Evidencia pracovného času a evidencia výkonu práce pri dohodách

Evidencia pracovného času/vykonanej práce z hľadiska Zákonníka práce slúži:

• na zistenie, či bol dodržaný maximálny pracovný čas, minimálny odpočinok a pod. – toto platí hlavne pri dohode o pracovnej činnosti a dohode o brigádnickej práci študentov, pretože evidencia je detailnejšia ako evidencia vykonanej práce pri dohode o vykonaní práce (tu sa dá zistiť hlavne maximálny pracovný čas v konkrétny deň a zachovanie odpočinku v týždni),

• a ako podklad pre zúčtovanie odmeny zamestnanca.

Forma evidencie pracovného času a evidencie práce

Zákonník práce priamo nevymedzuje formu evidencie, t. j. či má byť písomná, elektronická, ale vzhľadom na preukázanie skutočností treba zvoliť jednu z týchto foriem. V prípade písomnej formy vedenia (papierovej formy) ide najmä o dochádzkovú knihu alebo o individuálny výkaz práce a v prípade elektronickej formy vedenia – napr. elektronická čipová vstupná karta – sa zaeviduje príchod/odchod z práce, prípadne si zamestnanec nahadzuje skutočnosti prostredníctvom počítača, resp. sám počítač zaznamená začiatok výkonu práce.

Zákonník práce odlišuje evidenciu pracovného času podľa § 99 ZP a § 224 ods. 2 ZP. Zákonník práce nevylučuje, že kým evidencia zamestnancov v pracovnom pomere sa bude robiť elektronicky, evidencia zamestnancov na dohodu sa bude robiť písomne (a to aj vzhľadom na miesto a spôsob vykonávania práce).

Evidencia zjednodušeným spôsobom – požiadavka na preukázateľnosť a prehľadnosť

Príklad:

Možno evidenciu pracovného času viesť takýmto spôsobom? Ide o vyznačenie symbolom.

Ak je ustanovenie odkedy − dokedy zamestnanec pracuje jednoznačné (napr. výslovný rozsah práce v konkrétny deň je dohodnutý v dohode), možno postupovať aj týmto spôsobom (prípadne v evidencii je uvedený čas od 8.00 h do 12.00 h a čiarka znamená, že bol v práci). Evidencia by mala obsahovať vysvetlivky k jednotlivým symbolom. Ak sa vyskytnú výnimky, tieto treba vyznačiť.

Evidencia pracovného času teda musí byť preukázateľná a prehľadná, musí byť teda nepochybné, čo záznam vyjadruje.

Zaokrúhľovanie pracovného času

Príklad:

Ak zamestnanec skončil výkon práce napr. o 14.04 h, aký je správny postup pri zaokrúhlení pracovného času? Má zamestnávateľ tento čas zaokrúhliť na 14.00 h alebo na 14.05 h?

Pracovný čas nemožno zaokrúhľovať (minúty, štvrťhodiny) ani smerom hore, ani smerom dole. Napríklad ak zamestnanec vykonáva prácu do 9.07 h, zamestnávateľ nemôže urobiť zaokrúhlenie pracovného času do 9.05 h, 9.00 h či 9.10 h, pokiaľ ide o sekundy. Možno sa domnievať, že evidencia pracovného času sa môže viesť v minútach, nie je povinnosť evidovať aj sekundy.

Oprava evidencie pracovného času

Príklad:

Zamestnanec sa pri evidovaní pracovného času pomýlil. Napríklad si v písomnej evidencii zaevidoval príchod o 7.29 h, no v skutočnosti prišiel o 8.29 h. Možno meniť evidenciu pracovného času?

Pokiaľ ide o chyby v evidencii, tieto možno opraviť (napr. s vedomím či súhlasom zamestnanca – tento sa však nevyžaduje, resp. priamo na jeho žiadosť). Dôležité v praxi je uviesť dôvod zmeny. Ak ide o písomnú evidenciu, napr. osoby sa zapisujú pod sebou, môže byť aj zo samotného dokladu zjavné, že ide o chybu. Základom pri evidencii pracovného času je znemožniť manipuláciu.

Čas evidencie – priebežný alebo následný?

Z hľadiska evidencie je dôležité zaoberať sa aj otázkou, či sa evidencia pracovného času vedie priebežne alebo sa môže urobiť aj dodatočne?

Príklad:

Zamestnávateľ u zamestnanca na dohodu o brigádnickej práci študentov dohodol pracovný čas v pondelok až piatok od 8.00 h do 12.00 h. Vzhľadom na to, že dĺžka pracovného času je ustanovená fixne, zamestnávateľ robí evidenciu pracovného času vždy za celý týždeň. Je to správny postup?

Zákonník práce neustanovuje pravidlo, či sa evidencia pracovného času má/môže robiť aj za určitý časový úsek. Z § 224 ods. 2 ZP skôr možno odvodiť, že evidencia má byť priebežná. Ak príde zamestnanec na pracovisko, má si zaevidovať svoj príchod (písomne, písomne s uvedením času, elektronicky – v závislosti od formy evidencie). Takýto postup nevylučuje následné spracovanie evidencie a jej schválenie vedúcim zamestnancom, zamestnávateľom. Na porovnanie napr. v SRN sa robí vyhotovovanie evidencie najneskôr do 7 dní.

Ak však zamestnanec na dohodu o pracovnej činnosti/brigádnickej práci študentov pracuje z domu, spravidla má za úlohu odovzdávať zamestnávateľovi výkaz práce, ktorý obsahuje aj evidenciu pracovného času. Takýto výkaz sa spravidla odovzdáva na mesačnej báze na konci mesiaca ako podklad pre zúčtovanie odmeny.

V prípade dohody o vykonaní práce sa neeviduje začiatok a koniec vykonávania práce, a teda z tohto hľadiska sa po vykonaní práce zaeviduje rozsah vykonanej práce v daný deň (napr. 4 hodiny).

Príklad:

Zamestnanci sú povinní evidovať si dochádzku písomne. Písomná evidencia sa následne prenáša do elektronickej formy kvôli spracovaniu odmien zamestnancov na dohody. Ktorá evidencia je rozhodujúca na posúdenie odpracovaného času?

V tomto prípade obe evidencie majú byť v zhode. Ak je medzi nimi rozpor, prednosť by mala mať písomná evidencia, ak zo skutočnosti nie je zrejmé, že táto evidencia je napr. nesprávna (napr. omyl v čase príchodu do práce).

Miesto vedenia evidencie pracovného času, vykonanej práce

Zákonník práce priamo neustanovuje miesto, kde sa má viesť evidencia pracovného času a evidencia vykonanej práce, či to má byť napr. vrátnica, výrobná hala a pod. V prípade dohôd sa evidencia spravidla vyhotovuje tam, kde zamestnanec vykonáva prácu. V praxi zamestnanci na dohodu zamestnávateľovi odovzdávajú výkaz práce, kde napíšu kedy a v ktoré dni vykonávali prácu, čo následne slúži aj ako podklad na spracovanie odmeny.

Obsah evidencie pracovného času a evidencie vykonanej práce

Zákonník práce v § 224 ods. 2 písm. e) ustanovuje spôsob vedenia evidencie. V zmysle § 224 ods. 2 ZP sa eviduje čistý pracovný čas zamestnanca.

V § 224 ods. 2 ZP nie je explicitná zmienka o evidencii ďalších skutočností: nočná práca (či išlo o nočnú prácu sa dá odvodiť z času vykonávania práce pri DoPČ/DoBPŠ), sviatok (dá sa odvodiť zo dňa vykonávania práce + z § 95 ZP), sobota a nedeľa (dá sa odvodiť zo dňa vykonávania práce a § 122a a § 122b ZP), prestávka v práci, odpočinok.

V prípade dohody o vykonaní práce zamestnanec eviduje len rozsah práce vykonanej v konkrétny deň. Na účely vyplatenia odmeny však má význam evidovať aj časový úsek vykonávania práce – aj zamestnancovi na dohodu o vykonaní práce patria zvýhodnenia (nočná práca, sviatok, sobota, nedeľa).

Evidencia prestávky v práci

Príklad:

Zamestnanec mal prestávku v práci naplánovanú v čase medzi 12.00 h a 12.30 h. Je zamestnávateľ povinný evidovať aj prestávku v práci?

Ustanovenie § 224 ods. 2 písm. e) ZP priamo zamestnávateľovi neustanovuje, že je povinný viesť evidenciu prestávky v práci. Prestávka v práci vyplýva zo skončenia úseku pracovného času a zo začiatku ďalšieho úseku pracovného času. Zamestnávateľ je vo všeobecnosti povinný preukázať, že zamestnancovi prestávku v práci poskytol. V prípade dohody o vykonaní práce sa eviduje rozsah vykonanej práce v jednotlivých dňoch, takže otázka evidencie prestávky v práci je bezpredmetná.

Evidencia doby odpočinku

Túto evidenciu Zákonník práce priamo nevyžaduje, lebo odpočinok vyplýva zo začiatku a z konca pracovného času. V prípade odpočinku je dôležité preukázať, že odpočinok je nepretržitý. V prípade dohody o vykonaní práce, ak zamestnávateľ vedie len evidenciu podľa § 224 ods. 2 ZP, z tejto evidencie je viditeľný odpočinok v rámci týždňa, odpočinok medzi úsekmi výkonu práce v jednotlivých dňoch z nej priamo viditeľný nie je.

Súčinnosť zamestnanca pri evidencii a zodpovednosť zamestnávateľa za evidenciu

Súčinnosť zamestnanca pri evidencii pracovného času je kľúčová (spravidla si eviduje príchod a odchod z práce) a zamestnávateľ, resp. vedúci zamestnanec ju kontroluje a schvaľuje (napr. má zodpovednosť v tejto oblasti).V pracovnom poriadku/smernici o evidencii pracovného času je spravidla uložená povinnosť zamestnanca zaevidovať si svoj pracovný čas (prípadne aj iné skutočnosti). V praxi sa pri dohodách určuje, že zamestnanec má odovzdať na mesačnej báze výkaz práce, ktorý tvorí aj podklad pre vyplatenie odmeny.

Za evidenciu pracovného času ako výsledok voči kontrolným orgánom je zodpovedný zamestnávateľ, a teda je vhodné nastaviť aj proces kontroly a schvaľovania tejto evidencie. Zodpovednosť nemožno v tomto ohľade previesť na zamestnanca (ten zodpovedá zamestnávateľovi len za škodu – zavinené porušenie svojich povinností).

Zamestnávateľ musí rozhodnúť aj o procese schvaľovania dochádzky (či sa bude schvaľovať, alebo nie) – vedúci zamestnanec preberá zodpovednosť aj za škodu, ktorá zamestnávateľovi vznikla takto schválenou dochádzkou, ale voči kontrolným orgánom zodpovedá zamestnávateľ.

Súhlas zamestnanca s evidenciou pracovného času

Príklad:

Zamestnanec nesúhlasil s údajmi uvedenými v evidencii pracovného času. Vyžaduje sa súhlas zamestnanca na schválenie evidencie pracovného času?

Zákonník práce nevyžaduje súhlas zamestnanca. Zamestnanec sa môže brániť, ak ním zaevidovaný pracovný čas a zamestnávateľom deklarovaný pracovný čas (napr. na účely vyplatenia odmeny) nie sú vo vzájomnom súlade. Zákonník práce zamestnancovi priamo nepriznáva právo, aby schvaľoval svoju evidenciu pracovného času (napr. podpisom), má však právo na nahliadnutie do dokladov, na základe ktorých mu bola odmena vypočítaná (§ 130 ods. 5 ZP – ten sa podľa § 223 ods. 2 ZP vzťahuje na dohody).

Evidencia príchodu zamestnanca do objektu zamestnávateľa

Zamestnávateľ môže sledovať aj príchod na pracovisko/do areálu zamestnávateľa (ktorý sa automaticky nezhoduje so začatím vykonávania práce), napr. na účely kontroly pohybu osôb v objekte zamestnávateľa, a určovať maximálnu dobu, po ktorú sa zamestnanec môže zdržiavať po skončení práce v objekte zamestnávateľa – smernica/vnútorný predpis sa môže vzťahovať aj na zamestnanca na dohodu. V tejto súvislosti je však potrebné rozlišovať prítomnosť zamestnanca v objekte a pracovný čas.

Zdroj: publikácia Dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru