Archivácia
Cieľom tohto odborného článku je poukázať na doby uchovávania osobných údajov v personálnej agende, ktoré musia zamestnávatelia dodržiavať. Pri spracúvaní osobných údajov je dôležité dodržiavať zásady spracúvania osobných údajov vyplývajúce z čl. 5 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „nariadenie GDPR“), najmä zásadu minimalizácie uchovávania a minimalizáciu údajov v rámci personálnej agendy.
Každý zamestnávateľ uchováva osobné údaje svojich zamestnancov dovtedy, kým je to potrebné, na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú, avšak najneskôr po dobu stanovenú osobitnými predpismi.
Právnická osoba (s. r. o.) podnikajúca na základe živnostenského oprávnenia bola založená v roku 2010, čiže od tohto roku archivuje účtovné doklady - faktúry, banka, pokladnica, účtovné uzávierky a pod. Ktoré roky účtovných dokladov môže k dnešnému dňu vyradiť, skartovať? Je potrebné o tom informovať aj okresný či štátny archív?
Každý zamestnávateľ vedie o svojom zamestnancovi dokumentáciu, ktorá obsahuje všetky informácie súvisiace s pracovnoprávnym vzťahom zamestnanca a ktorú v praxi označujeme ako „osobný spis zamestnanca“. Pracovnoprávnym vzťahom je nielen vzťah založený pracovnou zmluvou, ale aj vzťah založený niektorou z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.
Podľa registratúrneho plánu a poriadku spoločnosti sa majú bankové výpisy uchovávať 5 rokov a potom sa môžu skartovať. Na niektorých výpisoch sú ale úhrady bankovou kartou, kde si spoločnosť uplatňovala odpočítanie DPH (napr. za nákup PHM). Mali by byť tieto výpisy aj s dokladmi z elektronickej registračnej pokladnice uchovávané 10 rokov, tak ako je to uvedené v § 76 zákona č. 222/2004 o dani z pridanej hodnoty v z. n. p. (ďalej len „zákon o DPH“). Spoločnosť, ktorá sa stará o archív, ale tvrdí, že to nie je potrebné a môžu sa dané bankové výpisy skartovať. Na prípadnú daňovú kontrolu má potom slúžiť dokument zo Štátneho archívu, ktorý skartáciu schváli. Nie je to ale je v rozpore so zákonom o DPH?