Monitoring zamestnancov z hľadiska rozhodovacej praxe

Rozhodovacia prax slovenských súdov a iných štátnych orgánov je rôzna, avšak už viacero zamestnávateľov doplatilo na to, že monitoring a kontrolu zamestnancov vykonávali v rozpore so zákonom.

Pre úplnosť uvádzame, že monitoring ako pojem treba chápať čo možno najširšie. Môžu sem spadať činnosti ako napríklad nahrávanie kamerových záznamov, lokalizovanie zamestnanca prostredníctvom GPS zariadenia alebo SIM karty či sledovanie aktivity zamestnanca na pracovnom počítači. Okrem toho zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákonník práce“) výslovne uvádza aj záznam telefonických hovorov či kontrolu e-mailovej komunikácie zamestnanca.[1]

Judikatúra súdov vo vzťahu k monitoringu

V rámci pracovnoprávnych sporov, napríklad o neplatnosť výpovede či neplatnosť okamžitého skončenia pracovného pomeru, častokrát žalobcovia argumentujú porušením § 13 ods. 4 Zákonníka práce. V praxi sa preto vyskytujú rozhodnutia, v ktorých sa súdy museli vysporiadať aj s otázkou porušovania tohto ustanovenia.

1.           Rozhodnutie Najvyššieho súdu SR

Najvyšší súd SR (ďalej len „NS SR“) sa v roku 2016 zaoberal otázkou prípustnosti dôkazu v konaní o neplatnosť okamžitého štátnozamestnaneckého pomeru, ktorým je záznam súkromnej elektronickej pošty prijímanej a odosielanej z pracovného počítača.[2] Aj keď sa spor týkal štátnozamestnaneckého pomeru, na ktorý sa primárne vzťahuje Zákon o štátnej službe (ďalej len „Zákon o štátnej službe“)[3], NS SR sa  zaoberal otázkou prípustnosti e-mailovej komunikácie zo služobného e-mailu na iné ako služobné účely, a to aj v kontexte § 13 ods. 4 Zákonníka práce.

NS SR ako dovolací súd dospel k záveru, že zamestnávateľ je oprávnený skúmať súkromnú korešpondenciu zamestnanca, avšak toto právo nie je absolútne. Pri monitorovaní e-mailovej komunikácie zamestnávateľom musí byť dodržaná náležitá miera tohto zásahu, ako aj princípy legality (zákonnosti), legitimity a proporcionality.

NS SR v rozhodnutí vychádza z presvedčenia, že súkromie zamestnanca ako fyzickej osoby je pri plnení pracovných úloh obmedzené na úkor práv zamestnávateľa. Na pracovisku dochádza k stretu práva zamestnanca na ochranu súkromia s právom zamestnávateľa poznať, či zamestnanec plní pracovné úlohy, prípadne či dodržiava zákazy stanovené zamestnávateľom alebo právnymi predpismi. Zároveň, ak v rámci takejto kontroly zamestnávateľ zistí neplnenie pracovných úloh alebo nedodržiavanie zákazov, musí mať právo získať o tom dôkaz.

Okrem toho sa NS SR v odôvodnení rozhodnutia opiera aj o rozhodnutie Európskeho súdu pre ľudské práva (ďalej len „ESĽP“), ktorým tento súd vyslovil názor, že monitorovanie elektronickej komunikácie zamestnanca je v zásade možné. Je však potrebné dodržať určité kritéria na to, aby monitorovanie zamestnanca bolo zákonné.[4]  

Zásah do súkromia zamestnanca je v takom prípade vedľajším (sekundárnym) poznatkom z kontrolnej aktivity zamestnávateľa. Pre úplnosť je potrebné dodať, že NS SR bral do úvahy aj rozsah, v akom bola korešpondencia kontrolovaná. Služobný úrad (ako zamestnávateľ) sa v tomto prípade oboznámil a skúmal len časť e-mailovej komunikácie, a to na základe vonkajšieho podnetu od adresáta predmetných e-mailov. NS SR výslovne uvádza, že zamestnávateľ sústavne a priebežne nemonitoroval celú komunikáciu a zameral sa len na jej konkrétnu časť a konštatoval, že monitorovanie zamestnanca bolo rozsahovo obmedzené a primerané dôvodovom, ktoré zamestnávateľa k tomu viedli.

Podľa záverov NS SR v tomto rozhodnutí je teda možné kontrolovať e-mailovú komunikáciu zamestnanca odosielanú a prijímanú na pracovný alebo služobný e-mail. Pri takomto monitorovaní však zamestnávateľ musí náležite vyhodnotiť, či je takýto zásah do súkromia vhodný, primeraný a odôvodnený a zároveň dodržať aj nevyhnutný rozsah kontroly. V prípade pracovnoprávneho sporu je možné pri dodržaní uvedených pravidiel použiť získané záznamy ako zákonný dôkaz, ktorý slúži v prospech zamestnávateľa.

 2.           Rozhodnutie Ústavného súdu SR

Pravidlá judikované NS SR vo vyššie uvedenom prípade potvrdil aj Ústavný súd SR (ďalej ako „ÚS SR“). Zamestnanec, v ktorého neprospech NS SR rozhodol, podal sťažnosť na ÚS SR, ktorou namietal porušenie práva na súdnu ochranu a spravodlivé súdne konanie.[5]

ÚS SR potvrdil, že NS SR postupoval správne pri hodnotení zákonnosti e-mailovej komunikácie ako dôkazu a pri vyvodení tohto záveru sa opieral najmä o spomínané rozhodnutie ESĽP, pričom sa zameral na to, či v danom prípade boli splnené kritéria, ktoré ESĽP stanovil.

ÚS SR ako podporný argument uviedol najmä, že:

 -          zamestnanec bol upozornený na zákaz používania elektronickej pošty na súkromné účely;

-          monitoring sa týkal služobnej e-mailovej adresy, a preto miera očakávania na ochranu súkromia je nižšia než by sa tak udialo prostredníctvom súkromnej e-mailovej adresy;

-          rozsah monitoringu bol primeraný, keďže zamestnávateľ vykonal kontrolu spätne a len za určité časové obdobie a dodáva, že vzhľadom na spôsob konania zamestnanca a posúdenie závažnosti porušenia disciplíny bolo nevyhnutné skúmať nielen tok komunikácie, ale aj adresátov, obsah a účel komunikácie a

-          cieľ sledovaný zamestnávateľom nebolo možné dosiahnuť menej rušivým prostriedkom.

Sťažovateľ namietal aj to, že v relevantnom čase ešte nebolo platné ustanovenie § 13 ods. 4 Zákonníka práce. ÚS SR v tomto smere dodáva, že ustanovenie § 13 ods. 4 bolo v minulosti obsiahnuté v základných zásadách Zákonníka práce a podľa vtedy platného Zákona o štátnej službe sa ustanovenia Zákonníka práce majú primerane aplikovať aj na štátnozamestnanecký pomer. ÚS SR dodáva, že právny rámec ustanovený Zákonníkom práce bol taktiež dodržaný, pretože:

-          skončenie pracovného pomeru bolo legitímne, keďže sledovalo záujem zamestnávateľa na riadnom výkone služobných povinností a ochrane pred protispoločenskou činnosťou a

-          bola dodržaná primeranosť zásahu, pretože boli využité len nevyhnutné prostriedky.

 3.           Rozhodovacia prax ostatných všeobecných súdov

Okrem NS SR a ÚS SR, aj z doterajších rozhodnutí krajských a okresných súdov vyplýva, že aj keď podľa § 13 ods. 4 Zákonníka práce, Zákona o ochrane osobných údajov (ďalej ako „Zákon o ochrane osobných údajov“)[6] a Ústavy SR[7] má zamestnanec právo na ochranu súkromia, proti tomuto právu stojí právo zamestnávateľa na ochranu jeho vlastných záujmov. Práva zamestnanca teda musia byť v rovnováhe s legitímnymi právami a záujmami zamestnávateľa.[8] V konečnom dôsledku je jednou zo zákonných povinností zamestnanca nekonať v rozpore s oprávnenými záujmami zamestnávateľa.[9] Z logiky veci vyplýva, že ak má zamestnávateľ právo na to, aby zamestnanec výkonom svojej práce nekonal v rozpore s jeho záujmami, musí mať právo aj na kontrolu dodržiavania takejto povinnosti zamestnanca. S týmto názorom sa dlhodobo stotožňujú nielen slovenské súdy a široká odborná verejnosť, ale v podobnom duchu sa nesie aj judikatúra českých súdov.[10]

S oprávneným záujmom zamestnávateľa sa spája aj možnosť vyvodiť pracovnoprávne následky, a to spravidla výpoveď alebo okamžité skončenie pracovného pomeru. V praxi však môže nastať aj situácia, keď okrem záznamov z monitorovania zamestnancov dostatočne posilňujú postavenie zamestnávateľa pri skončení pracovného pomeru aj iné dôkazné materiály, napríklad výpovede svedkov. V takom prípade sa môže stať, že súd na námietku týkajúcu sa monitorovania neprihliadne a bude ju považovať za nedôvodnú.[11] Zamestnávateľ teda môže uniesť dôkazné bremeno tak, že použije iné dôkazy, ktoré preukazujú existenciu výpovedného dôvodu bez toho, aby zohľadnil nesplnenie podmienok podľa § 13 ods. 4 Zákonníka práce. V takom prípade treba pamätať na to, že i keď zamestnávateľ v pracovnoprávnom spore unesie dôkazné bremeno a skončenie pracovného pomeru bude platné, neznamená, že nebude niesť následky podľa nariadenia o ochrane údajov (ďalej ako „GDPR“)[12] a zákona o ochranne osobných údajov.

Nad rámec uvedeného je ďalej v kontexte judikatúry zaujímavá aj otázka splnenia informačnej povinnosti zamestnávateľa o monitorovaní. Ustanovenie § 13 ods. 4 Zákonníka práce síce ustanovuje, že zamestnanec musí byť na monitorovanie a kontrolu vopred upozornený, na strane druhej však nešpecifikuje spôsob a formu tohto upozornenia. Súdy pri pracovnoprávnych sporoch posudzujú v rámci splnenia podmienok zákonnosti aj to, či zamestnávateľ splnil túto informačnú povinnosť, pričom tento predpoklad preukazuje zamestnávateľ. V praxi môže dôjsť k situácii, keď súd vyhodnotí, že spôsob upozornenia zamestnanca o monitorovaní nie je dostatočný. Napríklad v situácii, keď zamestnávateľ informuje e-mailom zamestnancov, že účelom kamerového systému je ochrana majetku, pričom z interného bezpečnostného predpisu vyplýva aj ďalší účel, a to kontrola plnenia pracovných povinností. V prípade e-mailu sa zároveň sťažuje možnosť zamestnávateľa preukázať, že sa zamestnanci s e-mailom reálne oboznámili.[13] V takom prípade  súd môže mať za to, že zamestnávateľ si neúplne splnil zákonnú povinnosť a môže vydať rozhodnutie v neprospech zamestnávateľa.

Máme za to, že najvhodnejším spôsobom upozornenia sa javí byť buď individuálne písomné upozornenie zamestnanca, alebo dokument o oboznámení sa zamestnanca s interným predpisom zamestnávateľa, ktorý problematiku upravuje.

Úrad na ochranu osobných údajov

Monitoring zamestnancov presahuje pracovné právo, keďže pri ňom dochádza aj k spracovaniu osobných údajov fyzických osôb, a preto môžu byť voči zamestnávateľovi vyvodené následky aj na základe nariadenia GDR a Zákona o ochrane údajov. Úrad na ochranu osobných údajov (ďalej len „Úrad“), ako orgán príslušný na konania vo veciach ochrany osobných údajov sa vo svojej doterajšej praxi viackrát zaoberal problematikou monitorovania zamestnancov.

1.           Lokalizácia zamestnanca prostredníctvom SIM-karty

Jedným z prípadov, ktoré Úrad vyhodnotil ako protiprávne konanie, je sledovanie polohy zamestnanca prostredníctvom SIM-karty, a to v čase, kedy mal zamestnanec dovolenku a nevykonával pracovnú činnosť. V predmetnom prípade si Úrad účelovo žiadal od zamestnávateľa dokumenty preukazujúce (i) oprávnený záujem zamestnávateľa, (ii) účel monitorovania a (iii) proporcionalitu a nevyhnutnosť spracovania. Okrem toho si Úrad vyžiadal aj dokument, ktorý potvrdzuje, že zamestnávateľ splnil podmienku ustanovenú Zákonníkom práce, a to prerokovanie monitorovania so zástupcami zamestnancov.

Úrad uložil zamestnávateľovi pokutu vo výške 1 000 eur a pri rozhodovaní bral do úvahy okrem predložených dokumentov aj priťažujúcu okolnosť – spôsob, akým sa o porušení Úrad dozvedel, a to z návrhu zamestnanca. Na druhej strane však Úrad zohľadnil aj poľahčujúce okolnosti, a to:

-          počet dotknutých osôb (jeden zamestnanec),

-          kategóriu spracovaných osobných údajov (t. j. bežné údaje),

-          skutočnosť, že zamestnávateľ dosiaľ neporušil predpisy v oblasti ochrany osobných údajov,

-          skutočnosť, že ešte pre začatím konania zamestnávateľ prijal nápravné opatrenia (napr. okamžité zastavenie sledovania SIM-karty) a

-          skutočnosť, že neboli zistené žiadne nepriaznivé dôsledky na osobný alebo rodinný život zamestnanca.[14]

Zamestnávateľ v tomto prípade zároveň priznal individuálne zlyhanie v systéme, keďže monitorovanie bolo nariadené neúmyselne na deň, kedy mal zamestnanec dovolenku.

2.           Aktívny pracovný e-mail po skončení pracovného pomeru

Ďalším prípadom, za ktorý Úrad uložil pokutu vo výške 500 eur, bolo nedeaktivovanie pracovného e-mailu zamestnanca po tom, ako s ním zamestnávateľ skončil pracovný pomer. Podstatou prípadu je skutočnosť, že po skončení pracovného pomeru manažéra prevzal jeho agendu druhý manažér. Na účely riadneho chodu podniku a udržania dobrých obchodných vzťahov zostal pracovný e-mail bývalého zamestnanca aktívny po dobu 10 mesiacov a zároveň všetky správy z tohto e-mailu boli presmerované na nového manažéra. V e-mailoch mali byť okrem iného aj súkromné správy a omylom zaslaný e-mail od personálnej agentúry, ktorý obsahoval citlivé osobné údaje bývalého zamestnanca.

Úrad v tomto prípade postupoval obdobne a od zamestnávateľa si vyžiadal informácie o (i) právnom vzťahu medzi bývalým zamestnancom a ním, (ii) právny základ spracovania údajov (t. j. e-mailovej pošty, ako aj e-mailu samotného), (iii) o deaktivácii e-mailovej schránky po skončení pracovného pomeru, (iv) o spôsobe, akým sa spracúvajú informácie po skončení pracovného pomeru, (v) o spôsobe stanovenia lehoty na deaktiváciu e-mailu a zároveň si vyžiadal odôvodnenie nevyhnutnosti spracúvania údajov počas tejto lehoty.

Podľa rozhodnutia Úradu, zamestnávateľ porušil zásadu zákonnosti spracovania údajov, a to tým, že naďalej používal e-mailovú adresu bývalého zamestnanca. Aj v tomto prípade Úrad okrem dôkazných materiálov pri rozhodovaní bral ako priťažujúcu okolnosť spôsob, akým sa dozvedel o protiprávnom stave, a to z návrhu dotknutej osoby. Zároveň ako poľahčujúce okolnosti zohľadnil:

 -          počet dotknutých osôb,

-          kategóriu osobných údajov (bežné údaje),

-          nedbanlivostný charakter porušenia,

-          skutočnosť, že zamestnávateľ pred tým neporušil predpisy o ochrane údajov,

-          skutočnosť, že zamestnávateľ aktívne spolupracoval s Úradom a

-          skutočnosť, že neboli zistené nepriaznivé následky pre dotknutú osobu.

Úrad uložil pokutu, avšak od uloženia iných opatrení upustil, keďže po desiatich mesiacoch, teda po uplynutí interne nastavenej lehoty, bol zrušením pracovného e-mailu odstránený protiprávny stav.[15]

Záver

Zákonník práce je v ochrane súkromia zamestnanca pomerne striktný, no za predpokladu dodržania zákonom a judikatúrou ustanovených pravidiel je možné realizovať zásahy do súkromia.

Z doterajšej rozhodovacej praxe súdov a iných štátnych orgánov vyplýva, že zamestnávateľ by mal pri realizovaní monitorovania kontroly zamestnancov zvážiť najmä:

-          legalitu zásahu, teda splniť zákonom ustanovené podmienky na zásah do súkromia zamestnanca;

-          legitimitu zásahu, teda či existuje dostatočný oprávnený záujem zamestnávateľa na to, aby vykonával takéto zásahy vo forme monitorovania alebo kontroly;

-          proporcionalitu zásahu, teda či nie je možné zvoliť iné, menej rušivé spôsoby monitorovania.

V nadväznosti najmä na zákonnosť je zo strany zamestnávateľa potrebné riadne a vopred upozorniť zamestnancov na skutočnosť, že (i) sú monitorovaní, (ii) z akého dôvodu sú monitorovaní, (iii) aká je doba trvania monitorovania a (iv) akým spôsobom sú monitorovaní. Takéto upozornenie by malo na účely prípadných súdnych sporov jasne preukázať, že zamestnanci boli vopred, v potrebnom rozsahu a vhodným spôsobom oboznámení o monitorovaní a kontrole na pracovisku.