Stravovanie zamestnancov v čase koronavírusu

Nielen Slovensko, ale celý svet čelí hrozbe zvanej koronavírus COVID-19. Šírenie tohto ochorenia má vplyvy aj na pracovnoprávne vzťahy. Veľa zamestnávateľov, najmä z oblasti administratívy, umožnilo väčšine svojich zamestnancov pracovať z domu, formou tzv. home office. Zamestnávateľ má však povinnosť zabezpečovať stravovanie svojim zamestnancom aj keď pracujú formou home office-u.

Tento článok pojednáva o povinnostiach zamestnávateľa súvisiacich so zabezpečovaním stravovania zamestnancov v čase koronavírusu a o tom, ako sa dá bezpečne táto povinnosť splniť zo strany zamestnávateľa.

Povinný a oprávnený subjekt

Zamestnávateľ vystupuje ako subjekt, ktorý je povinný svojim zamestnancom zabezpečovať stravovanie. Zamestnávateľom sa rozumie fyzická alebo právnická osoba, ak zamestnáva aspoň jednu fyzickú osobu v pracovnoprávnom vzťahu.

Oprávneným subjektom je zamestnanec, ktorý pre zamestnávateľa vykonáva prácu v pracovnom pomere (aj v kratšom pracovnom pomere), ak je jeho pracovná zmena dlhšia ako štyri hodiny.

Stravovanie podľa Zákonníka práce

V súlade s § 152 ods. 1 Zákonníka práce je zamestnávateľ povinný zabezpečiť stravovanie zamestnancom vo všetkých zmenách. Túto povinnosť nemá voči:

• zamestnancom vyslaným na pracovnú cestu (neplatí, ak ide o zamestnanca, ktorý na pracovisku odpracoval viac ako štyri hodiny),
• zamestnancom pri výkone práce vo verejnom záujme v zahraničí.

Z § 152 ods. 3 Zákonníka práce vyplýva pre zamestnávateľa nielen povinnosť zabezpečovať stravovanie pre svojich zamestnancov, ale aj povinnosť prispievať na jedlo.

Stravovanie môže zamestnávateľ zabezpečiť rôznymi spôsobmi, a to:

• poskytovaním jedla vo vlastnom stravovacom zariadení,
• poskytovaním jedla v stravovacom zariadení iného zamestnávateľa alebo
• prostredníctvom právnickej alebo fyzickej osoby, ktorá má oprávnenie sprostredkovať stravovacie služby, ak ich sprostredkuje u právnickej alebo fyzickej osoby, ktorá má oprávnenie poskytovať stravovacie služby – napr. formou poskytovania stravných lístkov (tzv. gastrolístky) alebo formou stravovacích kariet (tzv. gastrokarty).

Zamestnávateľ v zmysle § 152 ods. 3 Zákonníka práce prispieva na stravu v sume najmenej 55 % ceny jedla, najviac však na každé jedlo do sumy 55 % stravného poskytovaného pri pracovnej ceste v trvaní 5 až 12 hodín podľa zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v z. n. p. (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“).

Nárok na poskytnutie stravy vzniká tomu zamestnancovi, ktorý vykonáva prácu viac ako 4 hodiny. Zákonník práce v § 152 ods. 2 fakultatívne umožňuje zamestnávateľovi poskytnúť zamestnancovi ďalšie teplé hlavné jedlo, ak pracovná zmena zamestnanca trvá viac ako 11 hodín.

Stravovacie poukážky a stravovacie karty

Jednou z najčastejších foriem, ktorú zamestnávatelia využívajú ako formu zabezpečenia stravovania svojim zamestnancom, je práve poskytovanie stravných lístkov. Táto forma zabezpečenia stravovania má mnohé výhody, a to nielen pre zamestnávateľa, ale aj pre zamestnancov.

Výhody pre zamestnávateľa:

• 55 % z hodnoty stravovacej poukážky najviac do výšky stravného poskytovaného pri pracovnej ceste v trvaní 5 až 12 hodín je pre zamestnávateľa daňovo uznateľným nákladom v súlade so zákonom č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p.,
• stravovanie formou stravných lístkov najlepšie napĺňa nielen očakávania, ale aj potreby zamestnancov, a tým prispieva k zvyšovaniu ich životnej úrovne a pracovnej motivácie,
• zabezpečenie stravovania formou stravovacích poukážok predstavuje úsporu nákladov na prevádzku závodnej kuchyne,
• časovo a administratívne menej náročné ako prevádzka závodnej kuchyne.

Výhody pre zamestnancov:

• zamestnanec si môže vybrať, kde strávi prestávku na odpočinok a jedenie z viacerých možností (stravovacích zariadení). Stravovacia poukážka mu umožňuje príjemne a hlavne podľa jeho výberu stráviť obed;
• v prípade, že zamestnanec svoju prestávku určenú na odpočinok a jedenie chce stráviť iba odpočinkom a nie konzumáciou obedu, „ušetrený“ stravný lístok môže využiť na nákup potravín alebo pri inej príležitosti.

V čase obáv z koronavírusu je však ťažšie zabezpečiť odovzdanie stravných lístkov zamestnancom, ak pracujú formou home office. Navyše teraz nie je zrejmé ani to, ako dlho potrvajú opatrenia, a je možné, že tento problém sa bude opakovať napr. dva, tri mesiace, možno aj dlhšie.

Mnohé spoločnosti, ktoré sprostredkúvajú predaj gastrolístkov a gastrokariet, ponúkajú zamestnávateľom v tejto dobe práve prechod z gastrolístkov na gastrokarty. Tieto spoločnosti zabezpečujú aj distribúciu týchto kariet priamo zamestnancom – cez svojich kuriérov. Tak zamestnanci neopúšťajú svoje domovy a zamestnávateľovi odpadajú starosti, ako si splniť svoju povinnosť ohľadne zabezpečenia stravovania pre zamestnancov. V ďalších mesiacoch dáva zamestnávateľ takejto spoločnosti iba pokyn, na akú sumu „dobiť“ kredit tomu ktorému zamestnancovi. Tak však dochádza zo strany tejto spoločnosti k spracúvaniu osobných údajov zamestnancov a spoločnosť je v rámci ustanovení Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27.4.2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „nariadenie GDPR“) považovaná za tzv. sprostredkovateľa.

Spoločnosť sprostredkúvajúca predaj gastrolístkov a gastrokariet a GDPR

Nariadenie GDPR v čl. 4 ods. 8 za sprostredkovateľa považuje „fyzickú alebo právnickú osobu, orgán verejnej moci, agentúru alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa“.

Zamestnávateľ ako prevádzkovateľ môže časť spracúvania osobných údajov alebo i spracúvanie celého informačného systému (v ktorom sa spracúvajú osobné údaje za určitým účelom) prenechať sprostredkovateľovi. V prípade sprostredkovateľa ide o osobu, ktorá je odlišná od prevádzkovateľa a jeho zamestnancov a má svoju právnu subjektivitu. Ak prevádzkovateľ „poverí“ vykonávaním spracovateľských operácií s osobnými údajmi sprostredkovateľa, ten vykonáva úkony spracovateľské úkony smerujúce na dosiahnutie účelu spracúvania v mene prevádzkovateľa.

V tomto prípade zamestnávateľ poveruje spoločnosť sprostredkúvajúcu predaj gastrolístkov a gastrokariet zabezpečovaním stravovania a to tak, že táto spoločnosť vydá na meno zamestnanca gastrokartu, ktorú bude podľa pokynov zamestnávateľa dobíjať určitou sumou. Zamestnanec si môže čerpanie prostriedkov na karte sledovať v aplikácii, podobne ako si napr. sleduje čerpanie financií zo svojho bankového účtu.

Sprostredkovateľ na rozdiel od prevádzkovateľa si nemôže sám určovať účel a podmienky spracúvania osobných údajov, tie mu určí prevádzkovateľ v písomnej zmluve, a to pred začatím spracúvania osobných údajov alebo najneskôr v deň začatia spracúvania osobných údajov.

Sprostredkovateľ môže spracúvať osobné údaje len v rozsahu, spôsobom a za podmienok dohodnutých s prevádzkovateľom.

Ide v zásade o subjekt, ktorý spracúva osobné údaje dotknutých osôb v mene prevádzkovateľa na základe právneho vzťahu – zmluvy. Je to sekundárny zodpovednostný subjekt, ktorý znáša mieru zodpovednosti v zmysle ustanovení nariadenia a kontraktuálnu (zmluvnú) zodpovednosť voči prevádzkovateľovi.

Na účely uzatvorenia zmluvy a poverenia sprostredkovateľa spracúvaním osobných údajov sa súhlas dotknutej osoby (zamestnanca) nevyžaduje.

Poverenie sprostredkovateľa sa vykonáva najmä na základe zmluvy. Táto zmluva býva v praxi označovaná ako „zmluva o spracúvaní osobných údajov“ alebo „sprostredkovateľská zmluva“, či „data processing agreement“.

Nariadenie GDPR v súvislosti s ustanovením sprostredkovateľa ustanovuje nové obsahové náležitosti zmluvy (čl. 28 ods. 3), ako najmä:

• predmet spracúvania – predmet spracúvanie nesmie byť príliš široký – napr. ako „spracúvanie všetkých osobných údajov, ktoré prevádzkovateľ spracúva“, keďže takéto ustanovenie by bolo nedostatočne určité,
• dobu spracúvania – nariadenie neustanovuje žiadnu maximálnu dobu trvania tejto zmluvy, táto zmluva môže tak byť uzatvorená aj na dobu neurčitú,
• povahu a účel spracúvania – účel spracúvania osobných údajov môže byť stanovený v zmluve užšie, účel, na ktorý prevádzkovateľ osobné údaje spracúva, ale nikdy nesmie byť stanovený širšie,
• typ osobných údajov – rozoznávame bežné osobné údaje a osobitnú kategóriu (tzv. citlivé údaje) osobných údajov, v zmluve odporúčam uviesť výpočet osobných údajov, ktorých sa spracúvanie týka,
• kategórie dotknutých osôb – okrem vymedzenia osobných údajov, ktoré má sprostredkovateľ spracúvať, je potrebné v zmluve definovať aj jednotlivé kategórie dotknutých osôb (napr. zamestnanci),
• povinnosti a práva zmluvných strán.

Zmluva (prípadne iný právny akt) majú ďalej stanoviť aj, že sprostredkovateľ:

1. spracúva osobné údaje len na základe zdokumentovaných pokynov prevádzkovateľa, a to aj pokiaľ ide o prenos osobných údajov do tretej krajiny s výnimkou prípadov, keď si to vyžaduje právo EÚ alebo právo členského štátu, ktorému sprostredkovateľ podlieha; v takom prípade sprostredkovateľ oznámi prevádzkovateľovi túto právnu požiadavku pred spracúvaním, pokiaľ dané právo takéto oznámenie nezakazuje zo závažných dôvodov verejného záujmu;
2. zabezpečí, aby sa osoby oprávnené spracúvať osobné údaje zaviazali, že zachovajú dôvernosť informácií, alebo aby boli viazané vhodnou povinnosťou zachovávať dôvernosť informácií;
3. vykoná všetky požadované opatrenia podľa článku 32 nariadenia GDPR (prijme vhodné technické a organizačné opatrenia);
4. dodržiava podmienky zapojenia ďalšieho sprostredkovateľa uvedené v článku 28 ods. 2 a 4 nariadenia GDPR;
5. po zohľadnení povahy spracúvania v čo najväčšej miere pomáha prevádzkovateľovi vhodnými technickými a organizačnými opatreniami pri plnení jeho povinnosti reagovať na žiadosti o výkon práv dotknutej osoby ustanovených v kapitole III nariadenia GDPR;
6. pomáha prevádzkovateľovi zabezpečiť plnenie povinností podľa článkov 32 až 36 nariadenia GDPR s prihliadnutím na povahu spracúvania a informácie dostupné sprostredkovateľovi;
7. po ukončení poskytovania služieb týkajúcich sa spracúvania na základe rozhodnutia prevádzkovateľa všetky osobné údaje vymaže alebo vráti prevádzkovateľovi a vymaže existujúce kópie, ak právo EÚ alebo právo členského štátu nepožaduje uchovávanie týchto osobných údajov;
8. poskytne prevádzkovateľovi všetky informácie potrebné na preukázanie splnenia povinností stanovených v tomto článku a umožní audity, ako aj kontroly vykonávané prevádzkovateľom alebo iným audítorom, ktorého poveril prevádzkovateľ, a prispieva k nim.

Odporúčam, aby zmluva medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom obsahovala aj nastavenie oznamovania bezpečnostných incidentov medzi týmito stranami a prípadne zmluvné pokuty za nedodržiavanie ustanovení zmluvy. Prevádzkovateľ a sprostredkovateľ by mali v zmluve nastaviť pravidlá oznamovania o porušení ochrany osobných údajov, napr. forma oznámenia (písomná, elektronická), miesto oznámenia (napr., či sa oznamuje zodpovednej osobe, ak bola ustanovená alebo inej osobe, ak prevádzkovateľ nemá povinnosť ustanoviť zodpovednú osobu), prípadnú súčinnosť pri vyhodnotení porušenia ochrany osobných údajov, spôsob zavedenia nových bezpečnostných opatrení a pod.

So spoločnosťou, ktorá bude zamestnávateľovi a teda aj zamestnancom zabezpečovať stravovanie formou gastrokariet, musí teda zamestnávateľ uzavrieť nielen zmluvu o zabezpečení stravovania, ale aj zmluvu o spracúvaní osobných údajov zamestnancov, ktorá musí obsahovať náležitosti podľa čl. 28 nariadenia GDPR. Je však pravdepodobné, že tieto spoločnosti už zmluvu o spracúvaní osobných údajov zamestnancov zapracovali do zmluvy, na základe ktorej poskytujú zabezpečenie stravovacích služieb, lebo nariadenie GDPR nevylučuje, aby tieto zmluvy boli v jednom dokumente.

Zamestnávateľ by mal zamestnancov informovať o spracúvaní ich osobných údajov na účely stravovania. Podľa čl. 12 nariadenia GDPR prevádzkovateľ poskytuje informácie dotknutej osobe v stručnej, transparentnej, zrozumiteľnej a ľahko dostupnej forme, formulované jasne a jednoducho. Preto, ak dochádza k zmenám v spôsobe doterajšieho zabezpečenia stravovania (napr. pri prechode z gastrolístkov na gastrokarty) odporúčam zamestnávateľom, aby zaslali informačný e-mail všetkým zamestnancom a podali im informácie o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 13 nariadenia GDPR.

Záver

Zamestnávatelia majú k dispozícii viaceré možnosti, ako zabezpečiť stravovanie zamestnancov. Avšak v čase hrozby nakazenia koronavírusom je potrebné vziať do úvahy aj bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci a mieru rizika zo šírenia nákazy. Preto sa ako vhodné formy javia gastrolístky a najviac gastrokarty.