Monitorovanie a kontrola zamestnancov

Právny rámec a podmienky kontroly zamestnancov

Problematiku monitorovania a kontroly v širšom ponímaní a v nadväznosti na ochranu súkromia zamestnanca upravuje viacero právnych predpisov. Napríklad ochranu a garanciu práva na súkromie zamestnanca (fyzickej osoby) upravuje Ústava SR[1], Občiansky zákonník[2], ale aj nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov)[3] a zákon o ochrane osobných údajov[4]. V právnom prostredí nechýba ani medzinárodná a európska úprava, a to najmä Dohovor o ochrane ľudských práv a slobôd, Charta základných práv a slobôd alebo úprava obsiahnutá v sekundárnom práve Európskej únie.

Vo svetle kontroly a monitorovania zamestnancov je však ťažiskovým ustanovenie zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákonník práce“) v § 13 ods. 4, v ktorom nachádzame explicitnú úpravu podmienok, ktoré musia byť splnené na to, aby narušenie súkromia zamestnanca na pracovisku bolo zákonné a v súlade s právnymi predpismi. Zákonník práce teda pripúšťa možnosť narušenia súkromia, resp. jeho obmedzenia na pracovisku a v spoločných priestoroch zamestnávateľa prostredníctvom monitorovania a kontroly zamestnancov.

Okrem uvedeného ustanovenia je potrebné pamätať aj na základnú zásadu Zákonníka práce, podľa ktorej je zamestnávateľ oprávnený zhromažďovať len osobné údaje súvisiace s kvalifikáciou a profesionálnymi skúsenosťami zamestnanca a údaje, ktoré môžu byť významné z hľadiska práce, ktorú má zamestnanec vykonávať, vykonáva alebo vykonával.[5]

Široká úprava pojmu monitorovania

Zákonník práce na jednej strane síce ustanovuje podmienky monitorovania a kontroly, na strane druhej však tieto pojmy presne nedefinuje.

Zákonník práce v ustanovení § 13 ods. 4 uvádza, že k narušeniu súkromia zamestnanca môže prísť:

a)     monitorovaním,

b)     záznamom telefonátov a

c)     kontrolou elektronickej pošty.

Add. a) Pojem monitorovania nie je bližšie definovaný, a preto je treba vykladať ho čo najširšie, keďže je takýto výklad v prospech zamestnanca (ako slabšej strany), a preto akákoľvek činnosť, ktorou zamestnávateľ narúša súkromie zamestnanca na pracovisku a v spoločných priestoroch môže byť považovaný za monitoring. S ohľadom na technologický rozvoj  budú pod pojem monitoringu spadať aj technológie a činnosti, ktoré pri prijímaní zákona neexistovali alebo neboli bežné. Pôjde teda o kamerové systémy prítomné na pracovisku, monitorovanie prostredníctvom GPS, sledovanie aktivity pri práci s počítačom – identifikácia aké programy/softvér zamestnanec používa, ako dlho sa zdržiava na konkrétnych stránkach a podobne.

V kontexte obsahu pojmu je otázna aj napríklad kontrola GPS polohy zamestnanca, sledovanie webovej aktivity či biometrických údajov. Prípadom kontroly geografickej polohy sa zaoberal aj Úrad na ochranu osobných údajov SR, keď zamestnanca počas dovolenky monitoroval zamestnávateľ tak, že skúmal jeho geografickú polohu prostredníctvom SIM karty. Za toto konanie bola zamestnávateľovi uložená pokuta.

Z uvedeného možno vyvodiť, že s príchodom nových technológií sa hypoteticky môže ustanovenie § 13 ods. 4 Zákonníka práce vzťahovať na čoraz väčší okruh činností, ktoré môžu spadať pod pojem kontroly a monitorovania zamestnancov. Európsky súd pre ľudské práva (ďalej aj ako „ESĽP“) opakovane udáva, že „súkromný život“ je široký pojem, ktorý nie je možné obsiahnuť vyčerpávajúcou definíciou a že by bolo príliš reštriktívne obmedziť pojem „súkromný život“ len na „vnútorný okruh“, v ktorom môže jednotlivec žiť svoj osobný život podľa svojich predstáv a vylúčiť odtiaľ úplne okolitý svet, ktorý nie je v tomto okruhu zahrnutý (Niemietz vs. Nemecko, 16. 12. 1992, § 29) a tiež už rozhodol, že pojem „súkromný život“ môže zahŕňať pracovné aktivity alebo aktivity konajúce sa na verejnosti (Bărbulescu vs. Rumunsko, 5. 9. 2017, § 71).[6]

 Add. b) Pri zázname telefonátov je dôležité určiť účel/dôvod takejto činnosti. Pokiaľ je účelom zlepšenie poskytovania služieb, skvalitnenie komunikácie s klientom a podobne, nie je možné použiť takého záznamy na vyhodnotenie plnenia pracovných povinností zamestnanca. Pokiaľ chce zamestnávateľ kontrolovať zamestnanca – kvantitu a kvalitu plnenia pracovných povinností, musí to byť zamestnancom jednoznačne komunikované.  

 Add. c) Pri elektronickej pošte je v prvom rade na zamestnávateľovi, aby určil, či zamestnanec môže pracovnú emailovú adresu používať aj na súkromné účely. Aj v prípade, že zamestnávateľ neumožňuje používanie pracovnej emailovej adresy na súkromné účely, je potrebné s elektronickou poštou zaobchádzať opatrne a citlivo a v okamihu, ako zistí že ide o súkromnú korešpondenciu zamestnanca, zamedziť jej otvoreniu a oboznámeniu sa s obsahom.

Podmienky monitorovania a kontroly

Z § 13 ods. 4 Zákonníka práce vyplýva, že zamestnávateľ nesmie monitorovať zamestnancov, vykonávať záznam telefonátov realizovaných pracovnými zariadeniami, prípadne nesmie kontrolovať elektronickú poštu odoslanú alebo doručenú na pracovný e-mail. Tento zákaz je však možné legálne a legitímne prelomiť, ak zamestnávateľ splní podmienky, ktoré mu v rovnakom ustanovení Zákonník práce stanovuje. Zamestnávateľ teda môže vykonávať kontrolu a monitorovanie ak (i) na to existujú vážne osobitné dôvody, (ii) ak so zástupcami zamestnancov bol prerokovaný kontrolný mechanizmus a (iii) ak zamestnanci boli riadne informovaní o rozsahu, spôsobe a o dobe trvania takejto kontroly.

Prvou podmienkou je existencia vážnych osobitných dôvodov, ktoré oprávňujú zamestnávateľa narúšať súkromie zamestnanca. Táto podmienka, resp. jej splnenie je na posúdení zamestnávateľa. Zákonník práce neobsahuje definíciu alebo iné vysvetlenie, ktoré by aspoň príkladmo uvádzalo, čo možno považovať za takéto osobitné dôvody. Zákonodarca v dôvodovej správe uvádza, že za legitímny dôvod pri zavedení kamerového systému sa môže považovať prevencia pred krádežou majetku.[7] Nad rámec uvedeného, odborná literatúra uvádza, že je vhodné si tieto dôvody zadefinovať napríklad vo vnútropodnikovom akte alebo kolektívnej zmluve.[8]

Druhou podmienkou je prerokovanie kontrolného mechanizmu so zástupcami zamestnancov. Ak sa zamestnávateľ rozhodne zaviesť akýkoľvek kontrolný mechanizmus, a ak u tohto zamestnávateľa pôsobia zástupcovia zamestnancov[9], je povinný vopred to s nimi prerokovať.

Treťou podmienkou je splnenie informačnej povinnosti zamestnávateľa. Z logiky veci vyplýva, že informovanie zamestnancov sa z uvedených troch podmienok vykonáva ako posledné. Teda zamestnávateľ najprv musí zvážiť existenciu osobitných dôvodov, potom prerokuje plánované zavedenie kontrolného mechanizmu so zamestnancami a následne informuje zamestnancov.

V rámci prerokovania so zástupcami zamestnancov a informovania zamestnancov je zamestnávateľ povinný uviesť informácie o rozsahu, spôsobe uskutočnenia a dobe trvania kontroly. Zákonník práce neurčuje formu informovania. Z dôvodu unesenia dôkazného bremena by zamestnávateľ mal zvoliť taký spôsob, aby vedel v budúcnosti jednoznačne preukázať, že zamestnanci majú vedomosť o kontrolnom mechanizme v potrebnom rozsahu. Vhodnou formou je preto oboznámenie zamestnancov s internou smernicou alebo individuálne písomné oznámenie podpísané obidvomi stranami – zamestnávateľom a zamestnancom.

Monitorovanie zamestnancov a pracovnoprávne následky 

Problematika zákonnosti monitorovania a kontroly zamestnancov bola predmetom viacerých podnetov na ESĽP a vnútroštátne súdy, pričom ich rozhodovacia prax je rôzna. Treba však brať do úvahy, že všetky prípady sú individuálne a pri ich posudzovaní sa berú do úvahy viaceré aspekty ako napríklad skutočnosť, či boli kontrolované technické prostriedky výslovne určené na pracovné účely alebo zamestnávateľ povolil ich použitie aj na súkromné účely. Aj odborná literatúra vychádzajúc z doterajšej judikatúry uvádza, že monitorovanie obsahu komunikácie (elektronickej, telefonickej) nie je v súlade s právnymi predpismi, ak zamestnávateľ umožňuje  používanie technických zariadení aj na súkromné účely a naopak, ak sú technické zariadenia zverené zamestnancovi výlučne na pracovné použitie a sú splnené zákonné podmienky na monitorovanie a kontrolu, a rovnako sa dodrží aj forma a primeraný spôsob, je možné zamestnancov v nevyhnutnom rozsahu monitorovať.[10] Ak má zamestnávateľ právo zakázať používanie prostriedkov na súkromné účely, musí mať aj právo kontrolovať dodržanie tohto zákazu a alternatívne aj právo získať a použiť dôkaz pri takomto nedodržaní.[11]  Pri monitorovaní a kontrole zamestnancov však zamestnávateľ musí postupovať veľmi opatrne a dodržiavať zákonom ustanovený postup a predovšetkým prostredníctvom tzv. testu proporcionality zvážiť, či monitorovanie zamestnancov je v danom prípade nevyhnutné, účelné a prípadne, či sa nedá vykonať menej invazívnym spôsobom.

Dôvodom, prečo sa zamestnávateľ rozhodne monitorovať svojich zamestnancov, je spravidla aj možnosť vyvodiť pracovnoprávne následky na základe získaných záznamov.

Na základe uvedeného zastávame názor, že záznam z akéhokoľvek monitorovania (napríklad video alebo obsah e-mailovej komunikácie) môže byť zákonným dôkazom preukazujúcim existenciu výpovedného dôvodu alebo dôvodu na okamžité skončenie pracovného pomeru. Je však potrebné, aby zamestnanci boli informovaní o monitorovaní, jeho účele ako aj možnosti, že záznam môže slúžiť na vyvodenie pracovnoprávnych následkov.

Existujú však situácie, keď informovanie zamestnancov o monitorovaní nie je nevyhnutné. Napríklad v prípade López Ribalda a iní proti Španielsku mal zamestnávateľ podozrenie, že zamestnanci na pracovisku kradli a na základe svojho podozrenia dal nainštalovať kamerový systém, a to vrátane skrytých kamier. O kamerovom systéme s výnimkou skrytých kamier boli zamestnanci oboznámení. Záznamy podozrenie zamestnávateľa potvrdili a zamestnávateľ skončil so zamestnancami pracovné pomery. Títo zamestnanci sa po súdnych procesoch na vnútroštátnych súdoch obrátili aj na ESĽP, pričom predmetom ich sťažnosti bolo najmä (i) porušenie práva na spravodlivý súdny proces, pretože sa tieto záznamy použili ako dôkazný materiál a (ii) porušenie práva na súkromie, pretože boli bez ich vedomia monitorovaní. ESĽP pri rozhodovaní vychádzal okrem iného aj z kritérií, ktoré boli judikované v skoršom konaní  vo veci Bărbulescu proti Rumunsku[12]. ESĽP na základe týchto kritérií uznal, že zamestnávateľ postupoval v súlade s predpismi, pretože monitorovanie prebiehalo len v niektorých priestoroch, trvalo nevyhnutnú dobu a zamestnávateľ nepoužil záznamy na nič iné, len ako dôkazný materiál. Zároveň ESĽP dodáva, že ak by v tomto prípade zamestnávateľ informoval aj o skrytých kamerách, viedlo by to k zmareniu zabezpečenia dôkazov o protiprávnej činnosti.[13]

Monitoring a kontrola vs. GDPR

Akýkoľvek monitoring alebo kontrola zamestnancov nie je vytrhnutá z kontextu celého právneho poriadku a ostatných právnych predpisov. Hoci zamestnávateľ splní všetky podmienky na kontrolu a monitoring podľa Zákonníka práce je potrebné zohľadniť aj predpisy upravujúce ochranu osobných údajov zamestnancov. Zamestnávateľ preto musí identifikovať právny základ spracúvania osobných údajov, informovať zamestnancov o spracúvaní podľa článku 13 nariadenia GDPR[14] a vytvoriť interný záznam o spracovateľskej činnosti. V prípade potreby – spracúvania na základe oprávneného záujmu je tiež nevyhnutné uskutočniť tzv. test proporcionality.

Na záver len konštatujeme, že či už kontrola a monitoring zamestnancov spočívajú v lepšom nastavení procesov a zvýšení efektivity, lepšej komunikácii a vzťahu s klientami alebo výslovne v kontrole dodržiavania pracovnej disciplíny je potrebné si zavedenie monitoringu naplánovať a nastaviť v súlade s právnymi predpismi. V opačnom prípade sa zamestnávateľ vystavuje riziku pracovnoprávneho sporu, prípadne pokute zo strany Úradu na ochranu osobných údajov.