Evidencia pracovného času a evidencia dochádzky

Evidencia pracovného času z hľadiska Zákonníka práce slúži:

1. na zistenie, či bol dodržaný maximálny pracovný čas, minimálny odpočinok a pod.,
2. ako podklad pre zúčtovanie mzdy zamestnanca.

 

Okruh zamestnancov, pri ktorých sa eviduje pracovný čas

Zákonník práce neupravuje výnimky, a teda sa eviduje pracovný čas u všetkých zamestnancov, a to vrátane domáckej práce vrátane vedúcich zamestnancov a zamestnancov na pracovnej ceste.

 

Forma evidencie

Zákonník práce priamo nevymedzuje formu evidencie pracovného času, t. j. či má byť písomná, elektronická, ale vzhľadom na preukázanie skutočností treba zvoliť jednu z týchto foriem. V prípade písomnej formy vedenia (papierovej formy) ide najmä o dochádzkovú knihu a v prípade elektronickej formy vedenia – napr. elektronická čipová vstupná karta – sa zaeviduje príchod/odchod z práce, prípadne si zamestnanec nahadzuje skutočnosti prostredníctvom počítača, resp. sám počítač zaznamená začiatok výkonu práce. V praxi sú problematické požiadavky zamestnávateľov, aby sa pri vstupe na pracovisko zamestnanci napríklad zaevidovali odtlačkom prsta alebo postup zamestnávateľov, že súbežne so snímaním dochádzky je snímaná aj tvár zamestnanca, aby sa zamedzilo zneužitiu.

 

Evidencia pracovného času zjednodušeným spôsobom – požiadavka na preukázateľnosť a prehľadnosť

Príklad:

U zamestnávateľa je vo vnútorných predpisoch ustanovené, že pracovný čas je od 8.00 h do 16.30 h s prestávkou v práci od 12.00 h do 12.30 h. Je možné evidenciu pracovného času viesť nasledovne?

PO	UT	ST	STV	PI	SO	NE
∕	∕	∕	∕	∕	−	−

Ide o vyznačenie symbolom. V princípe, ak je ustanovenie pracovných zmien jednoznačné, možno postupovať aj týmto spôsobom. Evidencia pracovného času by mala obsahovať vysvetlivky k jednotlivým symbolom. Ak sa vyskytnú výnimky, tieto treba vyznačiť.

V tejto súvislosti sa NS ČR 21 Cdo 1916/2004 vyslovil, že evidencia pracovného času musí byť „průkazná“.

Evidencia pracovného času teda musí byť:

1. preukázateľná,
2. prehľadná, musí byť teda nepochybné, čo záznam vyjadruje.

Príklad:

Zamestnanci mali zamestnávateľa prostredníctvom mobilného telefónu informovať o tom, že sa nachádzajú na mieste výkonu práce (o začiatku a skončení výkonu práce). Možno tento spôsob považovať za evidenciu pracovného času a je vôbec zamestnávateľ oprávnený od zamestnancov takúto telefonickú informáciu požadovať?

NS ČR 21 Cdo 1916/2004 – vedenie evidencie pracovného času je povinnosťou zamestnávateľa a nie zamestnanca. K splneniu tejto povinnosti je často nevyhnutná súčinnosť zo strany zamestnanca, prostredníctvom ktorého zamestnávateľ získava podklady na evidenciu pracovného času.

Zamestnávateľ teda môže požadovať od zamestnancov, aby mu takúto súčinnosť poskytli, a to prípadne aj formou telefonického nahlásenia. Náklady, ktoré by zamestnancovi vznikli (hovory), je zamestnávateľ povinný uhradiť.

 

Evidencia pracovného času na pracovnej ceste a mimo pracoviska

Príklad:

Zamestnanec je na pracovnej ceste. Na tieto účely je ustanovená pracovná zmena fixne od 8.00 h do 16.30 h. Zamestnanec pracoval do 17.30 h. Ako postupovať z hľadiska evidencie pracovného času?

Zamestnávateľ by mal určiť, akým spôsobom sa bude evidovať pracovný čas. Ustanovenie § 89 ZP upravuje vplyv určenej pracovnej cesty na pružný pracovný čas, ktorý sa mení na fixný. Pri fixnom pracovnom čase zamestná­vateľ môže určiť osobitne začiatok a koniec pracovných zmien (ak sú na to objektívne dôvody).

Základom pre evidenciu pracovného času tu bude cestovný príkaz. Z neho sa do evidencie (ak je elektronická, alebo sa vedie osobitne písomne) má preniesť údaj o práci od 16.30 h do 17.30 h, t. j. práca nadčas. O prácu nadčas pôjde len vtedy, ak ju zamestnanec mal prikázanú alebo dohodnutú, alebo ak s ňou zamestnávateľ súhlasil aj dodatočne.

Eviduje sa pracovný čas, nadčas, neeviduje sa čas mimo tento čas, čo je už otázka cestovných náhrad a cestovného príkazu.

Neprideľovanie práce počas pracovnej cesty – jazda autom: de facto je to prekážka v práci – v praxi sa to nerozlišuje.

Prestávka v práci na pracovnej ceste: predpokladá sa, že zamestnanec ju čerpal.

 

Evidencia pracovného času pri domáckej práci a telepráci

Domácka práca a telepráca, ale ani práca z domu nie je vyňatá z plnenia povinností podľa § 99 ZP. Pri tejto práci musí byť zamestnancovi uložená povinnosť evidovať si svoj pracovný čas (písomne a odovzdať to zamestnávateľovi) alebo elektronicky (napr. cez informačný systém zamestnávateľa) a zamestnávateľ by mal (vo vlastnom záujme) informovať domáckeho zamestnanca, že rozsah pracovného času v týždni je 40 hodín, a teda na prácu nad tento rozsah sa nebude prihliadať. (Pozn.: Výnimka v prípade dohody o práci nadčas.)

 

Evidencia pracovného času pri pružnom pracovnom čase – prebytok hodín

Príklad:

U zamestnávateľa je zavedené pružné pracovné obdobie v trvaní jeden mesiac. Na konci mesiaca je zamestnancovi vykázaný prebytok 3 hodiny. Pracovný čas bol evidovaný priebežne cez elektronický systém. Ide o porušenie zákona – prekročenie fondu pracovného času/priemerného týždenného pracovného času?

Pri pružnom pracovnom čase si zamestnanec sám volí začiatok a koniec pracovného času. Z hľadiska § 99 ZP sa musí evidovať všetok pracovný čas. Ak však zamestnancovi vznikne prebytok hodín, nejde automaticky o prácu nadčas – na prebytok sa neprihliada s výnimkou, ak by zamestnanec mal nariadenú alebo dohodnutú prácu nadčas. (Pozn.: Práca nadčas môže vyplývať aj z rozsahu práce.)

 

Zaokrúhľovanie pracovného času

Príklad:

Ak zamestnanec skončil výkon práce napr. o 14.04 h, zamestnávateľ tento čas zaokrúhlil na 14.00 h alebo 14.05 h. Postupoval správne?

Pracovný čas nemožno zaokrúhľovať (minúty, štvrťhodiny) ani smerom hore, ani smerom dole. Napr. zamestnanec vykonáva prácu do 9.07 h – zamestnávateľ nemôže urobiť zaokrúhlenie pracovného času na 9.05 h, 9.00 h či 9.10 h, pokiaľ ide o sekundy. Možno sa domnievať, že evidencia pracovného času sa môže viesť v minútach, nie je povinnosť evidovať aj sekundy.

 

Oprava evidencie pracovného času

Príklad:

Zamestnanec sa pri evidovaní pracovného času pomýlil. Napr. si v písomnej evidencii zaevidoval príchod o 7.29 h a v skutočnosti prišiel 8.29 h alebo v elektronickej evidencii si zaevidoval odchod z pracoviska namiesto prekážky v práci na vyšetrenie. Možno meniť evidenciu pracovného času?

Pokiaľ ide o chyby v evidencii, tieto možno opraviť (napr. s vedomím či súhlasom zamestnanca – tento sa však nevyžaduje, resp. priamo na jeho žiadosť). Dôležité v praxi je uviesť dôvod zmeny. Ak ide o písomnú evidenciu, napr. osoby sa zapisujú pod sebou, môže byť aj zo samotného dokladu zjavné, že ide o chybu. Základom pri evidencii pracovného času je znemožniť manipuláciu.

 

Čas evidencie – priebežný alebo následný

Z hľadiska evidencie pracovného času je dôležité zaoberať sa aj otázkou, či sa evidencia pracovného času vedie priebežne alebo sa môže urobiť aj dodatočne.

Príklad:

Zamestnávateľ ustanovil pracovný čas od 8.00 h do 16.00 h. Vzhľadom na to, že dĺžka pracovnej zmeny je ustanovená fixne, zamestnávateľ robí evidenciu pracovného času vždy za celý týždeň. Je to správny postup?

Zákonník práce neustanovuje pravidlo, či sa evidencia pracovného času má/môže robiť aj za určitý časový úsek. Z § 99 ZP skôr možno odvodiť, že evidencia má byť priebežná. Ak príde zamestnanec na pracovisko, má si zaevidovať svoj príchod (písomne, písomne s uvedením času, elektronicky – v závislosti od formy evidencie, ale aj od toho, či pracuje fixný alebo pružný pracovný čas). Takýto postup nevylučuje následné spracovanie evidencie a jej schválenie vedúcim zamestnancom, zamestnávateľom. Na porovnanie napr. v SRN sa robí vyhotovovanie evidencie najneskôr do 7 dní.

Niektoré skutočnosti môžu byť vyznačené aj dodatočne, a to bez zbytočného odkladu (napr. zamestnanec neodíde z pracoviska, ale vykoná prácu nadčas a až po nej eviduje odchod z pracoviska – v evidencii je to potrebné rozlíšiť). Pozri aj ďalej v texte.

Príklad:

Zamestnanci sú povinní evidovať si dochádzku písomne. Písomná evidencia sa následne prenáša do elektronickej formy kvôli spracovaniu miezd. Ktorá evidencia je rozhodujúca na posúdenie odpracovaného času?

V tomto prípade obe evidencie majú byť v zhode. Ak je medzi nimi rozpor, prednosť by mala mať písomná evidencia, ak zo skutočnosti nie je zrejmé, že táto evidencia je napr. nesprávna (napr. omyl v čase príchodu do práce).

 

Miesto vedenia evidencie pracovného času

Zákonník práce priamo neustanovuje miesto, kde sa má viesť evidencia pracovného času, či to má byť napr. vrátnica, výrobná hala a pod. Výnimka: dočasné pridelenie (§ 99 ods. 2 ZP) − v mieste výkonu práce (počas dočasného pridelenia) (pozri § 58 ZP). Technické zabezpečenie, napr. kde sa evidencia umiestni, či možno použiť napr. elektronický systém užívateľského zamestnávateľa, je už na dohode zamestnávateľa/ADZ a užívateľského zamestnávateľa. Pre inšpiráciu možno poukázať na rozhodnutie NSS ČR (2 Ads 173/2004) – „V prípade agentúry zamestnávania nie je na užívateľa prenesená povinnosť zamestnávateľa evidovať pracovný čas zamestnanca.“

 

Obsah evidencie pracovného času

Zákonník práce ustanovuje evidenciu nasledujúcich skutočností, ako aj spôsob ich evidencie:

• pracovný čas (§ 85 ZP a nasl.) − eviduje sa začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu v rámci rozvrhovaného pracovného času (napr. od 8.00 h do 12.00 h, od 12.30 h do 16.00 h),
• práca nadčas (§ 97 ZP) − samostatne sa zaeviduje začiatok a koniec časového úseku vykonávania práce nadčas, aby sa odlíšila od pracovného času, ktorý je rozvrhovaný,
• nočná práca (§ 98 ZP) − samostatne sa eviduje, že časový úsek, okrem toho, že sa zaeviduje ako pracovný čas, je aj nočnou prácou – eviduje sa začiatok a koniec nočnej práce; nočná práca sa vykonáva v čase medzi 22.00 h a 6.00 h,
• aktívna časť pracovnej pohotovosti (§ 96 ods. 6 ZP) − samostatne sa zaeviduje aktívna časť pracovnej pohotovosti (začiatok a koniec), aby sa odlíšila od pracovného času, ktorý je rozvrhovaný/práce nadčas (je aj prácou nadčas),
• neaktívna časť pracovnej pohotovosti zamestnanca (§ 96 ods. 2 a 4 ZP) − samostatne sa zaeviduje neaktívna časť pracovnej pohotovosti (jej začiatok a koniec) (§ 96 ods. 2 ZP – je aj pracovným časom a ods. 4 je aj dobou odpočinku).

V zmysle § 99 ZP sa eviduje čistý pracovný čas zamestnanca. V § 99 ZP nie je explicitná zmienka o evidencii ďalších skutočností: sviatok (vyplýva z právneho predpisu a § 95 ZP), sobota a nedeľa (vyplýva z kalendára a § 95 ZP), druh zmeny (otázka pre zamestnávateľov, ktorí poskytujú mzdové zvýhodnenia), prestávka v práci, odpočinok, dovolenka, prekážka v práci, prehlbovanie kvalifikácie, zvyšovanie kvalifikácie a pod.

 

Evidencia prestávky v práci

Príklad:

Zamestnanec mal prestávku v práci naplánovanú v čase medzi 12.00 h – 12.30 h. Je zamestnávateľ povinný evidovať aj prestávku v práci?

Ustanovenie § 99 ZP priamo zamestnávateľovi neustanovuje, že je povinný viesť evidenciu prestávky v práci. Prestávka v práci vyplýva zo skončenia úseku pracovného času a zo začiatku ďalšieho úseku pracovného času. Zamestnávateľ je vo všeobecnosti povinný preukázať, že zamestnancovi prestávku v práci poskytol.

Príklad:

Evidenčný systém zamestnávateľa po skončení pracovného dňa zamestnancovi odpočíta 30 minút na prestávku v práci. Je uvedený postup správny?

Zamestnávateľ je povinný evidovať skutočné skončenie úseku vykonávania práce a skutočný začiatok úseku vykonávania práce. Tento postup (automatické odpočítanie) je problematický aj z hľadiska ­zodpovednosti za ­škodu (napr. cesta do stravovacieho zariadenia a späť a stravovanie sa nepovažujú za plnenie úloh z hľadiska § 220 ZP – a teda nie je daná zodpovednosť za škodu zamestnávateľa podľa Zákonníka práce). Ak teda zamestnanec je oprávnený stravovať sa na pracovisku, napr. v kancelárii, v kuchynke alebo v závodnej jedálni, treba sa zaoberať aj otázkou, kedy ide o prestávku v práci a kedy a v akom rozsahu bude poskytnutá. Zamestnávateľ musí preukázať, že poskytol zamestnancovi prestávku v práci najmenej v rozsahu 30 minút.

 

Evidencia bezpečnostnej prestávky

Zákonník práce priamo nevyžaduje vedenie uvedenej evidencie, ale je dôležité bezpečnostnú prestávku zaevidovať. V evidencii môže byť dôležité odlíšiť úseky, ktoré sú síce pracovným časom, ale práca sa v nich nevykonáva, napr. čas osobnej očisty po skončení práce, ak sa započíta do pracovného času (§ 90 ods. 10 ZP).

 

Evidencia doby odpočinku

Túto evidenciu Zákonník práce priamo nevyžaduje, lebo vyplýva zo začiatku a z konca pracovného času. V prípade odpočinku je dôležité preukázať, že odpočinok je nepretržitý.

 

Evidencia práce nadčas

Vyznačenie práce nadčas v podstate možno urobiť dodatočne. Napríklad zamestnancovi bola určená pracovná zmena od 6.00 h do 14.00 h, ale z dôvodu práce nadčas sa v práci zdržal do 16.00 h. Práca nadčas, keďže zamestnanec o 14.00 h neopustil pracovisko (a v mnohých prípadoch ani nemohol), nebude zaevidovaná hneď o 14.00 h, ale pri skončení výkonu práce, o 16.00 h sa musí čas od 14.00 h do 16.00 h odlíšiť ako práca nadčas.

Z hľadiska evidencie pracovného času nie je potrebné vyznačiť, či ide o nariadenú alebo dohodnutú prácu nadčas.

 

Praktické otázky:

a) práca nadčas a náhradné voľno

Zákonník práce: § 97 ods. 8 – ide o prácu nadčas, ale hodiny sa nezapočítavajú do počtu hodín najviac prípustnej práce nadčas.

Príklad:

Dňa 19. júna 2020 zamestnanec vykonával prácu nadčas 2 hodiny od 16.30 h do 18.30 h. Náhradné voľno za ňu si vyberie 23. júna 2020 od 14.30 h do 16.30 h. Ako zaevidovať tento čas?

Možnosť č. 1:

Práca nadčas

Podľa § 99 ZP – povinnosť zaevidovať začiatok a koniec časového úseku práce nadčas. V evidencii sa pri práci od 16.30 h do 18.30 h uvedie práca nadčas.

Náhradné voľno

Zákonník práce nevyžaduje evidovať náhradné voľno – na účely kontroly dodržania prípustného rozsahu práce nadčas v evidencii pracovného času by sa mal uviesť čas od 14.30 h do 16.30 h ako náhradné voľno (pracovná zmena je na tento čas určená, ale výkon práce už skončil).

Možnosť č. 2:

Zaevidovať prácu nadčas s poznámkou, že sa poskytne náhradné voľno (preukázateľnosť napr. cez skrátenie pracovného času).

b) zohľadnenie práce nadčas v mzde zamestnanca

Príklad:

Dňa 19. júna 2020 zamestnanec vykonával prácu nadčas 2 hodiny od 16.30 h do 18.30 h. Podľa § 121 ods. 2 ZP má mzdu za prácu nadčas zohľadnenú v mzde.

Bez ohľadu na hodnotenie z hľadiska mzdy za prácu nadčas vrátane mzdového zvýhodnenia podľa § 121 ods. 2 ZP sa práca nadčas podľa § 99 ZP musí zaevidovať.

c) zamestnanec dobrovoľne zotrval v práci

Nejde o prácu nadčas, neeviduje sa. V praxi, samozrejme, môže nastať pre zamestnávateľa problém (osobitne pri pružnom pracovnom čase pri vedení evidencie zamestnancom), že z evidencie vyplýva vyšší rozsah pracovného času, ako je zákonom prípustný. V tomto prípade musí zamestnávateľ preukázať, že zamestnancovi určil len prácu v rozsahu zákonného maxima, napr. určil mu odpracovanie prevádzkového času 160 hodín (20 dní x 8 hodín).

 

Evidencia nočnej zmeny

Príklad:

Zamestnanec vykonával prácu v nočnej zmene z 22. júna na 23. júna od 22.00 h do 6.00 h. Ku ktorému dňu ju evidovať? Ku dňu jej začiatku alebo k obom dňom?

1. Zákonník práce vychádza z pojmu pracovný deň, čo je pracovná zmena, a to bez ohľadu na kalendárne dni. Z tohto hľadiska je to jedno. Podľa § 95 ZP určí, do ktorého dňa spadá pracovná zmena z hľadiska rozvrhu na účely posúdenia fondu pracovného času.
2. Iná otázka vzniká, ak nočná zmena spadá do dvoch mesiacov napr. z 31. októbra na 1. november, a to otázka nielen ohľadom fondu pracovného času, ale aj ohľadom mzdy za konkrétny mesiac.

Možnosti riešenia:

a) posúdenie práce do 24.00 h,

b) alebo celá mzda spadne do mesiaca, v ktorom začala pracovná zmena,

c) ak by nočná zmena spadala do ďalšieho dňa, je to mzda už za ďalší mesiac.

 

Súbeh skutočností v evidencii pracovného času

V evidencii pracovného času sa sleduje aj:

1. pracovná pohotovosť a nadčas

• výkon práce počas pracovnej pohotovosti je nadčas s prípadnou poznámkou aktívna časť pracovnej pohotovosti,

2. nočná práca a práca nadčas

• zaevidovanie oboch skutočností.

 

Súčinnosť zamestnanca pri evidencii a zodpovednosť zamestnávateľa za evidenciu

Súčinnosť zamestnanca pri evidencii pracovného času je kľúčová – spravidla si eviduje príchod a odchod z práce, a zamestnávateľ, resp. vedúci zamestnanec ju kontroluje a schvaľuje (napr. má zodpovednosť v tejto oblasti). V pracovnom poriadku/smernici o evidencii pracovného času je spravidla uložená povinnosť zamestnanca zaevidovať si svoj pracovný čas (prípadne aj iné skutočnosti, napr. zaevidovať si správnu prekážku v práci pri odchode z pracoviska).

Za evidenciu pracovného času ako výsledok voči kontrolným orgánom je zodpovedný zamestnávateľ, a teda je vhodné nastaviť aj proces kontroly a schvaľovania tejto evidencie. Zodpovednosť nemožno v tomto ohľade previesť na zamestnanca (ten zodpovedá zamestnávateľovi len za škodu – zavinené porušenie svojich povinností).

Zamestnávateľ musí rozhodnúť aj o procese schvaľovania dochádzky (či sa bude schvaľovať, alebo nie) – vedúci zamestnanec preberá zodpovednosť aj za škodu, ktorá zamestnávateľovi vznikla takto schválenou dochádzkou, ale voči kontrolným orgánom zodpovedá zamestnávateľ.

 

Súhlas zamestnanca s evidenciou pracovného času

Príklad:

Zamestnanec nesúhlasil s údajmi uvedenými v evidencii pracovného času. Vyžaduje sa súhlas zamestnanca na schválenie evidencie pracovného času?

Zákonník práce nevyžaduje súhlas zamestnanca. Zamestnanec sa môže brániť, ak ním zaevidovaný pracovný čas a zamestnávateľom deklarovaný pracovný čas (napr. na účely vyplatenia mzdy) nie sú vo vzájomnom súlade. Zákonník práce zamestnancovi priamo nepriznáva právo, aby schvaľoval svoju evidenciu pracovného času (napr. podpisom), má však právo nahliadania do osobného spisu (§ 75 ods. 1 ZP) a právo na nahliadnutie do dokladov, na základe ktorých mu bola mzda vypočítaná (§ 130 ods. 5 ZP).

 

Evidencia dochádzky zamestnanca

V praxi zamestnávatelia pre svoje účely vedú aj evidenciu dochádzky, napr.  deň/čas, keď zamestnanec pracoval, keď mal dovolenku, čerpal náhradné voľno, prekážku v práci (vyšetrenie, pohreb, dočasná pracovná neschopnosť atď.), keď mal neospravedlnenú prekážku v práci a pod., teda skutočnosti, ktoré vyplývajú z iných ustanovení Zákonníka práce. Jej rozsah býva odvodzovaný z potrieb zamestnávateľa a povinností podľa iných ustanovení Zákonníka práce alebo iných predpisov (napr. údaje pre potvrdenie o zamestnaní – § 75 ZP, doklad o vyúčtovaní mzdy – § 130 ods. 5 ZP).

 

Evidencia príchodu zamestnanca do objektu zamestnávateľa

Zamestnávateľ môže sledovať aj príchod na pracovisko/do areálu zamestnávateľa (ktorý sa automaticky nezhoduje so začatím vykonávania práce), napr. na účely kontroly pohybu osôb v objekte zamestnávateľa, a určovať maximálnu dobu, dokedy sa zamestnanec môže zdržiavať po skončení práce v objekte zamestnávateľa. V tejto súvislosti je však potrebné rozlišovať prítomnosť zamestnanca v objekte a pracovný čas.

Technicky to možno riešiť, ak sa evidencia nachádza na vrátnici, aj pripočítaním času napr. + 5 minút na prechod (v závislosti od vzdialenosti na pracovisko) – o tejto skutočnosti zamestnanec musí mať vedomosť.