Zavedenie home office pre viac zamestnancov (prípadne pre celý obecný/mestský úrad) nie je také jednoduché a ide o určitý proces, ktorý so sebou prináša povinnosti pre zamestnávateľa i zamestnanca, a to nielen v oblasti výkonu práce, prideľovania práce, ale v neposlednom rade i v oblasti ochrany osobných údajov.
- Vzor
Zamestnávateľ by preto pred uplatnením tohto inštitútu mal prijať aspoň základné interné predpisy o podmienkach výkonu takejto práce, kde definuje základné práva a povinnosti zamestnancov, bezpečnosť ochrany osobných údajov a pod., preto vám prinášame jednoduchý vzor takéhoto predpisu:
Vzor
Číslo smernice: ......./202x
Platnosť smernice: od xx. xx. 202x
Účinnosť smernice: od xx. xx. 202x
Článok 1
Úvodné ustanovenia
- Táto smernica upravuje podmienky vykonávania práce z domu, tzv. home office, práva a povinnosti zamestnancov pri vykonávaní práce z domu.
- Zamestnanci môžu prácu z domu vykonávať, ak:
- to umožňuje druh práce, ktorý zamestnanec vykonáva,
- sa na tom dohodol zamestnávateľ so zamestnancom, alebo to nariadil zamestnávateľ v súlade so zákonom č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p.,
- ide o ojedinelé prípady (napr. zdravotné či rodinné dôvody) alebo ak je to nevyhnutné kvôli ochrane života a zdravia zamestnancov (napr. pandémia, mimoriadna situácia a pod.).
- Prácu z domu v individuálnych prípadoch môže zamestnancovi nariadiť, resp. so zamestnancom dohodnúť jeho vedúci zamestnanec.
- Prácu z domu pre väčší počet zamestnancov, tzn. celé oddelenie, viaceré oddelenia či dokonca pre všetkých zamestnancov môže nariadiť, resp. so zamestnancami dohodnúť výlučne zamestnávateľ prostredníctvom štatutárneho zástupcu.
- Vedúcimi zamestnancami zamestnávateľa sú zamestnanci, ktorí sú na jednotlivých stupňoch riadenia zamestnávateľa oprávnení určovať a ukladať podriadeným zamestnancom zamestnávateľa pracovné úlohy, organizovať, riadiť a kontrolovať ich prácu a dávať im na ten účel záväzné pokyny.
Článok 2
Základné pojmy
- Zamestnávateľom sa na účely tejto smernice rozumie................................. (vypísať celý názov obce spolu s adresou a kontaktnými údajmi).
- Zamestnancom sa na účely tejto smernice rozumie fyzická osoba, ktorá v pracovnoprávnych vzťahoch aj v obdobných pracovných vzťahoch vykonáva pre zamestnávateľa závislú prácu.
- Prácou z domu sa rozumie výkon práce z domu alebo inej domácnosti zamestnanca.
Článok 3
Podmienky vykonávania práce z domu
- Vykonávanie práce z domu musí byť vyznačené v knihe dochádzky pracoviska najneskôr 1 deň vopred.
- Počas pracovného času, musí byť zamestnanec schopný komunikovať so zamestnávateľom telefonicky a na elektronickú poštu reagovať najneskôr deň po jej odoslaní.
- Aj počas práce z domu sú pre zamestnanca v primeranom rozsahu záväzné všetky ustanovenia interných právnych predpisov zamestnávateľa.
- Používanie internetu pri práci z domu musí brať do úvahy dôvernosť prenášaných informácií.
- Informačná technika (notebook, mobilný telefón a pod.) musí byť umiestnená v uzamykateľných priestoroch (napr. byt, dom).
- Po skončení pracovnej zmeny je zamestnanec povinný vypnúť pracovný počítač alebo sa z neho odhlásiť.
- Ak zamestnanec používa pri práci svoje zariadenie (súkromný počítač), je povinný:
- pristupovať k informačnému prostrediu zamestnávateľa prostredníctvom vzdialeného prístupu, pričom heslo do súkromného počítača zamestnanca a heslo k dátam zamestnávateľa musia byť odlišné,
- ukladať všetky dokumenty na server zamestnávateľa, ukladanie dokumentov na ploche počítača alebo do pamäte tohto počítača je vylúčené.
- Zamestnanci sú povinní zachovávať obozretnosť pri podávaní (napr. telefonát, e-mail) chránených informácií (napr. osobných údajov) pred osobami, ktoré sa v domácnosti nachádzajú.
- Zamestnanci sú povinní nahlásiť zodpovednej osobe/IT oddeleniu e-mailové správy s prílohami či odkazmi, ktoré sú schopné zavíriť počítač alebo správy, pri ktorých je dôvodné podozrenie na podvodný obsah (napr. z textu je zrejmé, že ide o nejaký technický preklad bez zmyslu a pod.).
- Informačná technika a iné informačné aktíva (napr. dokumenty) nesmú byť ponechávané bez dozoru, voľne dostupné v byte/dome a v iných neuzamknutých miestnostiach alebo na iných miestach.
- Zamestnanci majú zakázané svojvoľne inštalovať si počítačové programy, či už z pamäťových médií alebo z internetu. V osobitných prípadoch si môžu určení zamestnanci inštalovať vybrané programy samostatne, po dohode so zamestnávateľom.
- Každý zamestnanec musí mať pridelené heslo, ktorým sa autentifikuje a toto uchováva v tajnosti. Zamestnanec nesmie prezradiť svoje heslo, ktorým sa autentifikuje. Heslo nesmie byť zapísané a uložené na viditeľnom alebo ľahko dostupnom mieste. Zamestnanec je zodpovedný za neoprávnené sprístupnenie svojho hesla inej osobe, následne i za jeho zneužitie a spôsobené škody.
- Zamestnanec nesmie dovoliť pracovať s počítačom osobe, ktorá nie je oprávnená.
- Zamestnanci sú povinní ukladať všetky svoje pracovné súbory na server, kde sú zálohované. Zakazuje sa ukladať dáta s osobnými údajmi mimo miest na to určených (napr. na pracovnej ploche počítača).
- Zamestnanci sú povinní označiť informačnú techniku a dokumenty, ktoré vyniesli z pracoviska zamestnávateľa nálepkou s textom „Patrí.......“ (názov zamestnávateľa).
- Zamestnanci sú povinní informovať svojich nadriadených zamestnancov o tom, akú informačnú techniku a dokumenty vyniesli z pracoviska a majú ju u seba doma.
Článok 4
Záverečné ustanovenia
- Za dodržiavanie tejto smernice zodpovedá.............................. (útvar zamestnávateľa / zodpovedná osoba).
- Táto smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov.
- Táto smernica nadobúda účinnosť dňa xx.xx.202x.