamestnávateľ ako prevádzkovateľ spracúva osobné údaje na základe súhlasu uchádzača o zamestnanie.

Dokumenty v čase trvania pracovnoprávneho vzťahu

Pracovný pomer sa zakladá uzatvorením pracovnej zmluvy a vzniká dňom, ktorý bol dojednaný ako deň nástupu do zamestnania. V osobnom spise zamestnanca pracujúceho v pracovnom pomere sa bude nachádzať originál pracovnej zmluvy vrátane všetkých neskôr uzatvorených dodatkov k nej vrátane dohôd o zmene pracovných podmienok.

Predmetné platí aj v prípade osobného spisu zamestnanca – dohodára. To znamená, že v osobnom spise dohodára sa bude nachádzať buď dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o vykonaní práce alebo dohoda o brigádnickej práci študenta. V súlade s § 228 ods. 2 Zákonníka práce je súčasťou dohody o brigádnickej práci študenta aj potvrdenie štatútu žiaka strednej školy alebo štatútu študenta dennej formy vysokoškolského štúdia.

Okrem pracovnej zmluvy, či niektorej z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru sa spravidla v osobnom spise zamestnanca nachádzajú aj ďalšie doklady podľa Zákonníka práce, napr.:

• lekárske potvrdenie o tehotenstve zamestnankyne (§ 40 ods. 6),
• písomné oznámenie o skutočnosti, že zamestnankyňa dojčí (§ 40 ods. 7),
• rozhodnutie o invalidnom dôchodku, keďže zamestnancom so zdravotným postihnutím je na účely Zákonníka práce zamestnanec uznaný za invalidného podľa osobitného predpisu, ktorý svojmu zamestnávateľovi predložil rozhodnutie o invalidnom dôchodku (§ 40 ods. 7),
• dohoda o zaradení zamestnanca na delené pracovné miesto, ak má zamestnanec pracovať na takomto mieste (§ 49a ods. 3), prípadne výpoveď takejto dohody (§ 49a ods. 6),
• výzva na odstránenie nedostatkov, ak zamestnávateľ vyzval zamestnanca, ktorý si neuspokojivo plní pracovné úlohy [§ 63 ods. 1 písm. d) bod 4],
• súhlas zamestnávateľa, ktorý udelil zamestnancovi v súvislosti s výkonom inej zárobkovej činnosti, ktorá má k predmetu činnosti zamestnávateľa konkurenčný charakter (§ 83 ods. 1), prípadne odvolanie tohto súhlasu (§ 83 ods. 2),
• dokument, na základe ktorého skončil pracovný pomer so zamestnancom – napr. dohoda o skončení pracovného pomeru, výpoveď, okamžité skončenie pracovného pomeru, či oznámenie o skončení pracovného pomeru v skúšobnej dobe (§ 59),
• doklad o posúdení zdravotnej spôsobilosti na prácu v noci, ak ide o zamestnanca pracujúceho v noci (§ 98 ods. 3),
• oznámenie zamestnanca o predpokladanom dni nástupu na materskú dovolenku a rodičovskú dovolenku, predpokladanom dni ich prerušenia, skončenia a zmeny týkajúce sa nástupu, prerušenia a skončenia materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky (§ 166 ods. 3),
• dohody o zrážkach zo mzdy, ak sa vykonávajú (§ 131 ods. 3),
• rozhodnutie súdu alebo správneho orgánu o sumách postihnutých zrážkou na základe týchto rozhodnutí (§ 131 ods. 2),
• oznámenie o poskytnutí ochrany zamestnancovi [zákon č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon č. 54/2019 Z. z.“)],

a rôzne ďalšie dokumenty, ktorými zamestnávateľ alebo zamestnanec druhej strane oznamujú skutočnosti, ktoré majú alebo môžu mať vplyv na pracovnoprávny vzťah.

Niektorí zamestnávatelia do osobného spisu zamestnanca vkladajú aj dokumenty súvisiace s dochádzkou zamestnanca (evidenciu pracovného času zamestnanca) a dokladmi o prekážkach v práci (potvrdenie o návšteve lekára, o práceneschopnosti a pod.) a so služobnými cestami zamestnancov. Niektorí ju vedú osobitne. Dôvodom je efektivita pri spracúvaní miezd a to, aby zamestnanci, ktorí mzdy spracúvajú, nemali prístup k celému spisu. Zákonník práce ani legislatíva týkajúca sa ochrany osobných údajov neustanovujú, kde má zamestnávateľ evidenciu pracovného času zamestnanca viesť (ukladať).

Okrem uvedených dokumentov sa spravidla v osobnom spise zamestnanca nachádzajú aj rôzne fotokópie úradných dokladov, napr. fotokópia občianskeho preukazu zamestnanca, kartička poistenca či fotokópia kartičky od bankového účtu a pod. Zamestnávateľ nemôže bez uváženia kopírovať akékoľvek úradné dokumenty, ale výlučne tie, ktoré sú nevyhnutné v rámci uzatvoreného pracovnoprávneho vzťahu. Napr. v prípade kópie občianskeho preukazu dochádza aj k spracúvaniu fotografie zamestnanca, čo je nadbytočné. V praxi je pritom postačujúce, aby sa údaje z kopírovaných dokladov (napr. číslo bankového účtu) uviedli napr. v dotazníku zamestnanca alebo v čestnom vyhlásení zamestnanca, kde zamestnanec svojím podpisom potvrdí, že údaje v tomto dokumente sú aktuálne a pravdivé.

Súčasťou osobného spisu zamestnanca môžu byť aj dokumenty ako poučenie zamestnanca ako oprávnenej osoby, ktorá v rámci svojej pracovnej náplne spracúva osobné údaje.

Ak má zamestnanec v rámci výkonu práce, ktorú si dohodol so zamestnávateľom, spracúvať aj osobné údaje (napr. personalistka, účtovník, právnik), stáva sa tzv. oprávnenou osobou. Určite odporúčam, aby poučenie oprávnenej osoby, bolo založené v dokumentácii týkajúcej sa osobných údajov (napr. u zodpovednej osoby, ak ju má prevádzkovateľ povinnosť poveriť).

Zamestnávateľov často trápi otázka, či môžu zverejňovať niektoré údaje o zamestnancoch a ak áno, v akom rozsahu. Odpoveď na túto otázku dáva § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“), podľa ktorého je zamestnávateľ oprávnený poskytovať osobné údaje zamestnanca alebo zverejniť jeho osobné údaje v rozsahu:

• titul,
• meno,
• priezvisko,
• pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie,
• osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca,
• odborný útvar,
• miesto výkonu práce,
• telefónne číslo,
• faxové číslo,
• adresu elektronickej pošty na pracovisko a
• identifikačné údaje zamestná­vateľa,

ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností dotknutej osoby.

Na zverejnenie uvedených údajov nie je potrebný súhlas zamestnanca, keďže toto zverejnenie vyplýva zo zákona o ochrane osobných údajov.

Účely spracúvania osobných údajov zamestnancov

Počas pracovnoprávneho ­vzťahu spracúva zamestnávateľ osobné údaje zamestnancov za účelom splnenia povinností vyplývajúcich ­nielen zo Zákonníka práce, ale aj ďalších osobitných predpisov, napr.:

• plnenia povinností zamestnávateľa voči Sociálnej poisťovni (podľa zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v z. n. p., či zákona č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. a pod.),
• plnenia povinností zamestná­vateľa voči zdravotnej poisťovni [podľa zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov (v znení zákona č. 718/2004 Z. z.) v z. n. p.],
• plnenia povinností zamestnávateľa na úseku ­bezpečnosti a ochrany zdravia (podľa zákona č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. a zákona č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p.),
• plnenia daňových povinností zamestnávateľa (podľa zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p.),
• ohľadne kolektívnych pracovnoprávnych vzťahov (podľa zákona č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v z. n. p.),
• ohľadne mzdovej politiky zamestnávateľa (podľa Zákonníka práce),
• ochrany zamestnanca alebo vnú­torného systému preverovania oznámení (podľa zákona č. 54/2019 Z. z.) a pod.

V súlade so zásadou transparentnosti je prevádzkovateľ povinný informovať dotknuté osoby o spracúvaní osobných údajov, ktoré sa dot­knutej osoby týkajú. Právo na poskytnutie informácií o spracúvaní osobných údajov je, podľa legislatívy upravujúcej ochranu osobných údajov, aj povinnosťou prevádzkovateľa, ale v rámci tejto povinnosti nastali určité zmeny.

Právna úprava účinná do 24. 5. 2018 poznala výnimku, keď v prípade, že právnym základom spracúvania bol osobitný zákon, napríklad Zákonník práce, vo vzťahu k spracúvaniu osobných údajov zamestnancov, prevádzkovateľ podľa § 15 ods. 1 zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len „zákon č. 122/2013 Z. z.“) nebol povinný poskytnúť informácie dotknutej osobe (zamestnancovi), t. j. uplatňovala sa výnimka z informačnej povinnosti podľa § 15 ods. 3 zákona č. 122/2013 Z. z.

Táto výnimka sa po nástupe Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „GDPR“) a zákona o ochrane osobných údajov prestala uplatňovať, to znamená, že prevádzkovateľ je od 25. 5. 2018 povinný informovať všetky dotknuté osoby bez ohľadu na to, čo je právnym základom spracúvania ich osobných údajov. Je teda povinný informovať aj zamestnancov.

Zákon o ochrane osobných údajov ani GDPR neuvádzajú, ako si je prevádzkovateľ povinný plniť túto povinnosť. Je teda možné sa s ňou vysporiadať na základe podmienok a možností konkrétneho prevádzkovateľa, napr. prevádzkovateľ môže zamestnancom poskytnúť potrebné informácie v čase nástupu do práce, keď od neho osobné údaje získava. Odporúča sa, ak sú dané informácie „zavesené“ napr. na intranete, internete, môžu byť pripravené aj v papierovej podobe na personálnom oddelení, keďže nie každá dotknutá osoba má doma alebo v práci prístup na intranet či internet. Je tiež možné tieto informácie napr. uviesť v pracovnej zmluve. Výber z možností je na prevádzkovateľovi, pričom nie je vylúčené, aby si sám navrhol aj niekoľko spôsobov, ale minimálne jeden, ktorým si danú povinnosť splní.

Cieľom informovania je poskytnúť dotknutej osobe, teda zamestnancovi prevádzkovateľa, informácie o tom, aké jeho osobné údaje sa spracúvajú a akým spôsobom.

Podľa novej legislatívy si možno informačnú povinnosť splniť písomne alebo inými vhodnými prostriedkami (napr. elektronicky), dokonca aj ústne. Ak však nastane určitý spor, je na prevádzkovateľovi, ako preukáže splnenie informačnej povinnosti.

Ak sú informácie podané zamestnancovi ako súčasť pracovnej zmluvy, je toto „informovanie“ súčasťou osobného spisu zamestnanca. V prípade, že je informačná povinnosť splnená inou formou – napr. poskytnutím informácií na samostatnom tlačive, odporúčam ju založiť v dokumentácii týkajúcej sa osobných údajov (napr. u zodpovednej osoby, ak ju má prevádzkovateľ povinnosť poveriť).

Zdroj: časopis Účtovníctvo ROPO a obcí 10/2019