GDPR

Keď spoločnosť dosiahne určitú úroveň zrelosti, očakávania od mzdového procesu sa menia. Presnosť a načasovanie už nestačia. Skutočnou výzvou je udržať kontrolu, konzistentnosť a získať prehľad naprieč viacerými entitami, systémami a krajinami. Preto mzdy v dlhodobo zabehnutých firmách vyžadujú viac než len rutinné spracovanie. Je potrebná koordinácia, automatizácia a dôveryhodné odborné znalosti, ktoré zvládnu komplexnosť a zároveň podporia strategické ciele. V Accace pomáhame veľkým organizáciám posilniť mzdové operácie prostredníctvom štandardizácie, transparentnosti a bezproblémového riešenia.

Od 1. januára 2026 by mal začať platiť nový zákon o ochrane osobných údajov, ktorý nahradí súčasný zákon č. 18/2018 Z. z. Dôvodom je potreba odstrániť aplikačné nedostatky a lepšie zosúladiť vnútroštátnu úpravu s GDPR. 

Cieľom tohto odborného článku je poukázať na doby uchovávania osobných údajov v personálnej agende, ktoré musia zamestnávatelia dodržiavať. Pri spracúvaní osobných údajov je dôležité dodržiavať zásady spracúvania osobných údajov vyplývajúce z čl. 5 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „nariadenie GDPR“), najmä zásadu minimalizácie uchovávania a minimalizáciu údajov v rámci personálnej agendy.

Cieľom tohto odborného článku je upriamiť pozornosť na primárne povinnosti zamestnávateľa pri spracúvaní osobných údajov, ktoré vyplývajú zo Zákonníka práce, a v neposlednom rade rozobrať uchovávanie údajov po ukončení pracovného pomeru. Poukážeme na zaujímavé rozhodnutia pri porušení GDPR v pracovnoprávnych vzťahoch od dozorných orgánov – úradu na ochranu osobných údajov.

Pri poskytovaní právnych služieb klientom sme sa stretli s požiadavkou na uzatvorenie zmluvy o spracúvaní osobných údajov podľa č. 28 GDPR. Zmluvy o spracúvaní osobných údajov sa uzatvárajú v prípadoch, ak vaša spoločnosť poskytuje inej osobe (tzv. sprostredkovateľovi) osobné údaje za nejakým účelom. Napríklad vy, ako zamestnávateľ, poskytujete osobné údaje zamestnancov účtovníkovi, ktorý pripravuje mzdy. Za účelom prenesenia zodpovednosti za spracúvanie osobných údajov, sa uzatvárajú s uvedenými spoločnosťami zmluvy o spracúvaní osobných údajov, tzv. sprostredkovateľské zmluvy.

V dnešnej dobe je práca vykonávaná v nemanuálnych profesiách spojená najmä s prácou na počítači, a s tým súvisiacou e-mailovou komunikáciou cez pracovné e-mailové schránky, či už interne medzi zamestnancami a manažmentom, ako aj navonok s obchodnými partnermi a/alebo zákazníkmi.

Už pred uzatvorením pracovnej zmluvy majú budúci zmluvní partneri – zamestnávateľ a zamestnanec rôzne práva a povinnosti. Ide najmä o vzájomné informačné povinnosti, po splnení ktorých majú obe strany možnosť pracovnú zmluvu uzatvoriť, alebo naopak, ju neuzatvoriť a nevstúpiť do zmluvného vzťahu.

Neustály priemyselný vývoj spoločnosti má za následok čoraz častejšie korporátne zmeny podnikov. V mnohých prípadoch sú spoločnosti nútené reagovať na potreby trhu i vlastnú ekonomickú situáciu práve tým, že prevádzajú niektoré zložky svojho podnikania alebo prevádzajú podnik ako celok, či „len“ delegujú vybrané činnosti podniku na iný podnik a pod. Situácie, v rámci ktorých dochádza k prevodom zamestnávateľa, či jeho hospodárskej jednotky majú vlastnú právnu reguláciu (§ 27 a nasl. zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce v znení neskorších predpisov, ďalej len ZP).

Dňa 25. 5. 2018 nadobudlo účinnosť nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. 4. 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „nariadenie GDPR“).

Pravdepodobne nie každému je jasné, o čom hovoríme, ak hovoríme o pojme ESG. Niekto ESG prirovnáva k ochrane osobných údajov (GDPR), v zmysle ďalšej zbytočnej byrokracie a papierovania. Takéto prirovnanie má však od pravdy ďaleko. Článok prináša objasnenie tohto pojmu a tiež vysvetlenie, prečo je obsah tohto pojmu relevantný aj v oblasti pracovného práva.

Právo zamestnávateľa na informácie o zamestnancovi verzus právo zamestnanca na ochranu súkromia. Ide o večnú dilemu o tom, kde začína právo jedného a končí právo toho druhého. Príspevok objasní, ako je to pri tzv. background check-u a čo uvedený pojem predstavuje v medziach pracovnoprávnych vzťahov.

Jedným z obľúbených prostriedkov ochrany majetku zamestnávate­ľa je monitorovanie priestorov kamerovým systémom. Záznamy z kamier zachytávajú zamestnancov, ale aj ďalšie osoby pohybujúce sa v monitorovaných priestorov, čím dochádza k spracúvaniu osobných údajov týchto monitorovaných osôb. Z prevádzkovateľa kamerového systému sa tak stáva aj prevádzkovateľ na účely nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov, ďalej len „GDPR“).

Jedným z obľúbených prostriedkov ochrany majetku zamestnávateľa je monitorovanie priestorov kamerovým systémom. Záznamy z kamier zachytávajú zamestnancov, ale aj ďalšie osoby pohybujúce sa v monitorovaných priestorov, čím dochádza k spracúvaniu osobných údajov týchto monitorovaných osôb. Z prevádzkovateľa kamerového systému sa tak stáva aj prevádzkovateľ na účely nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov, ďalej len „GDPR“). O tom, že prevádzkovatelia kamerových systémov pri svojej činnosti nie vždy pamätajú na pravidlá GDPR, svedčí niekoľko rozhodnutí Úradu na ochranu osobných údajov SR, ktorý od účinnosti GDPR udelil za porušenie pravidiel spracúvania osobných údajov týmto spôsobom už niekoľko pokút. Príspevok sumarizuje päť mýtov v oblasti ochrany osobných údajov pri monitorovaní priestoru kamerovým systémom a snaží sa ozrejmiť, prečo nie sú tieto tvrdenia stopercentne pravdivé.

Európsky výbor pre ochranu údajov prijal nové usmernenie o spracúvaní osobných údajov prostredníctvom kamerových zariadení. Usmernenie sprísňuje zaužívané postupy a detailnejšie popisuje spôsob správneho prevádzkovania kamerových systémov.  Právna úprava platí pre prevádzkovateľov, ktorí zhromažďujú a uchovávajú záznamy o osobách, ktoré vstupujú do monitorovaného priestoru a sú identifikovateľné. Ak osoby nie je možné identifikovať, monitorovanie nepodlieha právnej úprave GDPR.  V článku prinášame zhrnutie najpodstatnejších pravidiel týkajúcich sa informačnej povinnosti prevádzkovateľa a doby uchovávania kamerových záznamov. Plnenie informačnej povinnosti  Prevádzkovatelia kamerových systémov musia poskytnúť monitorovaným osobám informácie o spracúvaní ich osobných údajov (OÚ). Rozsah poskytovaných údajov je pomerne široký, preto viaceré predpisy EÚ odporúčajú zaviesť prevádzkovateľom tzv. viacvrstvový prístup. Prevádzkovateľ tak poskytuje povinné informácie vo viacerých fázach. Najdôležitejšie informácie by mali byť uvedené už na samotnom výstražnom označení – piktograme (tzv. prvá vrstva) a ďalšie informácie je vhodné poskytnúť inými prostriedkami, napr. na webovej stránke (tzv. druhá vrstva). Prvá vrstva Prostredníctvom prvej vrstvy informácií sa dotknutá osoba prvý krát dozvedá, že ju monitorujú. Preto je na informovanie vhodné použiť výstražné označenie s obrázkom kamery, ktorá upúta pozornosť dotknutej osoby. Tu však oznamovacia povinnosť prevádzkovateľa ani zďaleka nekončí. Preto nestačí vyvesiť v monitorovaných priestoroch len piktogram kamery s nápisom „priestor je monitorovaný kamerovým systémom“ (ako to veľa prevádzkovateľov stále robí). V monitorovaných priestoroch už nestačí vyvesiť len piktogram kamery s výstražným nápisom.

Po potvrdení ochorenia COVID-19 aj na území Slovenskej republiky bolo prijatých množstvo opatrení, ktoré zasahujú nielen do pracovnoprávnych vzťahov. Jedným z týchto opatrení je aj ochrana zamestnancov pred šírením nákazy na pracovisku a s tým spojená ochrana verejného zdravia.