Smernica pre systém vedenia účtovníctva a obeh účtovných dokladov

Smernica pre systém vedenia účtovníctva

a obeh účtovných dokladov č. 1/202x

ABC, s. r. o. Poprad
Vypracoval:	Ing. Peter Dian – vedúci oddelenia metodiky účtovníctva (autor a správca predpisu)
Dňa:	15. 1. 202x
Podpis:
Schválil:	Ing. Gustáv Lička – ekonomický riaditeľ
Dňa:	20. 1. 202x
Podpis:
Číslo výtlačku:

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania predpisu

S cieľom určenia jednotného postupu pri príprave, spracovávaní a účtovaní účtovných dokladov a realizácie účtovných zápisov v spoločnosti ABC, s. r. o. sa vydáva táto smernica so všeobecnými zásadami účtovania v spoločnosti. Smernica je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie spoločnosti ABC, s. r. o.

2. Definícia pojmov

a)      Účtovný doklad – preukázateľný účtovný záznam s náležitosťami podľa § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov v listinnej podobe alebo elektronickej podobe.

b)      Účtovný zápis – účtovný záznam o zaúčtovaní účtovného prípadu.

c)      Účtovný záznam – údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia (účtovný doklad, účtovný zápis, účtovná kniha, odpisový plán, inventúrny súpis, účtový rozvrh, účtovná závierka, výročná správa a pod.).

d)      Elektronický účtovný záznam – je záznam vyhotovený:

-        v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,

-        v súlade s § 33 ods. 3 zaslaný elektronicky, pričom môže tvoriť prílohu elektronickej pošty,

-        v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky.

e)      Účtovný prípad – vznik určitej skutočnosti týkajúcej sa stavu a pohybu majetku, stavu a pohybu záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov, výnosov, nákladov, príjmov, výdavkov,  výsledku hospodárenia.

3. Súvisiace predpisy

a)      Aktívne derogácie – zrušuje sa smernica č. 01/2018 o spôsobe vedenia účtovníctva.

b)      Pasívne derogácie – žiadne.

c)      Nadradené predpisy

–   zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“),

–  opatrenie MF SR č. 23 054/2002-92 zo 16. decembra 2002, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov (ďalej len „Postupy účtovania“).

B. Všeobecné a osobitné ustanovenia

1. Systém vedenia účtovníctva

• Spoločnosť ABC, s. r. o., vedie účtovníctvo v sústave podvojného účtovníctva odo dňa svojho vzniku až do dňa svojho zániku. Účtovníctvo sa vedie za účtovnú jednotku ako celok a individuálne vo vybraných divíziách, ktorým bol pridelený štatút strategickej podnikateľskej jednotky. Vo vnútri podniku je sledované hospodárenie jednotlivých organizačných jednotiek (útvarov a stredísk) podľa Pravidiel a nástrojov vnútropodnikového ekonomického riadenia.
• Účtovným obdobím je kalendárny rok.
• Účtovníctvo sa vedie v peňažných jednotkách meny euro a v prípadoch stanovených v § 4 ods. 7 zákona o účtovníctve súčasne aj v cudzích menách.
• Účtovníctvo sa vedie v slovenskom jazyku. Účtovný doklad vyhotovený v inom ako slovenskom jazyku (napr. faktúra zo zahraničia) bude v rámci vecnej kontroly bezodkladne po prijatí, resp. vyhotovení preložený do slovenského jazyka. Preklad je prílohou účtovného dokladu. Úsek ekonomiky a financovania, po predchádzajúcej kontrole a schválení účtovných dokladov zodpovednými pracovníkmi, zabezpečuje ich súhrnné spracovanie. Povinnosťou je viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov a tak, aby účtovná závierka poskytovala verný a pravdivý obraz o skutočnostiach, ktoré sú predmetom účtovníctva, a o finančnej situácii účtovnej jednotky, pričom musia byť dodržané ustanovenia  zákona o účtovníctve a Postupov účtovania.
• Spoločnosť nepoveruje vedením účtovníctva inú právnickú alebo fyzickú osobu. S cieľom zabezpečenia bezchybného vedenia účtovníctva príslušní zodpovední pracovníci využívajú konzultácie a poradenstvo spoločnosti XYZ, s. r. o., v zmysle zmluvy č. 2/2018, uzavretej dňa 18. 2. 2018.
• Na vedenie účtovníctva sa používajú prostriedky výpočtovej techniky a technických nosičov dát. Na vedenie účtovníctva sa používa softvér firmy QQQ, s. r. o., s tým, že účtovné záznamy sú realizované v listinnej alebo elektronickej podobe.

Databáza účtovníctva spoločnosti v elektronickej podobe a účtovné doklady v elektronickej podobe účtovná jednotka uchováva: C:\Windows\.... (uvedie sa úplná cesta v operačnom systéme alebo serveri, v prípade cloudu sa uvedie cesta k umiestneniu externého úložného dátového priestoru, s prevádzkovateľom a veľkosťou kapacity úložného priestoru).

• Zálohovanie dát je uskutočňované pravidelne na dennej báze.
• Skutočnosti, ktoré sú predmetom účtovníctva, sa dokladujú účtovnými dokladmi. Účtovné doklady vyhotovujú pracovníci zodpovední za vznik účtovného prípadu, a to bezodkladne po uskutočnení účtovného prípadu podľa § 2 Postupov účtovania, resp. od zistenia skutočností, ktoré sa nimi dokladujú. V niektorých prípadoch je vyhotovenie účtovného odkladu zabezpečené automaticky softvérom. Účtovný doklad musí obsahovať náležitosti podľa § 10 ods. 1 písm. a) až f) zákona o účtovníctve. Podpisový záznam zodpovednej osoby je buď vlastnoručný podpis (v prípade vyhotovených listinných účtovných dokladov) alebo podpisový záznam v elektronickej podobe (v prípade vyhotovených elektronických účtovných dokladov), ktorý umožňuje preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá tento podpisový záznam vyhotovila.
• Ak účtovný doklad slúži súčasne ako daňový doklad, musí obsahovať ďalšie náležitosti podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov. V prípade straty účtovného dokladu sa zaň považuje aj opis, fotokópia, elektronická kópia, pričom je potrebné čestné prehlásenie o strate s uvedením pravdivých údajov. Ak účtovný, resp. daňový doklad je zároveň dokladom vstupujúcim do externého prostredia mimo spoločnosť (odoslané faktúry a pod.) musí obsahovať všetky náležitosti podľa § 3a zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov.
  • Pred zaúčtovaním účtovných dokladov dochádza k preverovaniu prípustnosti hospodárskych a účtovných operácií a k samotnému preverovaniu účtovných dokladov (pozri časť 4. – Obeh dokladov), ak toto preverovanie nie je zabezpečené v niektorých prípadoch automaticky softvérom. Bez kontroly a schválenia nesmie byť účtovný doklad zaúčtovaný.
  • Účtovné zápisy o účtovných prípadoch sa vykonávajú iba na základe očíslovaných účtovných dokladov, a to iba v účtovných knihách podľa § 12 zákona o účtovníctve. Účtovný zápis nemôže byť vykonaný mimo účtovných kníh. Účtovné zápisy musia byť zaznamenávané priebežne, bezodkladne po vyhotovení, resp. prijatí účtovného dokladu. Nie je dovolené zasahovať do chronológie účtovných zápisov, nie je dovolené meniť a upravovať pôvodné účtovné zápisy. Prípadnú opravu je možné realizovať iba novým účtovným zápisom. Účtovné zápisy sa vykonávajú zrozumiteľne, prehľadne a spôsobom zaručujúcim ich trvanlivosť. Opravy v účtovných dokladoch, účtovných knihách a v ostatných účtovných záznamoch nemôžu viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti a nesprávnosti účtovníctva. Každá oprava musí byť realizovaná jednoznačným spôsobom a musí byť parafovaná podpisovým záznamom pracovníka, ktorý túto opravu uskutočnil.
  • Zodpovední pracovníci označia účtovné doklady, účtovné knihy a ostatné účtovné záznamy svojím názvom a usporadúvajú ich tak, aby bolo zrejmé, že sú kompletné a ktorého účtovného obdobia sa týkajú.
  • Pre potrebu účtovania účtovných prípadov sa zostavuje účtový rozvrh, ktorý je uvedený v smernici č. 2/202x na stanovenie syntetických a analytických účtov.

2. Zoznam účtovných kníh

• V súlade s § 12 zákona o účtovníctve spoločnosť ABC, s. r. o., účtuje v denníku a v hlavnej knihe.
• Ďalšími knihami používanými pri vedení účtovníctva sú:

–        pokladničná kniha – EUR,

–        pokladničná kniha – CZK,

–        kniha sociálneho fondu,

–        kniha prijatých faktúr,

–        kniha odoslaných faktúr,

–        kniha prijatej a odoslanej pošty.

3. Zoznam používaných číselných znakov, symbolov a skratiek

Účtovné doklady sú označované a číslované ďalej uvedeným spôsobom. Číslovanie poradovými číslami musí byť zhodné so zápismi v účtovných knihách.

OF10 / X	odberateľská faktúra – bežná (druh 10)
OF20 / X	odberateľská faktúra – dobropis, ťarchopis (druh 20)
OF30 / X	odberateľská faktúra – zálohová, preddavková (druh 30)
OF40 / X	odberateľská faktúra – penalizačná (druh 40)
DF50 / X	dodávateľská faktúra – bežná (druh 50)
DF60 / X	dodávateľská faktúra – dobropis, ťarchopis (druh 60)
DF70 / X	dodávateľská faktúra – zálohová, preddavková (druh 70)
DF80 / X	dodávateľská faktúra – penalizačná (druh 80)
V10 / X	výdavkový pokladničný doklad podľa poradia – výdaj v hotovosti (druh 10 – EUR)
P10 / X	príjmový pokladničný doklad podľa poradia – príjem v hotovosti (druh 10 – EUR)
V20 / X	výdavkový pokladničný doklad podľa poradia – výdaj v hotovosti (druh 20 – CZK)
P20 / X	príjmový pokladničný doklad podľa poradia – príjem v hotovosti (druh 20 – CZK)
IDZAP / X	interný doklad – vzájomné zápočty pohľadávok a záväzkov
IDDaP / X	interný doklad – účtovanie daní a poplatkov
IDMAT / X	interný doklad – účtovanie o pohybe materiálu – príjem a výdaj zo skladu
IDOPR / X	interný doklad – opravné doklady
IDPRE / X	interný doklad – preúčtovací doklad – spravidla v rámci analytických účtov
IDSTR / X	interný doklad – medzistrediskové rozúčtovanie
IDDPH / X	interný doklad – preúčtovávanie DPH
IDZMAJ / X	interný doklad – zaradenie majetku do užívania
IDVMAJ / X	interný doklad – vyradenie majetku z užívania
IDODP / Z	odpisy DHM – automatizovaný prevodový súbor z podsystému DHM do účtovníctva
IDMZDY / Z	mzdy – automatický prevodový súbor z podsystému MZDY do účtovníctva
IDPHM / Z	interný doklad – účtovanie PHM – tankovanie cez kreditné karty Slovnaft
IDOST / X	interný doklad – ostatné účtovné prípady, ktoré nepatria do ostatných skupín
BU 1 / Y	č. ú. 123456789/5600 banka A Poprad
BU 2 / Y	č. ú. 658498944/0200 banka B, devízový účet CZK
BU 3 / Y	č. ú. 1954987897/1100 banka C Poprad
KZ X – rok	kúpne zmluvy
LZ X – rok	lízingové zmluvy
NZ X– rok	zmluvy o nájme
ZoD X – rok	zmluvy o dielo
Skratky:	X – poradové číslo účtovného dokladu, u faktúr zhodné s evidenčným číslom faktúry
	Y – číslo bankového výpisu
	Z – číslo je totožné s kalendárnym mesiacom, ktorého sa účtovný prípad týka
Číslovanie faktúr:
Príklad:	2022600005
Prvé štyri znaky z ľavej strany:			202x		kalendárny rok
Piaty a šiesty znak z ľavej strany:			60		druh faktúry
Siedmy až desiaty znak z ľavej strany:			5		poradové číslo druhu faktúry

• Zoznam účtovných kníh a zoznam použitých číselných znakov, symbolov a skratiek sa udržiava v aktuálnom stave pre príslušné účtovné obdobie. V prípade zavedenia novej účtovnej knihy, v prípade použitia nového znaku, symbolu alebo skratky je povinnosťou zodpovedného pracovníka bez zbytočného odkladu túto skutočnosť oznámiť autorovi a správcovi tejto smernice, ktorý zabezpečí príslušné doplnenie. V prípade ukončenia používania určitej účtovnej knihy, znaku, symbolu alebo skratky je povinnosťou zodpovedného pracovníka bez zbytočného odkladu oznámiť (s uvedením dátumu ukončenia používania) túto skutočnosť autorovi a správcovi smernice, ktorý zabezpečí príslušnú úpravu.

4. Obeh dokladov

• Všetky doklady prichádzajúce do firmy sú zaevidované v knihe prijatej pošty spoločnosti (či už ide o doklady v listinnej alebo elektronickej podobe). Každý doklad musí byť označený dátumom, kedy bol do spoločnosti doručený. Po prerozdelení prijatej pošty sekretariát postúpi bezodkladne všetky účtovné doklady pracovníkovi účtovnej evidencie.
• Bankové výpisy sa preberajú priamo v peňažnom ústave a môže ich preberať len pracovník poverený na túto činnosť zamestnávateľom.
• Všetky účtovné doklady spracováva Oddelenie účtovnej evidencie, ktoré zodpovedá za ich správny obeh, kompletáciu a úschovu po dobu stanovenú zákonom a smernicou č. 4/202x pre archiváciu účtovnej a daňovej dokumentácie. Oddelenie účtovnej evidencie je povinné evidovať a uschovávať prvopisy všetkých dokladov a písomností, ktoré majú dôkazový vzťah k účtovným dokladom po dobu ustanovenú zákonom. Tieto prvopisy sa môžu odovzdať len proti podpisu oprávnenej preberajúcej osobe.
• Pracovník účtovnej evidencie zabezpečí, aby každý účtovný doklad obsahoval všetky náležitosti podľa zákona o účtovníctve, pričom ho označí symbolom podľa tejto smernice (pozri časť B.3. – Zoznam používaných číselných znakov, symbolov a skratiek).
• Preverovanie prípustnosti hospodárskych a účtovných operácií a samotné preverovanie účtovných dokladov musí byť uskutočnené v takýchto lehotách:

–       prvotnú evidenciu a odovzdanie dokladu k vecnej kontrole a schváleniu zabezpečí príslušný pracovník oddelenia účtovnej evidencie do nasledujúceho dňa od doručenia,

–       vecná kontrola a schválenie dokladu zodpovednými pracovníkmi podľa tejto smernice sa zabezpečí do 5 dní od jeho prevzatia,

–       formálnu kontrolu dokladu zabezpečí príslušný pracovník Oddelenia účtovnej evidencie do 3 dní od jeho prevzatia.

• Obsahom kontroly formálnej a vecnej správnosti je overenie súladu jednotlivých údajov obsiahnutých v dokladoch so skutočnosťou, t. j. overenie popisu obsahu operácie, správnosti peňažných čiastok, údajov množstva a výpočtov. Je potrebné skontrolovať, či účtovný doklad obsahuje všetky náležitosti stanovené zákonom a posúdiť, či skutočnosti, ktoré sú predmetom účtovníctva, sú v súlade so všeobecne záväznými predpismi a vnútornými predpismi spoločnosti.
• Preverovaním prípustnosti nemôžu byť poverení pracovníci, ktorí za určené účtovné prípady zodpovedajú. Poverení pracovníci potvrdzujú preverenie svojím podpisom na účtovnom doklade.
• Vecná kontrola a schválenie prípustných operácií je v kompetencii vedúcich pracovníkov v zmysle právomocí podľa Organizačného poriadku.
• Všetky listiny, zmluvy, dohody, objednávky a ďalšie písomnosti, z ktorých vyplýva finančné plnenie, alebo ktoré s finančným plnením súvisia, musia byť vopred schválené príslušným vedúcim pracovníkom v zmysle právomocí podľa Organizačného poriadku.
• Obeh vybraných účtovných dokladov je v súlade s Pravidlami a nástrojmi ekonomického riadenia realizovaný takto:

–       Odoslaná faktúra – predaj produkcie

návrh na vystavenie (realizátor predaja – vedúci divízie, HS) s uvedením podpisového záznamu ako osoby zodpovednej za účtovný prípad è vystavenie faktúry (pracovník účtovnej evidencie) è zaúčtovanie s uvedením podpisového záznamu osoby zodpovednej za zaúčtovanie (pracovník účtovnej evidencie) è evidencia,

@spätná väzba pre realizátora predaja

–       Odoslaná faktúra – predaj majetku

návrh na vystavenie (realizátor predaja) s uvedením podpisového záznamu ako osoby zodpovednej za účtovný prípad è schválenie predaja (do 200 € vedúci controllingu; 200 – 3 500 € riaditeľ a. s.; nad 3 500 € riaditeľ a. s. na základe rozhodnutia Rady riaditeľov) s uvedením podpisového záznamu ako osoby zodpovednej za účtovný prípad è vystavenie faktúry (pracovník účtovnej evidencie) è zaúčtovanie s uvedením podpisového záznamu osoby zodpovednej za zaúčtovanie (pracovník účtovnej evidencie) è evidencia,

@spätná väzba pre realizátora predaja.

–       Prijatá faktúra – nákup

návrh na objednávku nad 200 € (realizátor nákupu – vedúci divízie, HS, NS) è schválenie nákupu (200 € – 3 500 € riaditeľ a. s.; nad 3 500 € riaditeľ a. s. na základe rozhodnutia Rady riaditeľov) s uvedením podpisového záznamu ako osoby zodpovednej za účtovný prípad è vystavenie objednávky (pracovník účtovnej evidencie; objednávku do 100 € vystavuje bez schvaľovania realizátor nákupu) è zaúčtovanie prijatej faktúry s uvedením podpisového záznamu osoby zodpovednej za zaúčtovanie (pracovník účtovnej evidencie) è evidencia,

@spätná väzba pre realizátora nákupu,

–   vystavenie príkazu na bezhotovostnú úhradu (pracovník účtovnej evidencie) è podpis osoby oprávnenej disponovať bankovým účtom è evidencia,

–   vystavenie pokladničného dokladu s podpisom vystaviteľa (pracovník účtovnej evidencie) ako osoby zodpovednej za účtovný prípad è evidencia.

• Obeh účtovného dokladu je zaznamenávaný v Liste obehu účtovného dokladu (pozri prílohu), ktorý sprevádza príslušný doklad od jeho vystavenia, resp. prijatia, do doby jeho zaúčtovania.
• Vykonanie úkonu, ktorý by mohol byť v rozpore s obehom účtovných dokladov, iným vnútorným alebo iným všeobecne záväzným právnym predpisom, ak je vyžadovaný nadriadeným pracovníkom, je možné len na základe písomného príkazu vykonávajúcemu pracovníkovi.
• V prípade zistenia neprípustnej operácie kontrolujúci pracovník upovedomí o tejto skutočnosti pracovníka, ktorý operáciu nariadil alebo schválil. Ak nedôjde ani potom k náprave, kontrolujúci pracovník upovedomí o tejto skutočnosti riaditeľa spoločnosti a riaditeľa Úseku ekonomiky a financovania. Riaditeľ Úseku ekonomiky a financovania koordinuje vyriešenie prípadu.
• Môže sa vykonať transformácia účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby zaručenou konverziou v súlade s osobitnými predpismi alebo skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme (PDF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, BMP). Účtovný záznam, ktorého podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu, sa považuje za preukázateľný, pričom sa nevyžaduje predloženie účtovného záznamu v pôvodnej podobe. Skenovanie si vyžaduje nastavenie určitých technických parametrov, ktoré by malo byť také, aby zabezpečilo čitateľnosť účtovného záznamu v novej transformovanej podobe. Pri transformácii účtovného záznamu skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme účtovná jednotka zabezpečí:

a)      úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe,

b)      obsahovú zhodu a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou,

c)      čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe,

d)      neporušenosť obsahu účtovného záznamu podľa § 31 ods. 5 zákona o účtovníctve.

5. Podpisové záznamy

• Na kontrolné účely sú spracované podľa jednotlivých stredísk spoločnosti podpisové vzory pracovníkov zodpovedných za účtovné prípady, t. j. pracovníkov, ktorí boli oprávnení nariaďovať a schvaľovať hospodárske a účtovné operácie a podpisové vzory pracovníkov zodpovedných za ich zaúčtovanie, ako aj pracovníkov poverených preverovaním účtovných prípadov (pozri prílohu).

C. Záverečné ustanovenia

1. Záväznosť – Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti ABC, s. r .o.

2. Platnosť a účinnosť – Smernica nadobúda účinnosť dňom vydania.

3. Zodpovednosť za kontrolu – Kontrolou dodržiavania tejto smernice je poverený vedúci Oddelenia metodiky účtovníctva.

4. Sankcie – Nedodržiavanie tejto smernice sa klasifikuje ako porušenie pracovnej disciplíny s následkami podľa Pracovného poriadku.

Prílohy

Príloha č. 1 – Podpisové záznamy

Príloha č. 2 – List obehu účtovného dokladu

 

Príloha č. 1 – Podpisové záznamy

Podpisové záznamy pracovníkov oprávnených nariaďovať a schvaľovať hospodárske a účtovné operácie:

Označenie strediska	Názov funkcie	Meno a priezvisko pracovníka	Označenie účtovného prípadu	Podpis/podpisový záznam

Podpisové záznamy pracovníkov zodpovedných za zaúčtovanie účtovných operácií:

Označenie strediska	Názov funkcie	Meno a priezvisko pracovníka	Označenie účtovného prípadu	Podpis/podpisový záznam

Podpisové záznamy pracovníkov poverených preverovaním účtovných prípadov:

Označenie strediska	Názov funkcie	Meno a priezvisko pracovníka	Označenie účtovného prípadu	Podpis/podpisový záznam

 

Príloha č. 2 – List obehu účtovného dokladu

 

ABC, s. r. o., Poprad

List obehu účtovného dokladu

Druh a názov účtovného dokladu:

.....................................................................................................................................................

Poradové číslo dokladu: ..........................................................

 

Meno a podpisový záznam pracovníka, ktorý účtovný doklad vystavuje	Dátum vystavenia

 

Meno a podpisový záznam pracovníka, ktorý vystavenie účtovného dokladu nariaďuje a schvaľuje	Dátum nariadenia	Dátum schválenia

 

Meno a podpisový záznam pracovníka, ktorý účtovný doklad kontroluje po stránke formálnej správnosti	Dátum kontroly	Poznámky

 

Meno a podpisový záznam pracovníka, ktorý účtovný doklad kontroluje po stránke vecnej správnosti	Dátum kontroly	Poznámky

 

Zdroj: www.daneauctovnictvo.sk